Toimitusaika on kirjanpitoon tarvittava tieto
Laskuille tulisi aina merkitä tieto kyseisen suoritteen toimitusajasta. Toimitusaika on se ajankohta tai ajanjakso, jolloin asiakas saa (tai sai) haltuunsa tai käyttöönsä sen suoritteen (tavaran tai palvelun), josta asiakasta laskutetaan.
Mikäli suorite on tavaraa, niin toimitusaika on se päivämäärä, jolloin tavara luovutetaan asiakkaalle. Asiakas saattaa maksaa ostoksensa myöhemmin, mutta suoriteperusteisessa kirjanpidossa on oleellista saada tietää myyntitapahtuman suorituspäivä eli tässä tapauksessa tavaran toimituspäivä.
Kun kyseessä on palvelusuorite, jonka asiakas saa pidemmän ajan kuluessa, niin silloin toimitusajaksi tulee merkitä palvelusuorituksen ajanjakso: alkupäivämäärä ja loppupäivämäärä.
Mikäli on kyse käteiskaupasta, jossa tavara tai palvelu toimitetaan asiakkaalle heti maksun yhteydessä, niin kuittiin ei yleensä ole tapeen merkitä toimitusaikaa erikseen. Tällöin kuitin päiväys on sama kuin maksupäivä ja sama kuin toimituspäivä. Sen sijaan laskutuskaupassa ja luottokaupassa toimitusaika on eri kuin laskupäivä. Niinpä laskuille on erikseen merkittävä laskutuksen kohteena olevan suoritteen toimitusaika tai suoritusaika.
Toimitusaika Procountorin laskuilla
Alla on ohjeita toimitusaikojen merkitsemisestä laskuille, kun laskujen käsittelyyn käytetään Procountor-järjestelmää.
Sama toimitusaika koko laskulla
Kun laskutettavilla suoritteilla on sama toimitusaika, niin merkitse toimitusjakson päivämäärät Procountorin laskulomakkeella kohtaan Lisätiedot / Toimituspäivät. Siinä on kaksi ruutua päivämäärille: alkupäivämäärä ja loppupäivämäärä. Mikäli toimitusaika on yksi päivä, niin merkitse sama päivämäärä molempiin päivämääräkenttiin. Mikäli et halua laittaa päivämäärää molempiin kentiin, niin laita toimitusaika jälkimmäiseen ruutuun: toimitusajan loppupäivämäärä.
Käyttöasetukset: Toimitusjakso laskuriveittäin
Mikäli samalla laskulla on suoritteita, joilla on erilaiset toimitusajat, niin suoritteiden päivämäärät merkitään rivitietoihin. Jotta laskujen rivitietoihin saadaan esille päivämäärien tietokentät, täytyy kyseinen toiminto ensin laittaa päälle Procountorin käyttöasetuksissa.
Rivikohtainen toimitusaikojen käsittely otetaan käyttöön Procountorin käyttöasetuksissa (päävalikon hammasrataskuvakkeen alla) kohdassa: Hallinta / Yrityksen tiedot / Käyttöasetukset / Toimitusjakso laskuriveittäin. Lisää täppi valintaruutuun ”Mahdollista jaksotuskausi laskuriveittäin” ja klikkaa sen jälkeen Tallenna-painiketta.
Toimitusaika laskuriveittäin
Kun Toimitusjakso laskuriveittäin -toiminto on aktivoitu, niin toimitusjaksojen päivämäärät voidaan merkitä erikseen kullekin laskuriville. Tietokentät toimitusjakson alkupäivämäärän ja loppupäivämäärän merkitsemistä varten ovat kullakin laskurivillä äärimmäisenä oikealla eli rivikommentin jälkeen.
Merkitse kullekin laskuriville kyseisen myyntisuoritteen toimitusaika tietokenttiin Alkupäivämäärä ja Loppupäivämäärä.
Laskuriveille merkityt toimitusajat tulevat näkyviin asiakkaalle lähetettävällä laskulla alla olevan kuvan mukaisesti.
Mikäli tuotekoodit eivät ole tarpeen asiakkaan saamalla laskulla, niin tuotekoodit voidaan poistaa laskun rivitiedoista. (Laskulomakkeella tehtävät muutokset eivät vaikuta tuoterekisteriin, joten koodit eivät poistu tuoterekisteristä, vaikka ne pyyhitään pois laskun rivitiedoista.) Jos millään laskurivillä ei ole merkintöjä kohdassa tuotekoodi, niin tuotekoodeille varattu sarake jää pois tulostettavalta laskulta.
Yllä olevan kuvan mukaiset rivitiedot tulostuvat laskulle tällä tavalla:
Toimitusajat osittain laskuriveillä
Toimitusaika voidaan merkitä laskulle myös yhdistelmänä:
- Laskun kohtaan Lisätiedot / Toimituspäivät merkitään se toimitusaika, jolloin suurin osa laskutettavista suoritteista toimitettiin (tai toimitetaan) asiakkaalle.
- Rivitietojen päivämäärä-kenttiin lisätään toimitusaikaa koskevat tiedot siltä osin, kuin kyseisen suoritteen toimitusaika poikkeaa laskun yleisestä toimitusajasta.
Yllä olevat laskumerkinnät näkyvät asiakkaan saamalla laskulla näin:
Selkeyden vuoksi lienee kuitenkin suositeltavaa, että toimitusaikaa koskevat päivämääärät merkitään jokaiselle laskuriville, mikäli laskutettavilla suoritteilla on eri toimitusajat.
Jaksotukset myyntilaskuilla ja muillakin laskuilla
Kun Procountorissa otetaan käyttöön toiminto Toimitusjakso laskuriveittäin, niin rivikohtaiset toimitusjaksot ovat käytettävissä kaikilla Procountorin laskutyypeillä: myyntilaskuilla, ostolaskuilla, matkalaskuilla ja kululaskuilla.
Kirjanpitäjänä neuvon asiakkailleni laskujen käsittelyä seuraavasti.
Myyntilaskut
- Myyntilaskuille tulee aina merkitä toimitusaika.
- Toimitusaika on se ajanjakso, jolloin asiakas sai tai saa tilaamansa palvelun tai tavaran.
- Jos samasta suoritteesta laskutetaan osamaksuja, niin maksuerät on hyvä numeroida. Siitä huolimatta jokaiselle laskulle tulee merkitä myös toimitusjakso. Samaa toimitusjaksoa voidaan siis laskuttaa useassa maksuerässä.
- Koko laskua koskeva toimitusaika merkitään kohtaan Lisätiedot/Toimituspäivät. Jos suoritteilla on erilaiset toimitusajat, niin merkitse toimitusajat rivitietoihin.
Ostolaskut
- Saapuvilla laskuilla tulisi tietysti näkyä toimitusaika eli milloin yrityksesi sai (tai saa) kyseisen suoritteen.
- Mikäli laskuttaja ei ole merkinnyt toimitusaikaa laskulle, mutta sinulla on toimitusaika tiedossasi, niin pyytäisin: Merkitse toimitusajan päivämäärät Procountorin ostolasku-näkymän tietokenttiin. Koko laskua koskeva toimitusaika merkitään kohtaan Lisätiedot/Toimituspäivät. Rivikohtaiset toimitusajat lisätään rivitietoihin laskurivillä äärimmäisenä oikealla oleviin kohtiin alkupäivämäärä ja loppupäivämäärä.
- Toimitusaikaa koskevat tiedot ja muutkin täydennykset ostolaskun tietoihin tulee tehdä ennen kuin lasku tarkastetaan, hyväksytään tai laitetaan maksatukseen.
- Mikäli laskun käsittely on jo edennyt tilaan ”Lasku ei ole muokattavissa”, niin voit lisätä tietoja laskun Muistiinpanot-kenttään. Klikkaa laskunäkymän yläreunassa painiketta: Muokkaa / Muokkaa muistiinpanoja.
Matkalaskut ja kululaskut
- Työmatkojen ajankohtia koskevat tiedot täytetään matkalaskun matkatietoihin. Kun matkatiedot täytetään matkalaskurin tai Procountor Mini -sovelluksen avulla, niin päivämäärien tiedot tulevat automaattisesti matkalaskun rivitietoihin. Näitä päivämääriä ei tarvitse uudestaan lisätä toimitusaikojen päivämäärä-kenttiin. Päivämäärätietojen kirjaaminen yhteen kertaan riittää.
- Kun matkalaskulle tai kululaskuille lisättävät kulukirjaukset yleensä kuuluvat kaikki samalle kuukaudelle, niin ostojen ja muiden kulujen yksilöintiä koskevat tiedot (myös päivämäärät) voidaan kirjoittaa rivitietojen rivikommenttiin (tekstikenttään). Rivitiedoissa äärimmäisenä oikealla olevia päivämäärä-kenttiä ei silloin tarvitse käyttää.
- Mikäli matkalaskulla tai kululaskulla sattuisi olemaan sellaisia merkittäviä ostoja tai muita menoja, joiden toimitusaika ulottuu usealle eri kuukaudelle, niin silloin olisi hyvä lisätä toimitusaikaa koskevat tiedot rivitietojen tietokenttiin alkupäivämäärä ja loppupäivämäärä.
Kirjanpidon jaksotukset Procountorissa
Kaikki merkittävät menot ja tulot tulisi kirjanpidossa jaksottaa suoriteperusteen mukaisesti. Kirjanpidon jaksotustyö sujuu nopeammin ja helpommin, kun toimitusaikoja koskevat tiedot on merkitty laskuilla nimenomaan niihin tietokenttiin, jotka on tarkoitettu toimitusajan alkupäivämäärän ja loppupäivämäärän merkitsemiseen.
Procountorin käyttöasetus Toimitusjakso laskuriveittäin kannattaa ottaa käyttöön, vaikka yrityksesi myyntilaskuilla ei olisikaan tarvetta rivikohtaiseen toimitusaikojen erittelyyn. Käyttöasetus vaikuttaa myös laskujen kirjanpidon näkymille. Sen avulla kirjanpitäjä pystyy helpommin jaksottamaan ostolaskuja rivikohtaisesti ja hyödyntämään Procountorin jaksotustyökalua jaksotuskirjausten tekemisessä.
Vähäarvoisia kuluja tai samanlaisena vuodesta toiseen toistuvia menoja ei välttämättä tarvitse jaksottaa kirjanpidossa. Yrityksesi kirjanpidon jaksotuksissa noudatettavista periaatteista ja olennaisuuksista kannattaa keskustella kirjanpitäjän kanssa. Procountorin jaksotustyökalun avulla jakostukset voidaan helposti tehdä kuukausittain. Mikäli kuukausittain tehtävä jaksotus ei ole mielekästä, niin jaksotukset tehdään vuosittain tilinpäätöstä varten.
