Verovelvollisuus ja muut vastuut työsuhteessa, freelancerina, ammatinharjoittajana, vapaana taitelijana…

Työntekemiseen ja ansiotulojen hankkimiseen liittyy erilaisia lakisääteisiä velvollisuuksia ja vastuita. Normaalissa työsuhteessa suurin vastuu on yleensä työnantajalla. Silti työntekijänkin on hyvä olla selvillä omaan verotukseensa ja vakuutusturvaansa liittyvistä asioista.

Mikäli työntekijällä on vuoden aikana useita eri työnantajia, on työntekijän syytä olla erityisen tarkkana, että ennakonpidätys, palkanlaskenta ja vakuutukset ovat kunnossa ja oikein. Palkkalaskelmat on syytä tarkistaa. Varsinkin freelancer-työntekijän tulisi tehdä omia muistiinpanoja, jotta hän voi tarkistaa palkanlaskennan ja eläkemaksujen oikeellisuuden. Myös verovähennysten vaatiminen veroilmoituksella edellyttää yleensä omia muistiinpanoja ja tositteiden säilyttämistä.

Jotkut luulevat, että kirjanpidosta, veroista ja muista lakisääteisistä velvollisuuksista tarvitsee huolehtia vasta sitten, jos perustaa yrityksen. Luullaan, että verokortilla työskenteleminen tarkoittaisi sitä, että muut huolehtivat kaikesta. Tämä on kuitenkin väärinkäsitys, sillä käytännössä tilanteet ovat erilaisia. Esimerkiksi on mahdollista, että työpalkkio maksetaan verokortilla (kuten normaalissa työsuhteessa), mutta silti kyseessä ei olekaan työsuhde ja työnsuorittaja (ammatinharjoittaja) joutuukin itse vastaamaan eläkemaksuistaan ja muista vakuutuksistaan.

Alla olevien otsikoiden alla on lyhyesti selostettu elinkeinotoiminan ja ansiotyön vastuukysymyksiä erilaisissa tilanteissa.  Todellisessa työelämässä tilanteet ovat monimuotoisia ja vaihtelevia, joten työtä tekevä henkilö saattaa joissain asioissa olla työntekijän asemassa ja joissain asioissa yrittäjän asemassa. Eri vastuukysymykset eivät siis ole suoraan kytköksissä toisiinsa – ainakaan eivät aina. Kukin asia ratkaistaan juuri tuota kysymystä koskevien säännösten mukaisesti. Esimerkiksi verosäännösten mukaan jokin maksusuoritus voi olla palkkaa, vaikka kyseessä ei olisikaan työsopimuslain mukainen työsuhde. Palkka voi tarkoittaa eri yhteyksissä eri asioita. Jokainen vastuukysymys on siis tutkittava erikseen ja vastausta on etsittävä juuri kyseistä asiaa koskevista ohjeista.

Arvonlisäverotus ja ALV-velvollisuus

• Mikäli myyt omaa työsuoritustasi työnantajalle, jonka kanssa sinulla on työsopimus, niin ALV-velvollisuus ei koske tätä tilannetta. Työnantajan maksamaan palkanmaksuun ei liity arvonlisäveroa. Palkasta maksetaan vain tuloveroa.
• Mikäli myyt työsuorituksia suoraan asiakkaille, niin silloin kyseessä on palveluiden myynti. Kun kyseessä on ALV:n piiriin kuuluvat palvelut tai tavarat, niin myyntihintaan on lisättävä arvonlisävero ja arvonlisäverot on tilitettävä verohallinnolle. Mikäli harjoitat ALV-velvollisuuden piiriin kuuluvaa työsuoritusten, palveluiden tai tavaroiden myyntiä, niin sinun (tai yrityksesi) täytyy rekisteröityä ALV-rekisteriin ja huolehtia ALV-tilityksistä. Saatat olla ALV-velvollinen, vaikka et olisi perustanut yritystä.
• Lue lisää: Arvonlisäveron pikakurssi

Ennakkoverot ja ennakonpidätykset

• Mikäli sinut tai yrityksesi on merkitty ennakkoperintärekisteriin, niin voit laskuttaa palkkiot työsuorituksista ilman verokorttia ja asiakkaasi voivat maksaa sinulle (tai yrityksellesi), ilman että maksajan tarvitsee huolehtia ennakonpidätyksestä. Ennakkoperintärekisteriin merkityn henkilön tai yrityksen on itse huolehdittava omien ennakoverojensa maksamisesta.
• Mikäli työsuorituksen laskuttaja (maksun saaja) ei ole ennakkoperintärekisterissä, maksajan on huolehdittava ennakonpidätyksestä. Niinpä työsuorituksen maksajalla saattaa olla ennakonpidätysvelvollisuus, vaikka kyseessä ei olisikaan työsuhde ja vaikka maksun saajana olisi yritys. Tällöin työsuoritusta koskevasta maksusta vähennetään ennakonpidätys, joka tilitetään verohallinnolle. Maksu työsuorituksesta maksetaan työn suorittaneelle yritykselle tai ammatinharjoittajalle ennakonpidätyksellä vähennettynä. (Ennakonpidätysvelvollisuus ei kuitenkaan koske tavaran myyntiä vaan ainoastaan palveluita ja työsuoritusia.)
• On eräitä tilanteita, jolloin maksajan täytyy huolehtia ennakonpidätyksestä, vaikka maksun saaja olisikin ennakkoperintärekisterissä. Näitä ovat mm. henkilökohtainen luentopalkkio, kokouspalkkio ja toimitusjohtajan palkkio. Myös työsuhteeseen perustuvasta palkasta on toimitettava ennakonpidätys, vaikka työntekijänä olisi ennakkoperintärekisteriin merkitty ammatinharjoittaja.

Palkkaa, palkkiota, kulukorvausta…

• Kun on kyse tuloverotuksesta, niin palkaksi lasketaan kaikki sellaiset rahana tai rahanarvoisena etuna saamasi maksut, jotka perustuvat tekemääsi työhön. Työnantajan sinulle maksamat palkat, lomarahat, lomakorvaukset, ylityökorvaukset, bonuspalkkiot sekä työnantajalta saamasi veronalaiset luontaisedut ovat verotuksellisesti palkkaa. Työnantajan on toimitettava verokortin mukainen ennakonpidätys näistä kaikista.
• Myös tapaturmavakuutuksen, työntekijän eläkevakuutuksen ja työttömyysvakuutuksen vakuutusmaksut perustuvat työntekijälle maksettuun palkkasummaan, johon lasketaan mukaan varsinaisen palkan lisäksi erilaiset palkanlisät. Vakuutusvelvollisuuden alainen palkka on useimmissa tapauksissa sama kuin verotuksellinen palkka. On kuitenkin eräitä sellaisia työntekijälle maksettavia erityiskorvauksia, joiden perusteella ei tarvitse maksaa vakuutusmaksuja, vaikka nämä korvaukset ovatkin verotuksellisesti palkkaa. Tarkempia ohjeita näistä saa vakuutusyhtiöiden verkkosivulta.
• Mikäli työnantaja maksaa työntekijälle verohallinnon ohjeiden mukaisia, asianmukaisiin matkalaskuihin perustuvia työmatkakorvauksia tai muita kulukorvauksia, niin näitä korvauksia ei pidetä palkkana. Kyseessä on työntekemisestä aiheutuneet kulut, jotka ovat työnantajan kirjanpidossa vähnnyskelpoisia kuluja. Kun työntekijä on saanut korvauksen työnantajalta, niin työntekijä ei voi enää vähentää näitä kuluja omassa verotuksessaan. Työntekijä voi vähentää veroilmoituksellaan vain sellaisia työnteosta aiheutuneita kuluja, joista hän ei ole saanut korvausta työnantajalta.
• Mikäli toimit itsenäisenä elinkeinonharjoittajana (yrittäjänä) ja laskutat asiakaaltasi maksua työsuorituksesta ja siihen liittyvistä kuluista, niin muista tärkeä seikka: Et voi laskuttaa asikkaaltasi verovapaasti yhtään mitään. Arvonlisävero on lisättävä koko laskutettavaan summaan ja koko laskutettava summa on kirjattava myynniksi (eli liikevaihdoksi). Työhön liittyvät kulut saadaan vähentää verotuksessa, mutta kulujen vähentäminen tapahtuu vasta kirjanpidossa ja veroilmoituksella. Asiakkaalle annettavalla myyntilaskulla ei voi esiintyä verovapaita päivärahoja eikä muitakaan verovapaita korvauksia.
• Lue myös: Työmatkakulut, verovapaat päivärahat, km-korvaukset ja muut matkakulukorvaukset

Vakuutukset

• Työnantajan on huolehdittava työntekijöidensä vakuuttamisesta: eläkevakuutuksesta, tapaturmavakuutuksesta, työttömyysvakuutuksesta ja sairausvakutuusmaksuista. Työantaja vähentää palkanmaksun yhteydessä työntekijän maksettavaksi kuuluvan osan vakuutusmaksuista. Työnantaja tilittää sekä omat että työntekijältä perityt vakuutusmaksut vakuutuslaitoksille.
• Mikäli työnteko ei tapahdu sellaisessa työsuhteessa, jossa lakisääteinen vakuutusvelvollisuus kuuluisi työnantajalle (työsuorituksen maksajalle), niin silloin työnsuorittajan (ammatinharjoittajan) on tarvittaessa itse hankittava itselleen tarvittavat eläke- ja tapaturmavakuutukset.
• Työntekijän eläkevakuutus (TyEL-vakuutus) kartuttaa eläkettä vain siltä osin, kuin olet saanut TyEL:n piiriin kuuluvaa palkkaa. Mikäli sinulla on (niiden sijasta tai niiden lisäksi) muita tuloja, voi olla aiheellista ottaa itsellesi YEL-vakuutus (yrittäjän eläkevakuutus), jonka maksuista huolehdit itse. YEL-eläkevakuutusmaksut ovat verotuksessa vähennyskelpoisia. Myös yrittäjän tapahturmavakuutus on verovähennyskelpoinen kulu.

Kirjanpito- ja muistiinpanovelvollisuus

• Kaikki yhtiömuotoiset yritykset ovat kirjanpitovelvollisia, vaikka niillä ei olisi mitään toimintaa.
• Kaikki elinkeinonharjoittajat ovat kirjanpitovelvollisia. Kirjanpitovelvollisuus alkaa, kun ryhdyt harjoittamaan jotain bisnestä. Kirjanpitovelvollisuus voi alkaa jo ennen kuin olet tehnyt virallisia yrityksen perustamistomia. Kirjanpitovelvollisuus koskee myös luonnollisia henkilöitä, jotka harjoittavat jonkinlaista elinkeinotoimintaa.
• Mikäli kyseessä on freelance-tyyppinen tai muuten hyvin pienimuotoinen elinkeinotoiminta (ns. ammatinharjoittaminen), niin silloin ei välttämättä tarvitse tehdä kahdenkertaista kirjanpitoa. Yhden henkilö ammatinharjoittamisessa riittää yleensä yhdenkertainen kirjanpito. Freelancerille saattaa riittää huolellisesti tehdyt muistiinpanot tehdyistä töistä ja niihin liittyvistä tuloista ja kuluista.
• Kaikki elinkeinotoimintaan ja verotukseen liittyvät tositteet on säilytettävä vähintään 6 vuotta kyseisen verovuoden päättymisen jälkeen. Tositteiden arkistointivelvollisuus liittyy sekä kirjanpitovelvollisuuteen että muistiinpanovelvollisuuteen.

Vapaa taiteilija vai sittenkin yrittäjä?

Voit olla elämänasenteeltasi vapaa taiteilija, mutta verovelvollisuuden, eläketurvan ja muiden vastuiden suhteen ei ole olemassa sellaista vapautta. Mikäli sinulla ei ole työnantajaa, joka huolehtii eläkevakuutusmaksuista, niin silloin sinun tulisi huolehtia niistä itse. Mikäli työskentelet yrittäjämäisesti (itsenäisesti ilman varsinaista työnantajaa), niin sinun tulisi ottaa selvää asioista ja huolehtia, että kirjanpitosi, verotuksesi ja vakuutuksesi ovat kunnossa.

Yrityksen suunnittelu, perustaminen ja verovelvollisuus

• Älä perusta yritystä hätiköiden
• Yrityksen perustaminen, osa 0: Elinkeinotoiminnan alkaminen ennen perustamistoimia
• Yrityksen perustaminen, osa 1: Hanki tietoa
• Yrityksen perustaminen, osa 2: Suunnittele ja tee laskelmia
• Yrityksen perustaminen, osa 3: Yritysmuodot ja perustamisasiakirjat
• Yrityksen perustamisilmoituksen sudenkuopat
• Verovelvollisuus ja muut vastuut työsuhteessa, freelancerina, ammatinharjoittajana, vapaana taitelijana...
• Oppilastyöt, sivuhommat ja verotus
• Firma, yritys ja yhtiö eivät ole synonyymejä
• Yritystoiminnan tuloverotus eri yritysmuodoissa