Kun elinkeinonharjoittaja myy tavaroita tai palveluita, niin myyntitapahtumasta on tehtävä myyntitosite, joka dokumentoi kyseisen liiketapahtuman tiedot.

Myynnistä on kyse, kun myyjä toimittaa asiakkaalleen suoritteen (tavaran tai palvelun) ja myyjällä on tämän perusteella oikeus maksun saamiseen asiakkaalta.

Maksun saaminen on eri asia kuin myynti. Maksu voi tapahtua samassa yhteydessä tai myöhemmin. Tiedot maksusta ja myyntisuoritteesta voivat olla samalla tositteella, mutta ne ovat kuitenkin eri asioita.

Myyntitosite on laadittava, vaikka maksu saataisiin vasta myöhemmin. Kun elinkeinonharjoittaja luovuttaa asiakkaalleen maksullisen suoritteen (tavaran tai palvelun), niin kyse on liiketapahtumasta, joka täytyy kirjata kirjanpitoon. Kirjausta varten tarvitaan myyntitosite tai tositteet.

Myyntitapahtumaan voi liittyä yksi tai useita tositteita. Myyntitosite voi olla kuitti, lasku, kauppakirja, vuokrasopimus, tilausvahvistus tai jokin muu asiakirja, joka dokumentoi liiketapahtuman tai osan liiketapahtumasta.

Tavaran tai palvelun kaupan (eli myynnin) ehdot saatetaan dokumentoida kauppakirjalla, tilaussopimuksella tai tilausvahvistuksella. Maksujärjestelyä varten saatetaan lisäksi tehdä osamaksusopimus.

Mikäli myytävä palvelu on vuokrauspalvelua, niin myyntitositeena on vuokrasopimus. Vuokrasopimuksen rinnalla myyntitositteita ovat ilmoitus vuokrankorotuksesta sekä vuokralaskut.

Asiakkaalle toimitetun tavaran mukana saattaa olla pakkauslista tai lähetysluettelo. Nämäkin dokumentoivat osaa myyntitapahtumasta eli suoritteen luovuttamista asiakkaalle.

Mikäli myyntitapahtumasta laaditaan tai saadaan useita erilaisia asiakirjoja, niin ne kaikki kannattaa toimittaa kirjanpitoon. Silloinkin on huolehdittava siitä, että niistä löytyy kaikki tarvittavat tiedot. Yleensä tärkein tosite on lasku tai kuitti, jossa tulisi olla kaikki säädösten vaatimat tiedot.

On mahdollista, että osa laskun erittelytiedoista löytyy jostain muuta asiakirjasta kuin laskulta. Silloin on erityisen tärkeää huolehtia, että kirjanpitoon saadaan kaikki liiketapahtumaan liittyvät tositteet, niin että ne yhdessä antavat kaikki vaaditavat tiedot.

Kun käytetään paperisia tositteita, niin tositteet tehdään vähintään kahtena samansisältöisenä kappaleena, joista toinen tulee asiakkaalle ja toinen myyjälle. Kun käytetään sähköisiä tositteita, niin silloinkin sama sähköinen tosite toimitetaan sekä myyjän että asiakkaan kirjanpitoon.

Kun on kyse tavallisesta käteisostoksesta, jonka asiakas maksaa samassa yhteydessä, niin yleensä myyntitositeeksi riittää myyjän laatima kuitti. Käteiskaupassa myyjällä on kuitinantamisvelvollisuus paitsi eräissä poikkeustapauksissa. Tarkempaa tietoa kuitinantamisvelvollisuudesta löytyy verohallinnon sivuilta: www.vero.fi/muistakuitti.

Vaikka asiakas ei haluaisi kuittia tai vaikka joissain tilanteissa kuittia ei olisi pakko antaa, niin siitä huolimatta myyjän on tehtävä myyntitositeet omaa kirjanpitoaan varten. Kirjanpito perustuu tositteisiin, joten kaikista myyntitapahtumista on laadittava tositeet riippumatta siitä, haluaako asiakas kuitin vai ei.

Mikäli asiakas maksaa ostoksen myöhemmin, niin silloin ei anneta kuittia vaan myyntitositteena käytetään laskua. Lasku voidaan antaa asiakkaalle myyntitilanteessa tai lähettää asiakkaalle.

Toisitteiden tietosisältöön liittyviä sääntöjä löytyy kirjanpitolaista ja arvonlisäverotusta koskevista säännöksistä.

Eri tilanteissa vaatimukset myyntitositteen sisällöstä ovat osittain erilaisia:

• Kun tavaroita tai palveluita myydään vähittäiskaupassa tai muussa sellaisessa myyntitilanteessa, jossa asiakkaat ovat yksityishenkilöitä (kuluttajia), niin silloin voidaan käyttää kevennettyjä laskuvaatimuksia. Kun kyseessä on alle 400 euron arvoinen kotimaan kauppa, niin kevennetyjä vaatimuksia voidaan käyttää myös myytäessä yritykselle.
• Kaikissa muissa tilanteissa on noudatettava yleisiä laskuvaatimuksia. Yleiset laskuvaatimukset ovat pääsääntö, joten niiden mukaan voidaan toimia myös silloin, kun olisi mahdollista valita kevennetty malli.

Kun tavaroita tai palveluita myydään yksityishenkilöille (kuluttaja-asiakkaille), niin silloin voidaan käyttää kevennettyjä laskuvaatimuksia. Kun kyseessä on alle 400 euron arvoinen kotimaan kauppa, niin kevennetyjä vaatimuksia voidaan käyttää myös myytäessä yritykselle.

Kevennettyjen vaatimusten mukaan myyntikuitissa tai myyntilaskussa (tai muulla myyntitositteella) on oltava vähintään seuraavat tiedot.

(1) Myyjän nimi ja Y-tunnus

Jos myyjä on merkitty kaupparekisteriin, niin myyjän nimenä käytetään kaupparekisteriin merkittyä toiminimeä (eli yrityksen virallista nimeä). Mikäli myyjä ei ole kaupparekisterissä, niin silloin käytetään Verohallinnon rekisteriin merkittyä myyjän nimeä. Myös myyjän Y-tunnus (tai ALV-tunniste) tulee merkitä tositteeseen. Mikäli myyjällä ei ole Y-tunnusta, niin silloin olisi asianmukaista lisätä tositteelle jokin muu lisätieto, esimerkiksi myyjän osoite.

(2) Ostajan tiedot

Ostajan nimi tai muut tiedot eivät ole pakollisia kevennettyjen vaatimusten mukaan. Joissain tapauksissa on kuitenkin hyvää asiakaspalvelua, että asiakkaan nimi ja jopa osoite merkitään kuittiin tai laskuun. Jos asiakas tarvitsee tositetta esim. kotitalousvähennystä varten, niin tositteessa tulisi olla myös asiakkaan nimi ja osoite. Nykyään monissa kassakoneissakin on mahdollisuus lisätä asiakkaan nimi kuitille.

(3) Tiedot myydyn tavaran lajista ja määrästä tai myydyn palvelun lajista ja laajuudesta

Tiedot myyntiartikkeleista tulisi antaa ainakin niin tarkasti, että voidaan varmistua, että käytetty ALV-prosentti on oikea. Esimerkiksi: myytäessä perunoita ja porkkanoita, myyntikuitilla voi lukea elintarvikkeita. Jos niiden lisäksi myytiin myös kukkia, niin ne täytyy ilmoittaa erikseen, koska kukkien ALV-prosentti on eri kuin elintarvikkeilla.

Myytyjen tavaroiden tai palveluiden laji pitää ilmoittaa totuudenmukaisesti. Jos myyty palvelu oli autonhuolto, niin kuitille ei saa kirjoittaa kotisiivous, vaikka molemmissa onkin sama ALV-prosentti. Kotisiivouksesta voi saada kotitalousvähennystä mutta ei auton huollosta. Jos myyjä kirjoittaa kuitille totuudenvastaisen tiedon myynnin sisällöstä, niin hän saattaa syyllistyä veropetoksen avustamiseen.

Mikäli tavaroiden luovutus tai palvelun suoritus on tapahtunut aikaisemmin kuin tositteen päiväyksen mukaisena päivänä, niin tositteeseen tulisi lisätä tieto myös siitä, koska tavaran luovutettiin tai palvelu suoritettiin.

(4) Kauppahinta ja ALV-erittely

Kauppahinnan lisäksi pitää kertoa käytetty verokanta eli ALV-prosentti. Mikäli samalla tositteella on myyntiartikkeleita, joilla on eri ALV-prosentit, niin laskulla tai kuitilla tulee eritellä eri verokantojen osuudet myyntihinnasta. Jos myyntiin ei liity arvonlisäveroa, niin laskulla tai kuitilla tulee olla merkintä, josta näkee, että hintaan ei ole lisätty arvonlisäveroa (merkintä esim. ALV 0%).

(5) Tositteen päiväys

Päiväykseksi merkitään laskun tai kuitin laatimispäivä. Mikäli myyty palvelu on tapahtunut eri päivänä, niin palvelun tapahtumapäivä (toimituspäivä) on hyvä merkitä kohtaan, jossa kerrotaan tiedot myydystä palvelusta.

(6) Tositteiden juokseva numerointi

Jos tosite laaditaan kassakoneella tai sähköisellä laskutusjärjestelmällä, niin järjestelmä tekee numeroinnin automaattisesti. Jos kuitit (tai laskut) kirjoitetaan käsin, niin tositteen laatijan täytyy huolehtia, että ne numeroidaan juoksevalla numerosarjalla. Tämä voidaan hoitaa myös käyttämällä valmiiksi numeroituja kuittilomakkeita. Numerosarjan tulee olla katkeamaton. Jos valmiiksi numeroituun kuittiin tulee virhe, niin kuittia ei saa hävittää eikä tietoja saa sutata piiloon. Virheellinen kuitti voidaan peruuttaa tekemällä siihen merkintä mitätöinnistä tai tekemällä korjaava tosite. Virheellinenkin tosite tarvitaan mukaan kirjanpidon arkistoon, jotta tositteiden numerosarja pysyy katkeamattomana.

(7) Maksutiedot

Myyntitositteesta täytyy näkyä tiedot maksamisesta: Onko asiakas jo maksanut ostoksensa vai odottaako myyjä saavansa maksun myöhemmin?

Kun asiakkaalta odotetaan saatavan maksu myöhemmin, niin myyntitositteen nimenä on LASKU. Laskulla tulee tietysti näkyä maksamista varten tarvittavat tiedot: maksun saajan pankkitilinumero, mahdollinen viitenumero ja maksuehdot.

Kun asiakas maksaa ostoksensa samassa yhteydessä (käteisellä tai korttimaksuna), niin asia ilmaistaan yleensä siten, että tositteen otsikkona lukee KUITTI. Mikäli tositteen otsikkona on LASKU, niin tositteeseen voidaan lisätä merkintä ”Kuitataan maksetuksi” tai muu vastaava kuittausmerkintä, josta näkee, että asiakas on maksanut ostoksensa.

Kirjanpidon helpottamiseksi tulisi kuitista näkyä, onko maksu tapahtunut käteisellä rahalla vai korttimaksuna vai tilisiirtona. Jos käytät käsin kirjoitettavia kuitteja, niin lisää kuittiin esimerkiksi merkintä KÄT. tai KORTTI. Mikäli asiakas on maksanut tilisiirtona eikä maksua varten ole (vielä) tehty varsinaista laskua, niin myynnistä tehdään kuitti, johon merkitään MAKSETTU TILISIIRTONA ja mielellään myös tilisiirron tapahtumapäivä eli maksupäivä.

Jos myyntitapahtumasta on tehty asianmukainen lasku ja asiakas maksaa laskun tilisiirtona myyjän pankkitilille, niin silloin ei ole tarpeen tehdä erillisiä kuittausmerkintöjä eikä kuitteja, sillä pankkitilin tiliotteella näkyvä merkintä on kuittaus siitä, että lasku on maksettu.

Arvonlisäverolain yleisten vaatimusten mukaan tositteilla tulee olla laajemmat tiedot kuin yllä olevassa kevennettyjen vaatimusten luettelossa. Yleisten vaatimusten mukaan laskuilla, kuiteilla tai muilla myyntitositteilla tulle olla seuraavat tiedot.

(1) Myyjän tiedot

Laskulla tulee olla myyjän virallinen nimi, myyjän Y-tunnus (tai ALV-tunniste) sekä myyjän osoite.

Kun myyjä on kaupparekisteriin rekisteröity yritys, niin myyjän nimenä käytetään kaupparekisteriin merkittyä yrityksen toiminimeä. Jos myyjä ei ole kaupparekisterissä, niin silloin käytetään Verohallinnon rekisteriin merkittyä nimeä. Jos kysessä on yksityinen elinkeinonharjoittaja, joka ei ole rekisteröinyt itselleen toiminimeä, niin silloin nimi on kyseisen elinkeinonharjoittajan oma nimi: etunimi ja sukunimi.

(2) Ostajan tiedot

Laskulla (tai kuitilla) pitää olla ostajan nimi ja osoite. Kun ostajana on yritys, niin nimenä käytetään yrityksen kaupparekisteriin merkittyä toiminimeä. Laskulle on merkittävä myös ostajana olevan yrityksen Y-tunnus tai ALV-tunniste.

(3) Tiedot myydyn tavaran lajista ja määrästä tai myydyn palvelun lajista ja laajuudesta

Myydyt tavarat ja palvelut yksilöidään käyttämällä yrityksessä tai kyseisellä toimialalla käytössä olevia nimikkeitä ja tyypityksiä. Tavaroiden ja palveluiden yksilöinti tulee olla riittävän tarkka, niin että laskulta saadaan oikeat ja riittävät tiedot sekä myyjän että ostajan kirjanpitoon.

Laskulla tulee olla myös tieto siitä, koska kyseinen palvelu on suoritettu tai kyseinen tavara toimitettu asiakkaalle (toimituspäivä tai toimituspäivät).

(3) Kauppahinta ja ALV-erittely

Yleisten vaatimusten mukaan laskuun liittyvä arvonlisävero on eriteltävä tarkemmin kuin kevennetyissä vaatimuksissa on kerrottu. Myös annetut alennukset ja mahdolliset ennakkomaksut tulisi näkyä laskulla. ALV-erittelystä tulee näkyä kunkin myyntiartikkelin kohdalla käytetty verokanta (eli ALV-prosentti). Hinnat ilmoitetaan yksikköhintoina ja hinta yhteensä eriteltynä verokannoittain. Lisäksi ALV-erittelystä tulee näkyä ALV:n määrä euroina erikseen kullekin verokannalle.

Kun lasku laaditaan taloushallinnon ohjelmistolla (esim. Procountor), niin ohjelmisto tekee tarvittavan ALV-erittelyn automaattisesti. Laskun laatijan on tietenkin huolehdittava siitä, että laskun rivitietoihin tulee oikeat hinnat ja oikeat ALV-prosentit, jotta ALV-erittely tulee oikein. Mikäli kyseiseen myyntiin sovelletaan käännettyä verovelvollisuutta, niin siitä tulee lisätä laskulle asianmukainen merkintä.

(5) Tositteen päiväys

Tositteissa tulee olla päiväys. Lisäksi laskulla tulee näkyä myös tavaroiden toimituspäivät tai palveluiden suorituspäivät, mikäli ne tapahtuivat eri päivinä kuin tositteen päiväys.

(6) Tositteiden numerointi

Kullakin tositelajilla on yleensä oma juokseva numerosarjansa. Kun laskut laaditaan taloushallinnon ohjelmistolla (esim. Procountor), niin numerointi tapahtuu automaattisesti. Numerosarjojen tulee olla katkeamattomia, jotta voidaan varmistaa, ettei välistä ole hävitetty tietoja. Virheelliset myyntilaskut korjataan yleensä tekemällä hyvityslasku, jolla perutaan virheellisesti tehtyä laskutusta. Mahdollisesti tehdään lisäksi uusi lasku oikeilla tiedoilla.

(7) Maksutiedot

Kun asiakkaalta odotetaan saatavan maksu myöhemmin, niin myyntitositteen nimenä on LASKU. Laskulla täytyy tietysti näkyä maksamista varten tarvittavat tiedot: maksun saajan pankkitilinumero, mahdollinen viitenumero ja maksuehdot.

Kun asiakas maksaa ostoksensa samassa yhteydessä, niin asia ilmaistaan yleensä siten, että tositteen otsikkona on KUITTI. Mikäli tositteen otsikkona on LASKU, niin siihen voidaan lisätä merkintä ”Kuitataan maksetuksi” tai muu vastaava kuittausmerkintä asiakkaalta saadusta maksusuorituksesta.

Kirjanpidon helpottamiseksi tulisi kuitista tai kuittausmerkinnästä näkyä myös se, tapahtuiko maksu käteisellä rahalla vai korttimaksuna vai tilisiirtona.

Myynneistä tehtyjä kirjauksia joudutaan toisinaan korjaamaan. Näin voi olla silloin, jos asiakkaalle on lähetetty virheellinen lasku tai asiakkaalle annetaan jälkikäteen alennusta.

Mikäli myyntitapahtumasta on jo aikaisemmin tehty lasku tai muu tosite, niin sitä ei kuitenkaan saa hävittää eikä muuttaa. Korjaukset ja oikaisut tehdään laatimalla hyvityslasku, lisälasku tai muu tosite, jolla oikaistaan aikaisemmin tehtyä laskua.

Aiheesta voit lukea tarkemmin artikkelista Myyntiin liittyvät hyvitykset, alennukset, ennakkomaksut ja hyvityslaskut.