Procountor Taloushallinto

Sähköisen taloushallinnon pilvipalvelu
Yrityksen ja tilitoimiston yhteiskäyttöönMonipuoliset ominaisuudet
Yrittäjä ja kirjanpitäjä käyttävät samaa pilvipalvelua

Yhteiskäyttöinen pilvipalvelu

Procountor Taloushallinto on sähköisen taloushallinnon järjestelmä, jota käytetään internet-yhteyden avulla. Kysessä on ns. pilvipalvelu. Procountorin avulla voimme yhdessä hoitaa yrityksesi kaikki talousasiat yhdessä ja samassa järjestelmässä.

Procountor Taloushallinto

on kokonaisvaltainen järjestelmä, joka sopii hyvin yrityksesi ja tilitoimiston yhteiskäyttöön. Procountorissa on kaikki, mitä yrityksesi tarvitsee taloushallinnon hoitamiseen. Yrityksellesi avattu Procountor-ympäristö ja sinne tallennetetu tiedot kuuluvat yrityksellesi – eivät tilitoimistolle. Tilitoimisto on apuna yrityksesi taloushallinon hoitamisessa ja Procountorin käyttämisessä. Työnjaosta voidaan sopia joustavasti.

Lue lisää: Procountorin ominaisuudet

Katso video: Procountorin esittely

Valitse Procountorin partneritilitoimisto

Procountor-järjestelmän ominaisuudet

Pakettihinta kattaa sekä Procountorin että tilitoimiston palvelumaksut

Turvallinen pilvipalvelu

Procountor on internet-yhteyden kautta käytettävä sähköinen palvelu eli ns. pilvipalvelu. Sen toimintaa voi verrata verkkopankkiin. Järjestelmään kirjautuminen tapahtuu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Erona verkkopankkiin on se, että Procountorilla voi hoitaa maksuliikenteen lisäksi kaikki muutkin taloushallinnon toimet.

Järjestelmä toimii Procountor Oy:n tietoturvallisilla palvelimilla. Järjestelmään tallennetut tiedot varmuuskopioidaan päivittäin. Procountorissa kirjanpidon tietosi ovat turvassa.

Pakettihinta kattaa sekä Procountorin että tilitoimiston palvelumaksut

Käyttäjätunnukset

Procountoriin voidaan luoda käyttäjätunnukset jokaiselle, joka hoitaa yrityksesi talousasioita. Kunkin käyttäjätunnuksen oikeudet voidaan rajata juuri niihin tehtäviin, joita kyseinen henkilö on valtuutettu hoitamaan. Työntekijän käyttöoikeudet voidaan rajata jopa niin tiukasti, että henkilö pääsee näkemään vain omat palkkalaskelmansa ja muut henkilökohtaiset tietonsa. Mikäli yrityksessä laaditaan matkalaskuja, niin työntekijöille kannattaa antaa mahdollisuus tehdä matkalaskunsa suoraan Procountoriin.
Pakettihinta kattaa sekä Procountorin että tilitoimiston palvelumaksut

Ajasta ja paikasta riippumaton

Procountorilla voit hoitaa yrityksesi asioita ajasta ja paikasta riippumatta, kunhan sinulla on käytössäsi internet-yhteys ja tietokone. Procountor toimii kaikilla käyttöjärjestelmillä. Osa toiminnoista on käytetävissä myös älypuhelimella.

Voit laatia ja lähettää myyntilaskuja, tehdä matkalaskuja, hoitaa palkanlaskentaa tai yrityksesi maksuliikennettä, vaikka olisit toisella puolella maapalloa.

Eri toiminnot ovat eri näkymillä

Kaikki toiminnot samassa pinossa

Olet ehkä tottunut siihen, että eri toiminnot tapahtuvat eri järjestelmissä: laskut laaditaan laskutusohjelmalla, maksaminen tapahtuu verkkopankissa ja kirjanpito tehdään kirjanpidon ohjelmassa.

Procountorissa voidaan hoitaa kaikki laskuihin liittyvät toiminnot. Niinpä jokaiseen laskuun liittyy useita erilaisia toimintonäkymiä:

  • lasku (näkymä jossa lasku laaditaan)
  • kirjanpito (näkymä jossa tapahtuvat kirjanpidon kirjaukset)
  • laskun tarkastaminen ja hyväksyminen
  • maksutoiminnot

Kun kaikki toiminnot ovat samassa järjestelmässä, tietoja ei tarvitse näpytellä moneen kertaan eri järjestelmiin eikä tietoja tarvitse pyöritellä papereiden avulla.

Sähköinen pankkiyhteys

Pankkiyhteys ja maksuliikenne

Procountoriin saadaan avattua sähköinen yhteys yrityksesi käyttämään pankkitiliin. Tämän jälkeen kaikki laskujen ja palkkojen maksut voidaan hoitaa suoraan Procountorista. Maksatukset voidaan hoitaa jo ennen eräpäivää etukäteen. Maksumääräys lähtee Procountorista pankkiin vasta asetettuna maksupäivänä.

Sähköinen pankkiyhteys tarkoittaa myös sitä, että pankin lähettämät tiliotteet ja maksujen viitetiedot tulevat sähköisesti suoraan Procountoriin. Maksujen viitetietojen perusteella Procountor päivittää myynti- ja ostoreskontrat automaattisesti. Lisäksi sähköisille tiliotteille muodostuu automaattisesti kirjanpito. Näet pankkitilin saldon sekä osto- ja myyntilaskujen tilanteen suoraan Procountorista.

Hakutoiminnot

Laskujen ja muiden tietojen etsiminen

Procountorissa on monipuoliset hakutoiminnot. Järjestelmään tallennettuja laskuja ja muita tietoja on helppo etsiä useiden eri hakukriteerien avulla. Esimerkiksi: Kun laitat hakukriteeriksi asiakkaasi nimen, saat listauksen kaikista kyseiselle asiakkaalle lähetetyistä laskuista. Lisäksi voit käyttää rajausta päivämäärän mukaan tai hakea muistiinpanotekstien tai tuotteiden perusteella. Sähköisen arkiston avulla on paljon helpompi etsiä, löytää ja tarkastella tietoja kuin paperimappeja selaamalla.

Myös kirjanpidon raportteja voidaan tutkia ja rajata useiden eri hakukriteerien avulla. Voit hakea raportteja esimerkiksi päivämäärien perusteella, liikekumppanien perusteella tai sisäisen laskennan dimensiointien perusteella.

Asiakas-, toimittaja- ja henkilörekisteri

Liikekumppanirekisterit

Yrityksesi asiakasrekisteri kannattaa tallentaa Procountoriin. Kun Procountorissa on valmiiksi tallennettuna asiakkaiden yhteystiedot sekä oletusasetukset, on myyntilaskujen laatiminen nopeaa ja helpoa. Asiakkaiden perustietojen lisäksi Procountoriin voi tallentaa myös asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja (ns. CRM-tietoja).

Lisäksi Procountorissa on toimittajarekisteri tavaroiden ja palveluiden toimittajista. Myös sinne voi tallettaa CRM-tietoja ja oletusasetuksia.

Yrityksen henkilökunnan tiedot tallennetaan henkilörekisteriin ja palkkahallinnon rekisteriin, jonka avulla saadaan tehtyä palkkalistat ja palkanlaskenta.

Myyntien ja ostojen tuotereksiterit

Tuoterekisterit

Yrityksesi myymien tuotteiden tiedot kannattaa tallentaa Procountorin myyntituotteiden rekisteriin. Tuoterekisterissä olevat tuotteet voidaan helposti lisätä myyntilaskuille. Tuotteiden hintoja ja muita tietoja voidaan muuttaa laskulla, joten tuoterekisterin käyttäminen ei rajoita laskulla käytettävissä olevia vaihtoehtoja. Laskun rivitiedot voidaan kirjoittaa myös käyttämättä tuoterekisteriä.

Mikäli haluat seurata ostotuotteita, on mahdollista tehdä myös ostotuotteiden rekisteri. Kun ostolasku saapuu Procountoriin, niin laskun rivitiedot voidaan kohdistaa ostotuotteiden rekisterin tiettyyn nimikkeeseen. Näin voidaan helposti saada tarkkoja raportteja ostojen kohdistumisesta eri tuotteisiin ja eri kustannuspaikoille.

Myyntilaskutus

Myyntilaskujen laatiminen

Kun asiakasrekisteri ja myyntituoterekisteri on tallennettu Procountoriin, niin myyntilaskujen tekeminen sujuu nopeasti ja helposti. Laskuja voi laatia myös käyttämättä rekistereitä.

Procountor eroaa erillisistä laskutusohjelmista siten, että Procountorissa laskut kirjautuvat samalla automaattisesti myös kirjanpitoon ja reskontraan. Kun asiakkaasi maksaa laskun käyttäen viitenumeroa, niin Procountor päivittää myyntireskontran automaattisesti. Näet Procountorista, mitkä laskut on maksettu ja mitkä ovat avoinna.

Mikäli asiakkaan maksu viipyy, niin Procountorissa voi laatia ja lähettää maksuhuomautuksia. Procountorista voi myös siirtää laskuja perintätoimiston hoidettavaksi.

Laskujen lähettäminen onnistuu helposti suoraan Procountorista

Laskujen lähettäminen

Procountorissa laaditun myyntilaskun voi lähettää verkkolaskuna, sähköpostina tai paperilaskuna. Laskun lähettäminen on helppoa: valitse laskun lähetystapa ja klikkaa lähetä. Paperilaskujen postitus tapahtuu Procountoriin liitetyn tulostuspalvelun kautta, joten sinun ei tarvitse itse tulostaa laskuja paperille edes silloin, kun asiakkaasi haluaa paperilaskun.

Tietenkin voit tulostaa laskut paperille (tai pdf-tiedostoksi) myös itse ja toimittaa laskun itse perille. Käytännössä tämä on kannattava vaihtoehto vain silloin, kun annat laskun asiakkaalle käteen. Laskujen lähettäminen Procountorin kautta on niin edullista, että laskujen postittaminen muulla tavalla ei ole kannattavaa.

Laskut saapuvat suoraan taloushallinnon järjestelmään

Saapuvien laskujen käsittely

Laskujen vastaanottaminen tapahtuu sähköisesti suoraan yrityksesi omaan Procountor-ympäristöön. Yrityksesi voi vastaanottaa verkkolaskuja tai paperilaskuja. Mikäli yrityksesi on aikaisemmin vastaanottanut verkkolaskuja verkkopankkiin, niin nyt ne ohjataankin Procountoriin. Paperiset laskut ohjataan skannauspalveluun, josta laskut tulevat yrityksellesi samalla tavalla sähköisessä muodossa kuin verkkolaskutkin.

Procountoriin saapuneista laskuista tulee sähköpostiviesti sinulle. Procountorissa laskun tarkastaminen ja maksaminen onnistuu muutamalla klikkauksella. Samalla lasku kirjautuu automaattisesti kirjanpitoon. Lasku kaikkine liitteineen tallentuu automaattisesti sähköiseen arkistoon.

Maksuliikenne ja maksureskontra

Maksaminen ja maksutiedot

Laskujen maksaminen tapahtuu suoraan Procountorista. Jos hyväksyt laskun sellaisenaan, niin Procountor asettaa maksupäiväksi laskun eräpäivän. Tarvittaessa voit muuttaa maksupäivää ja/tai maksettavaa summaa. Maksumääräys menee Procountorista pankkiin asettamanasi maksupäivänä.

Kun yrityksesi pankkitilille saapuu tai sieltä lähtee maksuja, niin Procountor päivittää viitenumeroiden avulla automaattisesti myyntireskontran ja ostoreskontran. Näet Procountorista ajantasaiset tiedot sekä myyntilaskuista että ostolaskuista: näet mitkä laskut on maksettu ja minkä laskujen maksu on vielä avoinna.

Paperiset tositteet liitetään sähköiseen arkistoon

Paperikuittien lisääminen

Paperisista kuiteista ja muista paperitositteista ei ole vielä päästy kokonaan eroon, joten niitäkin joudutaan käsittelemään. Paperiset kuitit ja muut paperitositteet skannataan sähköiseen muotoon, tiedot kirjataan Procountoriin ja skannattu kuva lisätään Procountorin tositteen liitteeksi. Paperikuitteja ei tarvitse säilyttää enää sen jälkeen, kun ne on skannattu ja tallennettu Procountoriin.

Paperitositteiden käsittely voidaan sopia asiakkaan toiveiden mukaan. Skannaukset ja kirjaukset voidaan hoitaa yrityksessänne tai tehtävä voidaan antaa tilitoimiston hoidettavaksi. Skannauksen pystyy tekemään myös älypuhelimen kameralla. Älypuhelimiin on saatavilla myös Procountorin oma mobiilisovellus, jonka avulla kuitit voi kuvata ja tallentaa suoraan Procountoriin.

Työntekijöiden palkkojen laskenta, maksaminen ja palkkaraportit

Palkanlaskenta, palkanmaksu ja palkkaraportit

Procountorissa on monipuoliset palkanlaskennan toiminnot. Procountorissa saadaan laadittua palkalistat ja palkkalaskelmat. Palkkalaskelmat voidaan lähettää paperipostissa tai sähköpostissa. Myös palkkojen maksatukset tapahtuvat suoraan Procountorista. Kun palkkanlaskenta ja maksaminen tehdään Procountorissa, niin nämä tiedot tallentuvat samalla myös kirjanpitoon.

Veroilmoitukset työnantajasuorituksista ja TyEL-ilmoitukset eläkevakuutusyhtiölle onnistuvat Procountorista sähköisesti. Procountorista löytyy myös monipuoliset palkkahallinnon raportit.

Työntekijät voivat tehdä matkalaskunsa suoraan Procountoriin

Matkalaskut

Procountorissa työntekijät voivat itse laatia omat matka- ja kululaskunsa. Matkalaskurin avulla on helppoa kirjata työmatkojen tiedot. Matkalaskuri laskee automaattisesti päivärahojen määrät syötettyjen matkan alkamis- ja päättymisaikojen mukaan. Matkalaskuille tietenkin kirjataan myös matkakulut ja lisätään liitteeksi matkaliput ja kuitit.

Kun matkalasku on valmis, se voidaan Procountorin kautta siirtää tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Lisäksi matkalaskulla saadaa maksettua työntekijälle korvaukset matkakuluista.

Laskujen kierrätys, tarkastaminen ja hyväksyntä voidaan hoitaa sähköisesti

Laskujen tarkastaminen ja hyväksyntä

Procountorissa laskujen kierrättäminen, tarkastaminen ja hyväksynnät voidaan hoitaa täysin sähköisesti. Mikäli laskuilla on useita eri tarkastajia tai hyväksyjiä, voidaan liikekumppanirekisteriin tehdä oletusasetukset, niin että laskut menevät automaattisesti oikeiden henkilöiden tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Lisäksi voidaan erikseen säätää kunkin henkilön käyttäjätunnukseen liittyviä oikeuksia eli sitä kuka saa tarkastaa tai hyväksyä tai maksaa laskuja.

Yhden hengen yrityksissä ei yleensä ole tarvetta laskujen kierrättämiselle tarkastatettavaksi ja hyväksyttäväksi. Kun olet todennut laskun oikeaksi ja aiheelliseksi, niin voit siirtyä suoraan laskun maksamiseen.

Monipuoliset ajantasaiset raportit

Kirjanpidon raportit

Perinteisistä kirjanpidon raporteista saa yleensä tietoa vain sillä tarkkuudella, mikä on käytössä oleva tililuettelo. Procountorissa kirjanpidon tapahtumia voidaan seurata paljon tarkemmin. Kirjanpidon raportteja voidaan hakea käyttäen erilaisia hakukriteerejä. Niinpä on mahdollista tutkia liikevaihdon määriä esimerkiksi asiakkaittan tai tuotteittain. Sisäisen laskennan tarpeita varten Procountorissa on käytössä ns. dimensiot. Jokaiselle laskulle ja laskuriville voidaan asettaa dimensioinnit yrityksen omien tiedon tarpeiden mukaan. Dimensiointien avulla saadaan kirjanpidon raportteja, joissa tiedot voidaan eritellä esimerkiksi projekteittain tai henkilöittäin.
Kirjanpidon aineisto arkisoidaan sähköisesti

Kirjanpidon arkisto

Kirjanpitolain mukaan kirjanpidon arkistointi voi olla kokonaan sähköisessä muodossa, joten paperimapeista voidaan luopua. Procountorissa tositteet pysyvät tallessa sähköisessä arkistossa, josta niitä on myös helppo etsiä useilla eri hakukriteereillä.

Procountorissa kaikille tositteille voi myös lisätä liitteitä. Esimerkiksi tilinpäätöksen liitetietotositteet voidaan tallentaa Procountoriin muistio-tositteen liitteeksi. Myyntilaskun liitteeksi voidaan lisätä myyntitapahtumaan liittyvää dokumentaatiota. Matkalaskuille voidaan liittää matkaselvityksiä, matkalippuja ja muita kulutositteita.

Procountor arkistoi myös tilinpäätöstiedot sekä Procountorista lähetetyt veroilmoitukset.

Kirjanpidon kirjaukset ja täsmäytykset sujuvat osittain automaattisesti

Kirjanpidon kirjaukset ja täsmäytykset

Kirjanpidon automaattiset kirjaukset tapahtuvat oletusasetusten mukaisesti. Procountorin oletusasetuksia voidaan säätää tositelajien, yksittäisten tuotteiden ja liikekumppanien perusteella. Tiliotteiden automaattikirjauksia voidaan säätää mm. tilitapahtumalajin tai maksajan perusteella.

Sähköisessä taloushallinnossa kirjanpitäjän työaika ei enää kulu niin paljon tositteiden manuaaliseen kirjaamiseen, sillä sähköisten tositteiden tiedot ovat jo valmiina kirjanpidossa. Kirjanpitäjän tarvitsee lisätä vain ne kirjaukset, jotka eivät ole tulleet automaatiisesti. Lisäksi kirjanpitäjän täytyy tarkastaa, että automaattiset kirjaukset ovat menneet oikein ja että kirjanpidon tilit täsmäävät. Kun ilmaantuu uusia liikekumppaneita tai tuotteita, niin kirjanpitäjän tehtävänä on säätää Procountorissa olevia oletusasetuksia, niin että jatkossa automaattikirjaukset menisivät mahdollisiman oikein.

Apua ohjelman käyttöön saat ohjekirjasta, asiakaspalvelusta ja käyttökoulutuksesta

Procountorin ohjekirja ja asiakaspalvelu

Alussa kannattaa varata aikaa Procountor-ohjelman opetteluun. Voit saada henkilökohtaista opetusta omalta tilitoimistoltasi. Myös Procountor Oy tarjoaa opetusta ohjelman käytöstä.

Procountorin sähköinen ohjekirja on internetissä vapaasti luettavissa. Ohjekirjassa on seikkaperäisten ohjeiden lisäksi myös lyhyet pikaohjeet. Ohjekirjasta löytyy myös Procountorin opetusvideot, joiden sisältö on sama kuin Procountorin maksullisissa koulutuksissa. Videoiden katsominen on kuitenkin täysin ilmaista, joten niitä kannattaa hyödyntää, kun olet aloittamassa ohjelman käyttöä.

Ongelmatilanteissa voit ottaa yhteyttä Procountorin asiakaspalveluun puhelimitse tai sähköpostitse. Procountorin asiakaspalvelu on maksuton kaikille Procountorin asiakkaille.

Procountor sopii kaikenkokoisille yrityksille

Kaikenkokoisille yrityksille

Procountor sopii kaikenkokoisille yrityksille, sillä ohjelman käyttöveloitukset määräytyvät käytön määrän mukaan.

Kun kyseessä on suuri yritys, jossa on useita työntekijöitä ja laskumäärät ovat satoja tai tuhansia kuukaudessa, niin sähköinen taloushallinto tuo rahallista säästöä verrattuna perinteiseen paperikirjanpitoon.

Pienessä yrityksessä sähköinen taloushallinto on kustannuksiltaan suurin piirtein samanhintaista kuin papereiden pyörittely. Kuitenkin hyötyä tulee siitä, että työt sujuvat nopeammin ja tiedot ovat helpommin käytettävissä. Kirjanpidosta saadaan tarkempaan ja ajantasaisempaa tietoa yrityksen johtamiseen. Samalla rahalla saadaan siis enemmän hyötyä.

Procountorin esittelyvideo

Oheisella videolla on kattavasti esitelty Procountor-ohjelman toimintoja ja ominaisuuksia. Videon kesto on noin yksi tunti.

Videon sisältö

00:56 Ensisilmäys
03:22 Myynnit
18:16 Ostot ja maksaminen
30:35 Raportointi
36:30 Matka- ja kululaskut
43:42 Palkanlaskennan esittely
55:25 Näin hallinnoit käyttäjiä
1:00:51 Taloushallinnon työväline

Tämä video löytyy myös Procountorin verkkosivuilta sekä Youtube-palvelusta.

Procountor-partneritilitoimisto

Valitse Procountor-partneri

Procountor-järjestelmän toimittaja on suomalainen sähköisen taloushallinnon ohjelmistoyritys Procountor Oy. Voit tilata Procountor-järjestelmän yrityksellesi joko Procountor Oy:ltä tai Procountorin partneritilitoimistolta.

Tilitoimisto Relipe Oy on toiminut Procountor-partnerina vuodesta 2011 alkaen. Saat meiltä Procountor-ohjelmiston esittelyn. Meidän kauttamme onnistuu Procountorin avaaminen yrityksellesi sekä sopimuksen tekeminen Procountor-ohjelmiston käytöstä. Tietenkin saat meiltä myös kaiken tarvitsemasi opastuksen ohjelmiston käyttöön.

Procountorin partneritilitoimistoja on useita satoja eri puolilta Suomea. Voit etsiä Procountor-partneritilitoimistoja Procountorin verkkosivuilla olevan hakutoiminnon avulla.

Pakettihinta kattaa sekä Procountorin että tilitoimiston palvelumaksut

Procountor ja tilitoimiston palvelut samalla pakettihinnalla

Sähköisessä taloushallinnossa yritykselläsi on kaksi erillistä sopimusta:

  • Procountor-ohjelmiston käytön osalta sopimuskumppanina on Procountor Oy, joka laskuttaa Procountor-järjestelmän palvelumaksut.
  • Yrityksesi tarvitsemista taloushallinnon palveluista sopimuskumppanina on tilitoimisto, joka laskuttaa tilitoimiston palveluista.

On kuitenkin mahdollista sopia pakettihinnoittelu siten, että yksi kiinteä kuukausimaksu kattaa sekä Procountorin että tilitoimiston palvelumaksut. Pakettihinnan sopimista varten täytyy ensin kartoittaa yrityksesi toimintaa: kuinka paljon tositteita yrityksesi taloushallinnossa pyörii ja mitä kaikkia palveluita yrityksesi tarvitsee? Kun saan tarpeelliset tiedot yritystoiminnastasi, niin pystyn antamaan tarjouksen pakettihinnasta, joka kattaa tarvitsemasi neuvonnan, kirjanpidon sekä Procountorin käyttömaksut.

Pakettihinta kattaa sekä Procountorin että tilitoimiston palvelumaksut

Sovitaanko tapaaminen?

Ota yhteyttä, niin sovitaan tapaaminen. Esittelen sinulle tarkemmin tarjoamaani palvelua sekä Procountor-järjestelmän toimintaa. Yhden tunnin esittely on ilmainen.

Kirjanpitäjä Johanna Sirkiä
puhelin: 040 510 2114

Pin It on Pinterest