Procountor on internet-yhteyden kautta käytettävä sähköinen palvelu eli ns. pilvipalvelu. Sen toimintaa voi verrata verkkopankkiin. Järjestelmään kirjautuminen tapahtuu henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Erona verkkopankkiin on se, että Procountorilla voi hoitaa maksuliikenteen lisäksi kaikki muutkin taloushallinnon toimet.

Järjestelmä toimii Accountor Finago Oy:n tietoturvallisilla palvelimilla. Järjestelmään tallennetut tiedot varmuuskopioidaan päivittäin. Procountorissa kirjanpidon tietosi ovat turvassa.

Procountoriin voidaan luoda käyttäjätunnukset jokaiselle, joka hoitaa yrityksesi talousasioita. Kunkin käyttäjätunnuksen oikeudet voidaan rajata juuri niihin tehtäviin, joita kyseinen henkilö on valtuutettu hoitamaan. Työntekijän käyttöoikeudet voidaan rajata jopa niin tiukasti, että henkilö pääsee näkemään vain omat palkkalaskelmansa ja muut henkilökohtaiset tietonsa. Mikäli yrityksessä laaditaan matkalaskuja, niin työntekijöille kannattaa antaa mahdollisuus tehdä matkalaskunsa suoraan Procountoriin.

Olet ehkä tottunut siihen, että eri toiminnot tapahtuvat eri järjestelmissä: laskut laaditaan laskutusohjelmalla, maksaminen tapahtuu verkkopankissa ja kirjanpito tehdään kirjanpidon ohjelmassa.

Procountorissa voidaan hoitaa kaikki laskuihin liittyvät toiminnot. Niinpä jokaiseen laskuun liittyy useita erilaisia toimintonäkymiä:

• lasku (näkymä jossa lasku laaditaan)
• kirjanpito (näkymä jossa tapahtuvat kirjanpidon kirjaukset)
• laskun tarkastaminen ja hyväksyminen
• maksutoiminnot

Kun kaikki toiminnot ovat samassa järjestelmässä, tietoja ei tarvitse näpytellä moneen kertaan eri järjestelmiin eikä tietoja tarvitse pyöritellä papereiden avulla.

Procountoriin saadaan avattua sähköinen yhteys yrityksesi käyttämään pankkitiliin. Tämän jälkeen kaikki laskujen ja palkkojen maksut voidaan hoitaa suoraan Procountorista. Maksatukset voidaan hoitaa jo ennen eräpäivää etukäteen. Maksumääräys lähtee Procountorista pankkiin vasta asetettuna maksupäivänä.

Sähköinen pankkiyhteys tarkoittaa myös sitä, että pankin lähettämät tiliotteet ja maksujen viitetiedot tulevat sähköisesti suoraan Procountoriin. Maksujen viitetietojen perusteella Procountor päivittää myynti- ja ostoreskontrat automaattisesti. Lisäksi sähköisille tiliotteille muodostuu automaattisesti kirjanpito. Näet pankkitilin saldon sekä osto- ja myyntilaskujen tilanteen suoraan Procountorista.

Yrityksesi asiakasrekisteri kannattaa tallentaa Procountoriin. Kun Procountorissa on valmiiksi tallennettuna asiakkaiden yhteystiedot sekä oletusasetukset, on myyntilaskujen laatiminen nopeaa ja helpoa. Asiakkaiden perustietojen lisäksi Procountoriin voi tallentaa myös asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja (ns. CRM-tietoja).

Lisäksi Procountorissa on toimittajarekisteri tavaroiden ja palveluiden toimittajista. Myös sinne voi tallettaa CRM-tietoja ja oletusasetuksia.

Yrityksen henkilökunnan tiedot tallennetaan henkilörekisteriin ja palkkahallinnon rekisteriin, jonka avulla saadaan tehtyä palkkalistat ja palkanlaskenta.

Yrityksesi myymien tuotteiden tiedot kannattaa tallentaa Procountorin myyntituotteiden rekisteriin. Tuoterekisterissä olevat tuotteet voidaan helposti lisätä myyntilaskuille. Tuotteiden hintoja ja muita tietoja voidaan muuttaa laskulla, joten tuoterekisterin käyttäminen ei rajoita laskulla käytettävissä olevia vaihtoehtoja. Laskun rivitiedot voidaan kirjoittaa myös käyttämättä tuoterekisteriä.

Mikäli haluat seurata ostotuotteita, on mahdollista tehdä myös ostotuotteiden rekisteri. Kun ostolasku saapuu Procountoriin, niin laskun rivitiedot voidaan kohdistaa ostotuotteiden rekisterin tiettyyn nimikkeeseen. Näin voidaan helposti saada tarkkoja raportteja ostojen kohdistumisesta eri tuotteisiin ja eri kustannuspaikoille.

Procountorissa laaditun myyntilaskun voi lähettää verkkolaskuna, sähköpostina tai paperilaskuna. Laskun lähettäminen on helppoa: valitse laskun lähetystapa ja klikkaa lähetä. Paperilaskujen postitus tapahtuu Procountoriin liitetyn tulostuspalvelun kautta, joten sinun ei tarvitse itse tulostaa laskuja paperille edes silloin, kun asiakkaasi haluaa paperilaskun.

Tietenkin voit tulostaa laskut paperille (tai pdf-tiedostoksi) myös itse ja toimittaa laskun itse perille. Käytännössä tämä on kannattava vaihtoehto vain silloin, kun annat laskun asiakkaalle käteen. Laskujen lähettäminen Procountorin kautta on niin edullista, että laskujen postittaminen muulla tavalla ei ole kannattavaa.

Laskujen vastaanottaminen tapahtuu sähköisesti suoraan yrityksesi omaan Procountor-ympäristöön. Yrityksesi voi vastaanottaa verkkolaskuja tai paperilaskuja. Mikäli yrityksesi on aikaisemmin vastaanottanut verkkolaskuja verkkopankkiin, niin nyt ne ohjataankin Procountoriin. Paperiset laskut ohjataan skannauspalveluun, josta laskut tulevat yrityksellesi samalla tavalla sähköisessä muodossa kuin verkkolaskutkin.

Procountoriin saapuneista laskuista tulee sähköpostiviesti sinulle. Procountorissa laskun tarkastaminen ja maksaminen onnistuu muutamalla klikkauksella. Samalla lasku kirjautuu automaattisesti kirjanpitoon. Lasku kaikkine liitteineen tallentuu automaattisesti sähköiseen arkistoon.

Paperisista kuiteista ja muista paperitositteista ei ole vielä päästy kokonaan eroon, joten niitäkin joudutaan käsittelemään. Paperiset kuitit ja muut paperitositteet skannataan sähköiseen muotoon, tiedot kirjataan Procountoriin ja skannattu kuva lisätään Procountorin tositteen liitteeksi. Paperikuitteja ei tarvitse säilyttää enää sen jälkeen, kun ne on skannattu ja tallennettu Procountoriin.

Paperitositteiden käsittely voidaan sopia asiakkaan toiveiden mukaan. Skannaukset ja kirjaukset voidaan hoitaa yrityksessänne tai tehtävä voidaan antaa tilitoimiston hoidettavaksi. Skannauksen pystyy tekemään myös älypuhelimen kameralla. Älypuhelimiin on saatavilla myös Procountorin oma mobiilisovellus, jonka avulla kuitit voi kuvata ja tallentaa suoraan Procountoriin.

Procountorissa on monipuoliset palkanlaskennan toiminnot. Procountorissa saadaan laadittua palkalistat ja palkkalaskelmat. Palkkalaskelmat voidaan lähettää paperipostissa tai sähköpostissa. Myös palkkojen maksatukset tapahtuvat suoraan Procountorista. Kun palkkanlaskenta ja maksaminen tehdään Procountorissa, niin nämä tiedot tallentuvat samalla myös kirjanpitoon.

Veroilmoitukset työnantajasuorituksista ja TyEL-ilmoitukset eläkevakuutusyhtiölle onnistuvat Procountorista sähköisesti. Procountorista löytyy myös monipuoliset palkkahallinnon raportit.

Procountorissa laskujen kierrättäminen, tarkastaminen ja hyväksynnät voidaan hoitaa täysin sähköisesti. Mikäli laskuilla on useita eri tarkastajia tai hyväksyjiä, voidaan liikekumppanirekisteriin tehdä oletusasetukset, niin että laskut menevät automaattisesti oikeiden henkilöiden tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Lisäksi voidaan erikseen säätää kunkin henkilön käyttäjätunnukseen liittyviä oikeuksia eli sitä kuka saa tarkastaa tai hyväksyä tai maksaa laskuja.

Yhden hengen yrityksissä ei yleensä ole tarvetta laskujen kierrättämiselle tarkastatettavaksi ja hyväksyttäväksi. Kun olet todennut laskun oikeaksi ja aiheelliseksi, niin voit siirtyä suoraan laskun maksamiseen.

Perinteisistä kirjanpidon raporteista saa yleensä tietoa vain sillä tarkkuudella, mikä on käytössä oleva tililuettelo. Procountorissa kirjanpidon tapahtumia voidaan seurata paljon tarkemmin. Kirjanpidon raportteja voidaan hakea käyttäen erilaisia hakukriteerejä. Niinpä on mahdollista tutkia liikevaihdon määriä esimerkiksi asiakkaittan tai tuotteittain. Sisäisen laskennan tarpeita varten Procountorissa on käytössä ns. dimensiot. Jokaiselle laskulle ja laskuriville voidaan asettaa dimensioinnit yrityksen omien tiedon tarpeiden mukaan. Dimensiointien avulla saadaan kirjanpidon raportteja, joissa tiedot voidaan eritellä esimerkiksi projekteittain tai henkilöittäin.

Kirjanpidon automaattiset kirjaukset tapahtuvat oletusasetusten mukaisesti. Procountorin oletusasetuksia voidaan säätää tositelajien, yksittäisten tuotteiden ja liikekumppanien perusteella. Tiliotteiden automaattikirjauksia voidaan säätää mm. tilitapahtumalajin tai maksajan perusteella.

Sähköisessä taloushallinnossa kirjanpitäjän työaika ei enää kulu niin paljon tositteiden manuaaliseen kirjaamiseen, sillä sähköisten tositteiden tiedot ovat jo valmiina kirjanpidossa. Kirjanpitäjän tarvitsee lisätä vain ne kirjaukset, jotka eivät ole tulleet automaatiisesti. Lisäksi kirjanpitäjän täytyy tarkastaa, että automaattiset kirjaukset ovat menneet oikein ja että kirjanpidon tilit täsmäävät. Kun ilmaantuu uusia liikekumppaneita tai tuotteita, niin kirjanpitäjän tehtävänä on säätää Procountorissa olevia oletusasetuksia, niin että jatkossa automaattikirjaukset menisivät mahdollisiman oikein.

Alussa kannattaa varata aikaa Procountor-ohjelman opetteluun. Voit saada henkilökohtaista opetusta omalta tilitoimistoltasi. Myös Accountor Finago Oy tarjoaa opetusta ohjelman käytöstä.

Procountorin sähköinen ohjekirja on internetissä vapaasti luettavissa. Ohjekirjasta löytyy myös Procountorin ohjevideot. Videoiden katsominen on täysin ilmaista, joten niitä kannattaa hyödyntää, kun olet aloittamassa ohjelman käyttöä.

Ongelmatilanteissa voit ottaa yhteyttä Procountorin asiakaspalveluun puhelimitse tai sähköpostitse. Procountorin asiakaspalvelu on maksuton kaikille Procountoria käyttäville asiakkaille.