Relipe Oy - Tilitoimisto - Redovisningsbyrå - Accounting Firm

Tilitoimiston sopimusehdot

Tilitoimisto tekee kunkin asiakkaan kanssa toimeksiantosopimuksen. Sopimuksen liitteenä olevassa palveluerittelyssä luetellaan juuri kyseisen asiakkaan tilaamat palvelut. Palveluerittelyt laaditaan erikseen kunkin asiakkaan tarpeiden ja toiveiden mukaan.

Sopimukseen liitetään tilitoimiston yleiset sopimusehdot, jotka ovat samanlaiset kaikien asiakkaiden kohdalla. Sopimusehdoista löytyvät sopimukseen sovellettavat yleiset periaatteet, velvollisuudet, vastuut ja vastuunrajoitukset.

Mikäli palveluun sisältyy henkilötietojen käsittelyä, toimeksiantosopimukseen liitetään myös sopimus henkilötietojen käsittelystä, joka lain mukaan täytyy tehdä kirjallisesti.

Tilitoimisto Relipen yleiset sopimusehdot

Tilitoimiston toimeksiantosopimuksen liite nro 4
Tilitoimisto: Relipe Oy

Tilitoimisto Relipen palveluihin, tarjouksiin, tilausvahvistuksiin ja palveluiden toimitussopimuksiin sovelletaan näitä sopimusehtoja.

Tarjous

1. Tilitoimiston tarjous on voimassa 30 päivää tarjouksen päiväyksestä, jos tarjouksessa ei muuta mainita.

Sopimuksen voimaantulo

2. Sopimus tulee voimaan, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet toimeksiantosopimuksen, asiakas on hyväksynyt tilitoimiston tarjouksen tai tilitoimisto on vahvistanut asiakkaan tilauksen.

Palvelut

3. Tilitoimiston tehtäväksi sovitut tehtävät ovat sopimuksen liitteenä olevassa Palveluerittelyssä tai muussa asiakirjassa tehtäväksi yhdessä sovitut palvelut (jäljempänä Palvelut). Näitä ehtoja sovelletaan myös, mikäli tilitoimisto hyväksyy asiakkaan tilauksesta tehtäväkseen muitakin kuin Palveluerittelyssä mainittuja palveluja.

Tilitoimisto aloittaa Palvelun viipymättä sen jälkeen, kun asiakas on antanut tilitoimistolle tarvittavat tiedot ja aineiston sekä maksanut mahdollisesti sovitun ennakkomaksun. Tilitoimiston tulee huolehtia Palveluista huolellisesti ja ammattitaitoisesti tilitoimiston työ- ja raportointimenetelmien mukaan.

Perustiedot

4. Asiakkaan tulee huolehtia siitä, että tilitoimistolla on asiakkaasta aina ajan tasalla olevat perustiedot (jäljempänä Perustiedot). Tällaisia tietoja ovat yhteys-, henkilö-, tilikausi- ja kaupparekisteritiedot, toimiala, kotipaikka, kansallisuus, hallituksen jäsenet, rahanpesulain edellyttämät tiedot sekä muut tarvittavat tiedot ja toimenpideohjeet. Asiakas nimeää ja valtuuttaa yhteyshenkilön antamaan tilitoimistolle tarvittavat Palveluihin liittyvät tiedot ja päätökset. Osapuolet ilmoittavat toisilleen yhteyshenkilön vaihtumisesta.

Tietojen ja toimenpideohjeiden antaminen

5. Palvelujen suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja aineisto on annettava tilitoimistolle niin hyvissä ajoin, että tilitoimisto voi tehdä tehtävänsä asianmukaisesti normaalina työaikana.

Jos muuta ei ole sovittu, aineiston tulee olla tilitoimiston käytettävissä seuraavasti:

  • koko kirjanpitoaineisto kohdekuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä
  • palkanlaskenta-aineisto viisi (5) arkipäivää ennen palkanlaskennan sovittua valmistumispäivää
  • tilinpäätökseen ja verotukseen liittyvä aineisto viimeistään kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa tilikauden päättymisestä
  • muu aineisto viimeistään kymmenen (10) arkipäivää ennen määräpäivää.

Asiakas myötävaikuttaa Palvelujen tuottamiseen ja täyttää omat tehtävänsä huolellisesti sopimuksen ehtojen sekä viranomaisten ja tilitoimiston ohjeiden ja suositusten mukaisesti. Tilitoimiston tiedusteluihin ja tarkistuspyyntöihin on vastattava viipymättä.

Luottamuksellisuus

6. Osapuolen on pidettävä salassa tietoon saamansa toisen osapuolen liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot. Niitä ei saa käyttää muutoin kuin sopimuksen täyttämiseksi. Tilitoimiston tarjous, tilausvahvistus ja sopimus ehtoineen sekä niihin sisältyvät suunnitelmat ja muu aineisto ovat luottamuksellisia tietoja. Salassapitovelvollisuus jatkuu myös sopimuksen päätyttyä. Osapuolet huolehtivat siitä, että myös heidän henkilöstönsä ja alihankkijansa sitoutuvat salassapitoon.

Sopimuksen voimassaolo

7.   Sopimus on voimassa toistaiseksi kahden (2) kuukauden irtisanomisajoin, ellei muuta ole sovittu. Jos kumpikaan osapuoli ei irtisano määräaikaista sopimusta vähintään kaksi (2) kuukautta ennen sovitun määräajan päättymistä, sopimuksen voimassaolo jatkuu toistaiseksi kahden (2) kuukauden irtisanomisajoin.

Sopimuksen päättyessä Palvelu saattaa olla Palvelun luonteen mukaisesti kesken sopimuksen aikana kuluneelta tai kulumassa olleelta Palveluiden käsittelykaudelta. Tätä on käsitelty jäljempänä 11. kohdassa.

Palveluiden keskeyttäminen ja sopimuksen purku

8. Tilitoimistolla on oikeus keskeyttää Palvelut, jos

  1. asiakkaan maksu tilitoimistolle viivästyy yli seitsemän (7) päivää,
  2. asiakas ei toimita tarvittavia tietoja tai aineistoa ajallaan tai ei muutoin asianmukaisesti myötävaikuta Palvelujen tuottamiseen,
  3. asiakas rikkoo sopimusta muutoin tai Palvelujen tuottamiselle merkityksellisiä lakeja tai viranomaisten määräyksiä, ohjeita tai suosituksia, tai
  4. asiakas kieltäytyy noudattamasta tilitoimiston kirjausohjeita tilanteessa, josta voi seurata rikos- tai siviilioikeudellisia seuraamuksia osapuolille. Tätä ehtoa sovelletaan, vaikka kyse olisi vain osapuolten erilaisesta tulkinnasta lain, määräyksen, suosituksen tai ohjeen sisällöstä tai merkityksestä, kuten esimerkiksi tulojen ja niihin kohdistuvien menojen jaksottamisesta, varojen ja velkojen arvostamisesta tai kulujen vähennyskelpoisuudesta.

Jos asiakas ei oikaise tilannetta seitsemän (7) päivän kuluessa tilitoimiston kirjallisesta huomautuksesta, tilitoimistolla on oikeus purkaa sopimus.

Jos palvelun tuottaminen edellyttää erityisasiantuntijaa tai ulkopuolisen asiantuntijalausunnon hankkimista, tilitoimisto tiedottaa siitä asiakkaalle. Jos tilitoimisto ja asiakas eivät pääse yhteisymmärrykseen tällaisen palvelun toteuttamisesta tai asiantuntijalausunnon hankinnasta seitsemässä (7) päivässä tarpeen ilmenemisestä, tilitoimistolla on oikeus keskeyttää Palvelut ja purkaa sopimus.

Jos tilitoimistolla on perusteltu syy epäillä, että asiakkaan toiminta täyttää sellaisen rikoksen tunnusmerkistön, jolla on merkitystä Palvelujen tuottamiselle, tai jos asiakkaan toiminnassa suoraan tai välillisesti rikotaan tuomioistuimen määräämää liiketoimintakieltoa, tilitoimistolla on oikeus välittömästi keskeyttää Palvelut ja purkaa sopimus.

9. Asiakkaalla on oikeus purkaa sopimus, jos tilitoimisto rikkoo sopimusta olennaisesti eikä ryhdy oikaisemaan tilannetta seitsemän (7) päivän kuluessa asiakkaan kirjallisesta huomautuksesta.

10. Osapuoli saa purkaa sopimuksen, jos toinen osapuoli hakee velkojiltaan akordia, toisen osapuolen omaisuutta on haettu konkurssiin luovutettavaksi tai toinen osapuoli asetetaan selvitystilaan. Osapuoli saa purkaa sopimuksen myös silloin, jos toinen osapuoli, osapuolen hallituksen jäsen tai osapuolessa määräysvaltaa suoraan tai välillisesti käyttävä henkilö on asetettu velvoittavan pakotelainsäädännön alaisen pakotteen kohteeksi.

Jos asiakas on asetettu konkurssiin, sopimuksen jatkamiseen sovelletaan konkurssilain 3 luvun 8 §:ää.

Palvelut sopimuksen päättyessä

11. Mikäli sopimus päättyy ennen kuin sopimuksen aikana päättyneen tilikauden tilinpäätös on tehty, tilitoimisto laatii tilinpäätöksen, jos asiakas maksaa siitä ennakkomaksun ja toimittaa tilitoimistolle tilinpäätöstä varten tarvittavat tiedot ja aineiston kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa tilikauden päättymisestä. Mikäli asiakas ei toimita tarvittavaa aineistoa aikataulun mukaisesti, ei tilitoimistolla ole velvollisuutta laatia tilinpäätöstä eikä veroilmoitusta. Tilitoimisto ei ole velvollinen laatimaan tilinpäätöstä ja veroilmoitusta myöskään silloin, kun tilitoimisto on purkanut sopimuksen sopimusehtoihin perustuvalla purkuperusteella.

Kun sopimus päättyy kesken tilikauden, ennakkomaksun saatuaan tilitoimisto laatii käytettävissään olevien tietojen perusteella tasetilien erittelyt. Vastaavasti tilitoimisto huolehtii palkanlaskennan ja palkkakirjanpidon kannalta tarpeelliset erittelyt. Tilitoimisto ei ole velvollinen laatimaan edellä mainittuja erittelyitä, jos tilitoimisto on purkanut sopimuksen sopimusehtoihin perustuvalla purkuperusteella.

Tilitoimisto veloittaa edellä mainituista Palveluista kustannukset ja hinnastonsa mukaiset palvelumaksut. Tilitoimistolla on oikeus veloittaa asiakkaalta sopimuksen päättymiseen mennessä jo tekemänsä työ ja aiheutuneet suoranaiset kustannukset.

Oikeudet aineistoon, aineiston pidätysoikeus ja aineiston luovuttaminen asiakkaalle

12. Tilitoimiston tuottaman aineiston ja tietokantojen ja automaatioratkaisujen kaikki oikeudet kuuluvat tilitoimistolle, kun palvelut on tuotettu tilitoimiston käyttöönsä hankkimalla tai sen omalla ohjelmistolla. Tällä ehdolla ei ole vaikutusta niihin oikeuksiin, jotka asiakkaalla on tilitoimistolle antamaansa aineistoon. Muilla kuin tilitoimistolla ei ole ilman tilitoimiston lupaa oikeutta hyödyntää kaupallisesti tilitoimiston tuottamia tietokantoja. Kaupallisena hyödyntämisenä ei pidetä lainsäädännöllisten velvoitteiden kuten tilintarkastuksen tai tietosuoja-asetuksen edellyttämän auditoinnin toteuttamista.

Kun palvelu tuotetaan asiakkaan käyttöönsä hankkimalla tai sen omalla ohjelmistolla, johon se on antanut tilitoimistolle käyttöoikeuden palvelun tuottamiseksi, kuuluvat aineiston ja tietokantojen oikeudet asiakkaalle.

Tilitoimistolla on oikeus tuottaa ja julkaista toimialakohtaisia, yritysmuotokohtaisia tai muita vastaavia tunnuslukuja yhdistämällä eri asiakkaiden tietoja, siten että yksittäisen asiakkaan, asiakkaan henkilökunnan ja asiakkaan yhteistyökumppaneiden tietoja ei voida tunnistaa ja liikesalaisuudet säilytetään, riippumatta siitä kummalle osapuolelle tietokantojen oikeudet kuuluvat. Tilitoimistolla on oikeus käyttää asiakkaan tietoja palveluiden tarjoamiseen asiakkaalle. Tilitoimisto tuottaa ja julkaisee tietoja vain kilpailulainsäädännön sallimissa tilanteissa.

Tilitoimistolla on oikeus pitää hallussaan olevat asiakkaan toimittaman aineiston perusteella tai muutoin asiakasta varten laatimansa aineistot, kunnes kaikki tilitoimiston asiakkaalta olevat saatavat on maksettu, ellei konkurssilaista tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Tilitoimisto luovuttaa maksun saatuaan asiakkaan aineiston viipymättä asiakkaalle. Asiakas huolehtii kustannuksellaan aineiston noutamisesta. Jos asiakas ei nouda aineistoa tilitoimiston ilmoittamaan määräaikaan mennessä, tilitoimisto lähettää sen kirjattuna postiennakkolähetyksenä, ellei toisin sovita. Tilitoimistolla on oikeus periä asiakkaan aineiston säilyttämisestä maksu.

Tilitoimistolla on oikeus säilyttää kopiot laatimastaan aineistosta myös sopimuksen päätyttyä, eikä se ole velvollinen poistamaan asiakkaan tietoja tietokannastaan, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Perustiedot tilitoimisto säilyttää vähintään viisi vuotta sopimuksen päättymisestä.

Maksut

13. Tilitoimiston palvelumaksut määräytyvät Tilitoimiston hinnaston mukaisesti. Tilitoimisto ja asiakas voivat myös sopia kussakin toimeksiannossa noudatettavasta hinnoittelusta.

Lisäksi tilitoimistolla on oikeus veloittaa tarpeelliset, tavanomaiset ja kohtuulliset suoranaiset matkakulut ja muut suoraan asiakkaan toimeksiantoon liittyvät kustannukset ja asiakkaan puolesta suoritetut maksut.

Tilitoimistolla on oikeus vaatia asiakkaalta ennakkomaksu, jos siitä on asiakkaan kanssa sovittu taikka jos se voidaan tapauksen olosuhteissa muutoin katsoa perustelluksi.

Tilitoimistolla on oikeus veloittaa tavanomaisesta Palvelusta poikkeavista lisätöistä eri korvaukset Tilitoimiston hinnaston mukaisesti. Lisämaksullista lisätyötä on esimerkiksi viivästyneen aineiston käsittely, lainmuutoksesta tai viranomaismääräyksestä tai käyttöön otettavasta alan suosituksesta johtuva tilikarttojen tai muun aineiston muutostyö sekä viranomaisen tiedonannosta tai kehotuksesta johtuva tai muu tilitoimistosta riippumaton lisätyö. Jos viranomaisen tiedonanto tai muu kehotus johtuu tilitoimiston virheestä tai laiminlyönnistä, kehotuksesta johtuvasta lisätyöstä ei kuitenkaan ole oikeutta periä eri maksua.

Maksut eivät sisällä arvonlisäveroa. Kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero samoin kuin muut välilliset verot ja lain edellyttämät sekä viranomaisten määräämät maksut lisätään eriteltyinä maksuihin.

Tilitoimisto on varautunut ja panostanut palveluiden tuottamiseen sopimuksen päättymiseen saakka. Tilitoimistolla on oikeus veloittaa sopimuksen mukaiset palvelumaksut ja mahdolliset suoranaiset kustannukset myös irtisanomisajalta, vaikka tilitoimistolla ei olisi teetetty Palveluja irtisanomisaikana.

Mikäli tilitoimisto on hankkinut Palvelun tuottamiseksi asiakkaan käyttöön ohjelmistoja tai muita palveluja ulkopuoliselta palveluntarjoajalta ja asiakas irtisanoo sopimuksen, tilitoimistolla on oikeus irtisanoa ulkopuolisen palveluntarjoajan kanssa tehdyt sopimukset päättymään samaan sopimuksen päättymishetkeen.

Laskuerittelyt, maksuehto, viivästysseuraamukset

14. Tilitoimisto veloittaa palveluistaan tehdyn sopimuksen ja hinnastonsa mukaisesti. Palvelumaksut ja kuluveloitukset tulee eritellä sovitun hinnoitteluperusteen mukaisesti.

Jos muuta ei ilmene tilitoimiston hinnastosta taikka ei ole muutoin sovittu toisin, maksuehto on 14 päivää laskun päiväyksestä ja viivästyskorko on korkolain mukainen. Tilitoimistolla on oikeus veloittaa viivästyneen maksun perimiskulut.

Huomautukset laskuista

15. Huomautukset laskuista on tehtävä kirjallisesti kymmenen (10) päivän kuluessa laskun päiväyksestä.

Maksujen ja yleisten sopimusehtojen muutokset

16. Tilitoimistolla on oikeus muuttaa hinnaston mukaisia palvelumaksuja ja asiakkaan kanssa sovittua hinnoittelua ilmoittamalla muutoksista asiakkaalle ennakolta sen mukaan kuin 18. ja 19. kohdissa kerrotaan.

17. Jos nämä sopimuksessa noudatetut yleiset sopimusehdot muuttuvat, tilitoimistolla on oikeus muuttaa sopimusehtoja korvaamalla yleiset ehdot muutetuilla yleisillä sopimusehdoilla.

18. Tilitoimiston on ilmoitettava maksujen ja sopimusehtojen muutoksista asiakkaalle kirjallisesti viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen muutoksen voimaantuloa. Tällöin asiakkaalla on oikeus neljäntoista (14) päivän kuluessa ilmoituksen päiväyksestä kirjallisesti irtisanoa sopimus päättymään muutoksen voimaantulopäivänä.

19. Mikäli maksut tai maksujen perusteet muuttuvat lainmuutoksen tai viranomaismääräyksen vuoksi, tilitoimistolla on oikeus muuttaa maksuja vastaavasti. Muutoksista on ilmoitettava viimeistään neljätoista (14) päivää ennen muutoksen voimaantuloa.

Osapuolten vastuista

20. Asiakas on kirjanpitovelvollisena vastuussa kirjanpidostaan, verovelvollisena vastuussa veroistaan, henkilöstönsä työnantajana vastuussa työnantajavelvoitteistaan sekä rekisterinpitäjänä vastuussa rekisterinpitäjän velvollisuuksistaan. Asiakas vastaa työnantajana lakien, työehtosopimusten ja muiden sopimusten tulkinnasta sekä niihin liittyvästä päätöksenteosta. Asiakas vastaa työaikakirjanpidosta. Asiakas on vastuussa asianmukaisten valvonta- ja viranomaisilmoitusten tekemisestä ja tarpeellisten lupien hankkimisesta. Nämä vastuut eivät siirry tilitoimistolle.

Asiakas huolehtii siitä, että liiketapahtumia kuvaava asianmukainen aineisto kootaan, säilytetään ja toimitetaan tilitoimistolle. Vastuu tilitoimistolle toimitettujen tilikauden ja sen jälkeisiä tapahtumia kuvaavien tietojen ja aineiston ajantasaisuudesta, riittävyydestä, oikeellisuudesta, täydellisyydestä ja kuulumisesta kirjanpitoon on asiakkaalla. Asiakas päättää, mitä laskelmia ja raportteja tehdään ja miten niitä hyödynnetään.

21. Tilitoimisto antaa Palvelut ja asiantuntemuksensa asiakkaan käytettäväksi sopimuksen ja näiden sopimusehtojen mukaisesti. Tilitoimiston on ilmoitettava asiakkaalle tämän toimittamassa aineistossa havaitsemistaan virheistä. Tilitoimisto ei kuitenkaan ole velvollinen tarkkailemaan tai korjaamaan asiakkaan toimittaman aineiston mahdollisia laskuvirheitä tai muita virheitä taikka tarkastamaan asiakkaan antamia tietoja, ellei toisin ole sovittu.

22. Tilitoimisto vastaa näiden yleisten sopimusehtojen mukaisin rajoituksin sopimusrikkomuksestaan, virheestä Palvelussaan ja laiminlyönnistään asiakkaalle aiheutuneesta vahingosta. Tilitoimisto on velvollinen korvaamaan vahingon vain sikäli ja siltä osin kuin asiakas osoittaa, että tilitoimiston asianmukaisesti ja ajallaan suorittama sopimuksen mukainen toimenpide olisi estänyt vahingon tai rajoittanut sitä.

Tilitoimisto ei vastaa muiden maiden kuin Suomen lainsäädännön ja viranomaismääräysten selvittämisestä. Mikäli osapuolet ovat kuitenkin erikseen sopineet ulkomaisen verotusta koskevien säännösten selvittämisen ja soveltamisen kuulumisesta tilitoimiston asiakkaalle tarjoamaan palveluun, niin nämä yleiset sopimusehdot, mukaan lukien vastuunrajoitukset, soveltuvat myös näiden palveluiden toimittamiseen.

Tilitoimiston virheestä ilmoittaminen ja sen korjaaminen

23. Jos tilitoimiston asiakkaalle toimittamassa Palvelussa ilmenee virhe, asiakkaan on viipymättä ilmoitettava siitä tilitoimistolle. Tilitoimistolla on tällöin oikeus ja velvollisuus korjata aiheuttamansa virhe veloituksetta niin pian kuin olosuhteet sallivat. Jos asiakas laiminlyö ilmoittaa virheestä, jonka tämä on havainnut tai tämän olisi pitänyt kohtuudella havaita, asiakkaalla ei ole oikeutta esittää virheen perusteella vaatimuksia.

Mikäli tilitoimistolla ei asiakkaan reklamoidessa ole enää pääsyä asiakkaan tietojärjestelmään, asiakkaan tulee avata omalla kustannuksellaan tilitoimistolle pääsy tietojärjestelmään, jotta tämä voi vastata reklamaatioon. Jos tilitoimisto käyttää oikeuttaan tai täyttää velvollisuuttaan korjata aiheuttamansa virhe, tilitoimisto vastaa tietojärjestelmään pääsyn avaamisen kustannuksista.

Tilitoimisto vastaa vain omasta toiminnastaan

24. Tilitoimisto ei vastaa asiakkaan veroista eikä muista kuin edellä 22. kohdassa mainituista vahingoista. Tilitoimisto ei ole korvausvelvollinen, jos vahinko on aiheutunut asiakkaan antamien tietojen tai ohjeiden taikka toimitetun aineiston puutteellisuudesta, virheellisyydestä tai viivästymisestä tai muutoin asiakkaan syystä tai mikäli vahingon on aiheuttanut asiakkaan puolesta tai lukuun toiminut muu kuin tilitoimiston henkilö. Tilitoimisto ei vastaa vahingosta, joka johtuu siitä, että asiakas tai tämän lukuun toiminut muu kuin tilitoimiston henkilö ei ole noudattanut Palvelulle suoraan tai välillisesti merkityksellisiä lakeja tai viranomaismääräyksiä taikka sovittuja ehtoja.

Tilitoimisto ei milloinkaan vastaa liiketoiminnallisista tai liikkeenjohdollisista ratkaisuista, vaan niistä päättää ja vastaa asiakas.

Tilitoimiston vastuun rajoitus välittömiin vahinkoihin ja enimmäismäärään

25. Tilitoimisto ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten tulon, liikevaihdon tai markkinoiden menetyksestä, tuotannon tai palvelun keskeytymisestä, saamatta jääneestä voitosta taikka muusta niihin verrattavasta vahingosta.

Tilitoimisto vastaa vain huolimattomuudestaan johtuvista välittömistä vahingoista. Tilitoimiston vastuun enimmäismäärä on kuitenkin aina enintään 15.000 euroa yhdessä vahinkotapahtumassa ja saman tilikauden aikana ilmenneistä vahinkotapahtumista yhteensä enintään 25.000 euroa. Vahinko katsotaan yhdeksi vahinkotapahtumaksi, vaikka siihen olisi vaikuttanut saman virheen toistuminen ja vaikka se vaikuttaisi useampaan tilikauteen. Vahingon katsotaan ilmenneen kokonaan sen tilikauden aikana, jolloin se olennaisilta osiltaan ilmeni, vaikka jokin vahingon osa ilmenisi muuna tilikautena.

Vastuunrajoituksia ei sovelleta törkeällä huolimattomuudella tai tahallisesti aiheutettuihin vahinkoihin.

Sopimusrikkomus, virhe tai laiminlyönti Palvelujen suorittamisessa eivät aiheuta tilitoimistolle muuta seuraamusta kuin mitä edellä on todettu.

Vaatimusten esittämisen määräaika

26. Eritelty vaatimus tilitoimistolle tulee tehdä kirjallisesti viipymättä kohdan 23 mukaisen virheestä ilmoittamisen jälkeen, kuitenkin viimeistään neljäntoista (14) päivän kuluessa siitä, kun asiakas tuli tietoiseksi tai sen olisi kohtuullisesti pitänyt tulla tietoiseksi vaatimuksen perusteesta.

Jos asiakas ei ole esittänyt kirjallisesti yksilöityä ja perusteltua vaatimusta kahdentoista (12) kuukauden kuluessa virheen havaitsemisesta tai sen ensimmäisestä ilmoittamisesta, ei tilitoimistolla ole korvausvelvollisuutta. Tilitoimisto ei ole velvollinen maksamaan korvausta myöskään, jos vaatimus tehdään, kun on kulunut yli kolme (3) vuotta sen tilikauden päättymisestä, jonka aikana vahinko on tapahtunut kyseisen Palvelun toimittamisessa.

Tilitoimiston virheestä johtuviin lisävero- ja lisäeläkemaksuseuraamuksina aiheutuneisiin vahinkoihin sovelletaan kolmen (3) vuoden sijasta kuuden (6) vuoden määräaikaa.

Kolmansien osapuolten vaatimukset

27. Jos kolmas osapuoli tekee osapuolelle Palveluiden tai toimeksiantosopimuksen perusteella korvausvaatimuksen, siitä on ilmoitettava toiselle osapuolelle viipymättä. Jos tilitoimisto joutuu maksamaan kolmannelle osapuolelle vahingonkorvausta, asiakkaan on hyvitettävä tilitoimistolle tästä aiheutunut menetys sikäli kuin se ei johdu tilitoimiston virheestä tai laiminlyönnistä sopimusehtojen noudattamisessa. Tilitoimiston vastuunrajoitukset soveltuvat myös kolmansien vaatimuksiin tilitoimiston ja asiakkaan välisessä suhteessa.

Alihankkijat ja henkilöstö

28. Jos toisin ei ole sovittu eikä pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu, osapuolet saavat käyttää alihankkijoita. Osapuoli vastaa alihankkijansa suorituksesta kuin omastaan. Asiakkaan velvoitteet tilitoimistolle ja ehdot tilitoimiston vastuunrajoituksista ovat voimassa myös tilitoimiston alihankkijan, henkilöstön, osakkaiden ja johtohenkilöiden hyväksi.

Tietojen antaminen vakuutusyhtiölle

29. Mikäli tilitoimistolla on vastuuvakuutus, vahinkotapahtuman sattuessa asiakkaan tulee osaltaan antaa vakuutusyhtiölle tarpeelliset selvitykset ja varata tälle mahdollisuus vahingon määrän ja laadun arvioimiseen.

Ylivoimainen este; vapauttamisperusteet

30. Mikäli osapuolen sopimusvelvoitteiden täyttäminen estyy, vaikeutuu tai viivästyy tämän vaikutuspiirin ulkopuolisesta seikasta (ylivoimainen este), kuten lakosta, työsulusta tai muusta työselkkauksesta, tulipalosta, muusta onnettomuudesta tai kriisitilanteesta, ukkosvauriosta tai muusta luonnontapahtumasta taikka viestintäyhteys- tai sähköhäiriön vuoksi, osapuoli vapautuu sopimusvelvoitteidensa täyttämisestä ja seuraamuksista niin pitkäksi aikaa kuin olosuhteet edellyttävät.

Vapauttamisperusteeksi katsotaan myös

  • viranomaisen tai pankin virhe tai viivästys,
  • laitteisto- ja ohjelmistovika,
  • tietoliikenteen tai tietoliikenneyhteyksien katkeaminen, keskeytys ja häiriö, sekä
  • verkkolaskuoperaattorin toimenpide.

31. Ylivoimaisesta esteestä ja sen päättymisestä on viipymättä ilmoitettava toiselle osapuolelle.

Ilmoitukset

32. Sopimuksen irtisanominen tai purkaminen samoin kuin muut sopimuksen mukaiset huomautukset ja ilmoitukset on tehtävä todisteellisesti.

Ellei toisin ole sovittu, ilmoitukset katsotaan tehdyiksi ja tulleen vastaanottajan tietoon

  • heti, kun kirjallinen ilmoitus on toimitettu vastaanottajalle henkilökohtaisesti;
  • seuraavana arkipäivänä, kun kirjallinen ilmoitus on toimitettu vastaanottajan postilaatikkoon, postiluukkuun tai postilokeroon;
  • heti, kun sähköpostiviesti on lähetetty sopimuksessa mainittuun tai osapuolen kirjallisesti myöhemmin ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen; tai
  • kirjattuna postilähetyksenä sopimuksessa mainittuun tai osapuolen myöhemmin kirjallisesti ilmoittamaan osoitteeseen, kun lähettämisestä on kulunut seitsemän (7) arkipäivää.

Sähköinen viestintä

33. Osapuolet vastaavat kumpikin osaltaan tietoturvallisuudesta ja huolehtivat viruksentorjuntajärjestelmiensä ja muiden suojausjärjestelmiensä kunnosta ja ajanmukaisuudesta. Osapuolet tietävät ja hyväksyvät, että tästä huolimatta sähköinen viestintä voi häiriytyä. Osapuolet saavat lähettää toisilleen sähköpostitse viestejä ja liitetiedostoja niitä salaamatta, jos muuta ei ole sovittu. Osapuoli ei vastaa siitä, että hänelle sähköisen viestintäjärjestelmän kautta lähetetty viesti tai liiteaineisto on vastaanotettu muuttumattomana tai viivytyksettä.

34. Palvelun tuotantoon yhteiskäytössä käytettyjen tietojärjestelmien käyttö

Palveluntuotannossa käytetyn sovellusohjelmiston käyttöoikeus voi olla
A.   asiakkaan tilitoimistolle antama käyttöoikeus asiakkaan omaan tai sen hankkimaan ohjelmistoon, tai
B.   tilitoimiston asiakkaalle antama rajoitettu etäkäyttöoikeus tilitoimiston käyttöoikeudella hankkimaan tai sen omaan ohjelmistoon.

Tilanteen A ehdot on kuvattu kohdassa 34A. Tilanteen B ehdot on kuvattu kohdassa 34B.

34A. Jos tilitoimisto tuottaa osan tai kaikki sovitut kirjanpito-, laskenta-, tai muut Palvelut käyttäen asiakkaan hankkimaa sovellusohjelmistoa esimerkiksi tietoverkon välityksellä, noudatetaan tähän käyttöön seuraavaa, ellei muuta sovita.

Tilitoimiston käyttöoikeus

Asiakas myöntää/hankkii omalla kustannuksellaan tilitoimistolle alihankkijoineen sujuvan palvelutuotannon edellyttämän maksuttoman käyttöoikeuden käyttämäänsä sovellusohjelmistoon. Tilitoimiston tulee noudattaa asiakkaan ja/tai kolmannen osapuolen, kuten ohjelmiston valmistajan, antamia ohjeita ja käyttöehtoja ja käyttää käyttöoikeuttaan vain sovittuun tarkoitukseen. Tilitoimistolla ei ole oikeutta ilman asiakkaan kirjallista suostumusta luovuttaa käyttöoikeutta edelleen.

Asiakas toimittaa tilitoimistolle tarpeelliset käyttäjätunnukset. Tilitoimiston on säilytettävä saamiaan tunnuksia huolellisesti ja tilitoimiston on huolehdittava siitä, että toimitettuja tunnuksia saa käyttää vain tilitoimiston valtuuttama käyttäjä (tai käyttäjät). Tilitoimiston tulee käyttää asianmukaista virustorjuntaa, palomuuria sekä muita tarvittavia tietoturvaratkaisuja.

Asiakkaan vastuu

Sovellusohjelmisto sijaitsee asiakkaan tai käyttöoikeuden asiakkaalle luovuttaneen ohjelmistotoimittajan nimeämällä työasemalla tai palvelimella. Asiakas vastaa sovellusohjelmiston ylläpidosta sekä siitä, että sovellusohjelmistoon on mahdollista ottaa yhteys tavanomaisin teknisin menetelmin. Asiakas vastaa tietoliikenneyhteyden rakentamisen ja tietojen siirron kustannuksista poislukien tilitoimiston oman internet-yhteyden kustannukset.

Asiakas vastaa omasta ohjelmiston käytöstään ja sen avulla luomansa materiaalin sisällöstä, oikeellisuudesta ja asianmukaisuudesta. Asiakkaan näin tuottama aineisto katsotaan asiakkaan tilitoimistolle palvelun tuottamiseksi luovuttamaksi kirjanpitoaineistoksi.

Immateriaalioikeuden loukkaus

Asiakas vastaa siitä, että tilitoimiston ohjelmiston käyttö ei loukkaa kolmannen osapuolen voimassa olevaa immateriaalioikeutta. Asiakas ei vastaa oikeudenloukkauksesta, joka johtuu siitä, että tilitoimisto ei ole noudattanut asiakkaan antamia asianmukaisia ohjeita.

Menettely immateriaalioikeuden loukkaustilanteissa

Jos kolmas osapuoli katsoo, että tilitoimisto loukkaa hänen immateriaalioikeuttaan ohjelmiston käytöllä, tilitoimiston on ilmoitettava vaatimuksesta kirjallisesti asiakkaalle viipymättä. Jos tilitoimisto valtuuttaa asiakkaan puolestaan vastaamaan kolmannen osapuolen vaatimuksiin ja antaa asiakkaalle asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot ja avun, asiakkaan tulee huolehtia siitä parhaaksi katsomallaan tavalla omalla kustannuksellaan ja vastata tilitoimiston maksettavaksi mahdollisesti tulevista korvauksista.

Jos vaatimus on lainvoimaisesti hyväksytty tai asiakas katsoo vaatimuksen oikeutetuksi, asiakkaalla on oikeus harkintansa mukaan

  • hankkia omalla kustannuksellaan oikeus käytön tai sen osan jatkamiseen,
  • muuttaa käyttöoikeutta niin, ettei kolmannen oikeuksia loukata tai
  • korvata ohjelmisto toisella toiminnallisesti vastaavalla.

Häiriöt ja muutokset sovellusohjelmiston käytettävyydessä

Tilitoimiston Palveluiden tuottaminen edellyttää asianmukaisen ohjelmiston käyttömahdollisuutta. Asiakas vastaa ohjelmiston käytössä ilmenneistä häiriöistä, katkoksista tai tietojen menetyksestä johtuvista ylimääräisistä tilitoimiston työkustannuksista, elleivät nämä johdu tilitoimiston toiminnasta tai tilitoimiston oman internet-yhteyden katkoksista. Asiakas pyrkii ratkaisemaan ongelman niin pian kuin häiriön tai tilanteen laatu kohtuudella edellyttää ja ratkaiseminen on mahdollista.

Tilitoimisto ei vastaa ohjelmiston käyttöoikeuden mahdollisesta keskeytymisestä, päättymisestä tai viivästyksestä asiakkaalle aiheutuvista vahingoista eikä viivästyksistä.

Jos käytön tai käyttöoikeuden keskeytys, olennainen muutos, lakkaaminen tai toimintamallin muutos aiheuttaa muutoksia palveluntuotannon, esimerkiksi kirjanpito- tai palkanlaskentapalvelun, työmääriin ja kustannuksiin, tilitoimistolla on oikeus muuttaa asiakkaalta perittäviä maksuja tätä vastaavasti.

Käyttöoikeuden voimassaolo ja päättyminen

Etäkäyttöoikeus on voimassa enintään vain niin kauan kuin asiakkaalla on käyttöoikeus sovellusohjelmistoon. Etäkäyttöoikeus lakkaa viimeistään silloin, kun toimeksiantosopimus Palveluista päättyy. –(Kohta 34A päättyy tähän.)–

34B. Jos on sovittu siitä, että asiakas tuottaa osan kirjanpito-, laskenta-, tai muusta Palveluja koskevasta aineistosta etäkäyttäen tilitoimiston käyttöoikeudella hankkimaa tai tilitoimiston omaa sovellusohjelmistoa tietoverkon välityksellä, noudatetaan tähän etäkäyttöön seuraavaa, ellei muuta sovita.

Asiakkaan käyttöoikeus

Tilitoimisto myöntää/hankkii eri maksusta asiakkaan käytettäväksi rajoitetun etäkäyttöoikeuden tilitoimiston käyttämään sovellusohjelmistoon. Asiakkaan tulee noudattaa tilitoimiston ja/tai kolmannen osapuolen, kuten ohjelmiston valmistajan, antamia ohjeita ja käyttöehtoja ja käyttää etäkäyttöoikeuttaan vain sovittuun tarkoitukseen. Asiakkaalla ei ole oikeutta ilman tilitoimiston kirjallista suostumusta luovuttaa etäkäyttöoikeutta edelleen, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Tyypillisiä pakottavasta lainsäädännöstä johtuvia luovutustilanteita ovat esimerkiksi luovutus tilintarkastukseen tai lainsäädännön määräämään viranomaistarkastukseen. Asiakas vastaa näistä pakottavan lainsäädännön perusteella luovutetuista etäkäyttöoikeuksista aiheutuvista kustannuksista.

Palveluntarjoaja toimittaa asiakkaalle käyttäjäkohtaiset käyttäjätunnukset. Asiakkaan on säilytettävä saamiaan tunnuksia huolellisesti. Jos muuta ei ole sovittu, tunnuksia saa käyttää vain asiakkaan henkilöstöön kuuluva nimetty käyttäjä (tai käyttäjät). Asiakas vastaa aina asiakkaalle annetuilla tunnuksilla tehdyistä toimenpiteistä.

Sovellusohjelmisto sijaitsee tilitoimiston, tilitoimiston alihankkijan tai käyttöoikeuden tilitoimistolle luovuttaneen ohjelmistotoimittajan palvelimella. Asiakas vastaa oman tietoliikenneyhteyden hankkimisen ja tietojen siirron kustannuksista sekä käyttämiensä ohjelmistojen ja pääte- ja tietokonelaitteiden sopivuudesta, toimivuudesta ja kunnossapidosta suhteessa sovellusohjelmistoon. Asiakkaan tulee käyttää asianmukaista virustorjuntaa, palomuuria sekä muita tarvittavia tietoturvaratkaisuja. Ellei muuta ole erikseen sovittu, tilitoimisto ei vastaa ohjelmiston toimivuudesta asiakkaan käyttöympäristössä eikä ohjelmistoon mahdollisesti tehtävien korjausten, päivitysten tai ylläpitotoimien aiheuttamista muutostarpeista asiakkaan käyttöympäristössä.

Asiakas vastaa omasta ohjelmiston käytöstään ja sen avulla luomansa materiaalin sisällöstä, oikeellisuudesta ja asianmukaisuudesta. Asiakkaan näin tuottama aineisto katsotaan asiakkaan tilitoimistolle luovuttamaksi kirjanpitoaineistoksi.

Immateriaalioikeuden loukkaus

Tilitoimisto vastaa siitä, että etäyhteyskäyttö ei sopimusta solmittaessa loukkaa kolmannen osapuolen Suomessa voimassa olevaa immateriaalioikeutta. Tilitoimisto ei vastaa oikeudenloukkauksesta, joka johtuu siitä, että asiakas ei ole etäkäytössä noudattanut sille annettuja ohjeita tai siitä, että asiakas on käyttänyt ohjelmistosovellusta muita kuin sovittuja tarkoituksia varten.

Menettely immateriaalioikeuden loukkaustilanteissa

Jos kolmas osapuoli katsoo, että asiakas loukkaa hänen immateriaalioikeuttaan etäyhteyskäytöllä, asiakkaan on ilmoitettava vaatimuksesta kirjallisesti tilitoimistolle viipymättä. Jos asiakas valtuuttaa tilitoimiston puolestaan vastaamaan kolmannen osapuolen vaatimuksiin ja antaa tilitoimistolle asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot ja avun, tilitoimisto huolehtii siitä parhaaksi katsomallaan tavalla omalla kustannuksellaan ja vastaa asiakkaan maksettavaksi mahdollisesti tulevista korvauksista. Korvausten maksaminen edellyttää, että vastuu oikeudenloukkauksesta kuuluu näiden sopimusehtojen mukaisesti tilitoimistolle.

Jos vaatimus on lainvoimaisesti hyväksytty tai tilitoimisto katsoo vaatimuksen oikeutetuksi, tilitoimistolla on oikeus harkintansa mukaan

  • hankkia omalla kustannuksellaan oikeus käytön tai sen osan jatkamiseen,
  • muuttaa etäkäyttöoikeutta niin, ettei kolmannen oikeuksia loukata,
  • korvata etäkäyttöoikeus toisella toiminnallisesti vastaavaan ohjelmistoon annettavalla etäkäyttöoikeudella, tai
  • lopettaa etäkäyttöoikeus ilman irtisanomisaikaa.

Oikeudenloukkausta ei katsota tilitoimiston virheeksi tai viivästykseksi. Tilitoimiston vastuu oikeudenloukkauksesta rajoittuu tämän kohdan mukaisiin toimenpiteisiin.

Häiriöt ja muutokset sovellusohjelmiston käytettävyydessä

Tilitoimisto ei takaa sovellusohjelmiston virheetöntä tai jatkuvaa toimintaa, ellei erikseen ole muuta sovittu. Tilitoimisto ei vastaa häiriöistä, katkoksista tai tietojen menetyksestä johtuvista vahingoista. Asiakkaan tulee ilmoittaa tilitoimistolle häiriöistä yksilöidysti ja tilitoimisto pyrkii ratkaisemaan ongelman niin pian kuin häiriön laatu kohtuudella edellyttää ja ratkaiseminen on mahdollista. Korjaus voidaan tehdä esimerkiksi antamalla ohjeet ongelman kiertämiseksi. Jos häiriö johtuu muusta kuin tilitoimiston vastattavasta seikasta, tilitoimistolla on oikeus saada selvitystyöstä eri korvaus.

Etäkäyttöoikeuden voimassaolo ja päättyminen

Etäkäyttöoikeus on voimassa enintään vain niin kauan kuin tilitoimistolla on käyttöoikeus sovellusohjelmistoon. Etäkäyttöoikeus lakkaa viimeistään silloin, kun toimeksiantosopimus Palveluista päättyy.

Muutokset

Jos etäkäytön lakkaaminen tai toimintamallin muutos aiheuttaa muutoksia palveluntuotannon, esimerkiksi kirjanpito- tai palkanlaskentapalvelun työmääriin, tilitoimistolla on oikeus muuttaa asiakkaalta veloitettavia maksuja. –(Kohta 34B päättyy tähän.)–

Rekrytointirajoitus

35. Kumpikaan osapuoli ei saa ilman toisen osapuolen suostumusta ottaa palvelukseensa toisen palveluksessa olevaa henkilöä tai ollutta henkilöä, joka on tehnyt keskeisiä Palvelun tarkoittamia tehtäviä eikä sopia muustakaan järjestelystä tällaisen henkilön työpanoksen hankkimiseksi, ennen kuin on kulunut kuusi (6) kuukautta Palveluista tehdyn sopimuksen päättymisestä.

Ellei muuta ole sovittu, rekrytointirajoitusta rikkoneen osapuolen on maksettava toiselle osapuolelle kyseisen henkilön kuuden kuukauden bruttopalkan suuruinen korvaus.

Rekrytointirajoitus ei ole voimassa, jos työsuhde on päättynyt työnantajasta johtuvasta syystä.

Sopimuksen siirto

36. Sopimuksen siirto on sallittu vain toisen osapuolen kirjallisella suostumuksella. Tilitoimistolla on kuitenkin siirtäessään liiketoimintansa, johon Palvelut kuuluvat, oikeus siirtää sopimus oikeuksineen ja velvoitteineen liiketoiminnan luovutuksensaajalle, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.

Sopimuksen muuttaminen

37. Muut kuin 16.–19. sekä 34A ja 34B kohdissa mainitut muutokset sopimukseen on tehtävä yhteisellä päätöksellä kirjallisesti.

Aiemmat sopimukset

38. Sopimus, joka sisältää nämä sopimusehdot, syrjäyttää kaikki aikaisemmat osapuolten välillä tehdyt sopimuksen tarkoittamia Palveluja koskevat sopimukset sekä suulliset ja kirjalliset ilmoitukset.

Erimielisyyksien ratkaiseminen

39. Tästä sopimuksesta aiheutuvat riitaisuudet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten neuvotteluissa tai sovittelumenettelyssä. Mikäli osapuolet eivät ole saavuttaneet yksimielisyyttä kohtuullisen ajan kuluessa, ratkaistaan riitaisuudet lopullisesti välimiesmenettelyssä Keskuskauppakamarin välimiesmenettelysääntöjen mukaisesti. Riidan ratkaisee yksi välimies. Välimiesmenettelyn kieli on suomi ja paikka on Helsinki.

Tilitoimistolla on kuitenkin oikeus nostaa Palvelusopimukseen perustuvasta maksamattomasta saatavasta kanne vastaajan kotipaikan käräjäoikeudessa.

Muut ehdot

40. Sopimukseen sovelletaan näitä yleisiä ehtoja ja muita sopimuksessa mainittuja asiakirjoja Suomen lain mukaan. Tilitoimiston esitteissä, hinnastoissa ja muussa aineistossa olevat tiedot ovat sopimuksen osa vain, jos tarjouksessa, tilausvahvistuksessa tai sopimuksessa on niin erikseen mainittu.

Soveltamisjärjestys

41. Mikäli sopimusasiakirjat ovat sisällöltään ristiriitaiset, asiakirjoja sovelletaan seuraavassa etusijajärjestyksessä:

  1. Toimeksiantosopimus
  2. Palveluerittely ja muut sopimuksen liitteet numerojärjestyksessä
  3. Nämä yleiset sopimusehdot.

Jos sopimusasiakirjoissa on pakottavan lainsäädännön kanssa ristiriitainen sopimusehto tai lauseke, se väistyy ja kyseinen lain säännös tulee sovellettavaksi.


Relipe Oy, Y-tunnus 1919594-4, Tilitoimiston yleiset sopimusehdot, päivitetty 10.1.2024.


Laitetaan yrityksesi taloushallinto kuntoon