Kirjanpito perustuu tositteisiin eli laskuihin, kuitteihin, tiliotteisiin ja muihin kirjallisiin dokumentteihin. Kaikista yrityksen liiketoimista, maksutapahtumista ja muista rahanarvoisista tapahtumista täytyy olla kirjallinen tosite, joka kertoo riittävän tarkat tiedot liiketoimen sisällöstä, osapuolista, rahamääristä ja arvonlisäveroista.
Monelle uudelle yrittäjälle on yllätys, miten yksityiskohtaisia ja kattavia tositteita kirjanpitoon tarvitaan. Oman yksityistalouden hoitamisessa ei ehkä ole kiinnitetty huomiota laskujen erittelytietoihin. Laskut on vain maksettu ja sitten heitetty pois. Ja tiliotteellahan näkyy, paljonko on maksettu ja mitkä laskut on maksettu. Yksityistalouden hoitamisessa tiliote saattaa tuntua riittävältä dokumentilta. Yritystoiminnan kirjanpitoon ei kuitenkaan riitä pelkkä maksukuitti eikä pelkkä merkintä tiliotteella, vaan tarvitaan yksityiskohtaiset tositteet.
Kirjanpitoa ja verotusta koskevissa ohjeissa on pitkät selostukset tositteille asetetuista vaatimuksista. Lyhyesti voisi sanoa, että kirjanpitoon tarvitaan kaikki mahdolliset tositteet, joissa pitää näkyä kaikki mahdolliset tiedot, ja kaikki tiedot pitää olla tarkemmin kuin tavallinen ihminen tulee ajatelleeksi.
Muutama peukalosääntö tositteista
1. Aina kun teet yrityksessä jotain, niin muista tositteet. Tositteet pitää laatia ja kerätä talteen heti ja sitä mukaa kuin asioita tehdään. Kaikista myynneistä, ostoista, kuluista ja hankinnoista pitää olla kunnollinen kuitti tai lasku. Joskus saat tositteen vastapuolelta, joskus sinun pitää tehdä se itse ja joskus tosite laaditaan yhdessä. Jos teet vuokrasopimuksen, niin sopimus tulee laatia kirjallisesti, sillä vuokrasopimus on tosite. Jos maksat vuokravakuuden, niin vuokranantajalta tulee saada kuitti. Jos ajat taksilla yrityksen asioiden hoitamisen takia, niin ota taksikuitti talteen. Jos käytät omaa autoa yrityksen asioiden hoitamisessa, niin pidä ajopäiväkirjaa.
2. Tarkista saamasi tosite. Usein tositteissa on puutteita, koska tavalliset asiakkaat eivät tarvitse niin tarkkoja kuitteja kuin yritykset. Käsin kirjoitetut tositteet on usein tehty laiskasti, joten niistä puuttuu tärkeitä tietoja. Tarkista, että tositteessa on vähintään seuraavat tiedot: myyjänä olevan yrityksen nimi ja Y-tunnus, tuotteen tai palvelun yksilöinti, maksettava hinta ja ALV-erittely. Mikäli yrityksesi on ALV-velvollinen, on hyvin tärkeää, että kaikissa kuiteissa ja laskuissa on tarkat ALV-tiedot eli mikä on ALV-prosentti ja mikä on ALV:n rahamäärä euroissa. Mikäli ostoksen arvo on yli 400 euroa, täytyy kuitilla/laskulla olla myös ostajana olevan yrityksen nimi ja Y-tunnus. Jos ostetaan muusta EU-maasta, tositteella täytyy näkyä sekä myyjän että ostajan ALV-tunniste eli VAT-numero.
3. Jos et saanut kuittia tai jos se oli puutteellinen, niin pyydä myyjältä kirjanpitokelpoinen tosite. Elinkeinotoiminnan harjoittajilla on velvollisuus antaa kunnollinen tosite.
4. Tositteet täytyy liittää kirjanpidon aineistoon kokonaisena. Jos laskussa on monta sivua, niin koko lasku täytyy toimittaa kirjanpitoon. Jos skannaat paperilla olevan laskun sähköisen muutoon, niin skannatussa dokumentissa pitää näkyä kaikki alkuperäisellä laskulla olleet tiedot. Jos samaan tapahtumaan liittyy useita dokumentteja, niin toimita ne kaikki (tai ainakin kopiot niistä) kirjanpitäjälle.
5. Tositteissa on oleellista tietosisältö. Tosite voi olla paperilla tai sähköisessä muodossa. Jos olet saanut kuitin sähköpostiviestinä, niin sitä ei tarvitse tulostaa paperille, vaan voit toimittaa sen kirjanpitoon sähköisenä. Jos olet saanut kuitin paperilla, niin älä odota, että kuitti haalistuu. Kirjanpitoon ei tarvita paperia vaan tositteen tietosisältö.
6. Pyydä kirjanpitäjältäsi neuvoja ennen kuin teet uudenlaisia liiketoimia. On tärkeää, että tiedät asiaan liittyvät ALV-määräykset tai mahdolliset poikkeussäännöt ennen kuin teet kauppoja. Esimerkiksi: Jos ostat verkkokaupan kautta ulkomailta, niin ALV-säännöt ovat erilaisia kuin ostettaessasi kotimaiselta myyjältä.
7. Toimita tositteet kirjanpitoon ajoissa. Sovi kirjanpitäjäsi kanssa, miten ja millaisella aikataululla tositteet toimitetaan kirjanpitoon. Mikäli itse kirjaat tositteita sähköiseen taloushallintoon (esim. Procountor-ohjelmistolla), niin hoida kirjaukset ajoissa. Mikäli toimitat tositteet kirjanpitäjälle kirjattavaksi, niin toimita tositteet mielellään sitä mukaa kuin niitä kertyy tai vähintään kuukausittain.
Lisää tietoa tositteista
- Tositteista Tilitoimiston blogissa
- Mitä tositteita kirjanpitoon tarvitaan?
- Ostokuitit ja ostolaskut
- Myyntitositteen laatiminen – Mitä tietoja myyntitositteella täytyy olla?
- Toimitusaika ja laskujen jaksotus Procountorissa
- Y-tunnus eli yritys- ja yhteisötunnus
- ALV-tunniste eli VAT-numero
- Arvonlisäveron pikakurssi
- Verkkokaupasta ostaminen yritykselle
- Muilla verkkosivustoilla
Linkit on päivitetty 3.10.2020.
