Liiketoimet tapahtuvat yleensä tapahtumasarjana, jossa on useita eri vaiheita. Niihin myös liittyy useita erilaisia tositteita. Kukin tosite kertoo vain tietyt yksityiskohdat. Niinpä kirjanpitoon tarvitaan useita erilaisia tositteita.
Tosite voi olla kuitti, lasku, kauppakirja, vuokrasopimus, vakuutussopimus, osamaksusopimus, velkakirja, palkkalaskelma, matkalasku, ajopäiväkirja, tiliote tai jokin muu kirjallinen dokumentti. Joskus samalla asiakirjalla saattaa olla paljonkin tietoa ja toisinaan tiedot on esitetty eri asiakirjoilla.
Kirjanpidon kannalta ei ole oleellista, mikä on tositteen otsikko tai ovatko tiedot yhdellä vai monella eri asiakirjalla. Oleellista on se, että kirjanpitoon täytyy liittää kaikki sellaiset tositteet (tai kopiot tositteista), että saadaan riittävän tarkat tiedot liiketoimen sisällöstä, siihen liittyvistä maksuista ja sen eri vaiheista.
Maksukuitti ja tiliote toimivat tositteena siitä, että tietty rahasumma on maksettu. Sen sijaan liiketoimen varsinainen sisältö (mistä on maksettu) tulee todentaa muilla tositteilla. Arvonlisäveron kirjauksia varten tarvitaan aina tosite, jossa on asianmukaiset ALV-erittelyt.
Esimerkkejä tarvittavista tositteista
Toimitilan vuokraaminen yritykselle
Kun yritys vuokraa toimitilan, tulee vuokrasopimus tehdä kirjallisesti, sillä sopimus tarvitaan kirjanpidon tositteeksi. Yleensä vuokranantaja vaatii vuokravakuutta (vuokravakuus eli ns. ”takuuvuokra”). Vuokravakuuden maksamisesta pitää saada kuitti vuokranantajalta. Kuitti voi olla erillinen tosite tai vuokranantaja voi kirjoittaa kuittauksen myös vuokrasopimukseen.
Kun vuokria maksetaan yrityksen pankkitililtä, niin tiliotteella olevat merkinnät vuokranmaksuista ovat tositteena siitä, että vuokranmaksuja on suoritettu. Tiliote tai maksukuitit eivät kuitenkaan riitä yksinään, vaan kirjanpidon tositearkistossa pitää olla myös kopio vuokrasopimuksesta, sillä vuokrasopimus on tosite siitä, mitä maksu koskee.
Kun vuokranantaja ilmoittaa vuokrankorotuksesta, niin ilmoitus tulee saada kirjallisesti. Vuokranantajan ilmoitus vuokrankorotuksesta tulee myös liittää kirjanpidon tositteisiin.
Osamaksulla ostaminen
Osamaksukaupassa on päällekkäin kaksi eri tapahtumaa:
1) Sovitaan tietyn tavaran kaupasta tietyllä hinnalla.
2) Tehdään luottosopimus eli sovitaan velkasuhteesta.
Tavaran kaupasta (eli ostosta ja myynnistä) on oma tositteensa. Tosite voi olla kauppakirja ostamastasi autosta tai tosite voi olla myymälän antama kuitti ostamastasi matkapuhelimesta. Tätä kuittia tai laskua tarvitaan kirjanpitoon todentamaan se, mitä on ostettu ja millä hinnalla ja kuinka paljon hintaan sisältyi arvonlisäveroa.
Velkasuhteesta on oma erillinen tosite, jonka nimi voi olla esimerkiksi luottokauppasopimus. Siinä on kerrottu velan määrä, luottokulut ja maksuaikataulu. Myös tämä tosite tarvitaan kirjanpitoon, sillä siitä saadaan tiedot rahoituskuluista ja suoritettavista maksueristä.
Mikäli osamaksulla ostettu tavara tulee yrityksen käyttöön, niin maksuerät tulisi maksaa yrityksen pankkitililtä. Tiliotteella olevat maksumerkinnät ovat tositteena luoton (eli velan) lyhentämisestä.
Kortilla maksaminen
Kun ostoksista maksetaan debit- tai kredit-kortilla, niin joskus myyjä on antanut asiakkaalle vain maksukorttilaitteen tulostaman kuitin. Usein tällainen kuitti sisältää tiedon vain maksetusta rahamäärästä ja liikkeen nimen. Tällainen maksukuitti ei ole riittävä tosite kirjanpitoa varten. Silloin täytyy erikseen pyytää myyjältä kirjanpitokelpoista kuittia, jossa näkyy tiedot siitä, mitä on ostettu, millä hinnalla ja mikä oli ostokseen sisältyvä arvonlisävero. Myös myyjäliikkeen nimi ja Y-tunnus tulee näkyä kuitilla. Nykyään yrityksillä onkin lakisääteinen velvollisuus tarjota asiakkaille kuittia, mutta silti kannattaa aina tarkistaa, että saadussa kuitissa on riittävän tarkat tiedot.
Kun maksukorttia käytetään verkkomaksamiseen (ostettaessa verkkokaupasta), niin silloinkin täytyy muistaa, että tiliotteella oleva maksumerkintä on tosite vain siitä, että rahaa on lähtenyt. Lisäksi pitää saada myyjältä (eli verkkokaupalta) lasku tai muu tosite, josta näkyy tarkat tiedot, mitä on ostettu, millä hinnalla ja mikä oli arvonlisävero. Tositteella tulee tietenkin näkyä myyjänä olevan yrityksen nimi ja Y-tunnus. Lisäksi tositteella tulee olla asiakkaana olevan yrityksen tiedot.
Työmatkakulut
Kun yrittäjä tai yrityksen työntekijä joutuu matkustamaan yrityksen asioiden hoitamiseksi, niin tällaiset matkakulut ovat yritykselle vähennyskelpoisia liikekuluja. Lisäksi yritys voi korvata matkakulut työntekijälle, jos työntekijä on maksanut kuluja omilla rahoillaan.
Matkakulujen todentamiseksi pitää tietenkin kerätä talteen kaikki mahdolliset kuitit ja laskut, joita voivat olla esimerkiksi taksikuitit, junaliput tai hotellilaskut. Lisäksi työntekijän (tai yrittäjän) tulee laatia matkalasku, jolla annetaan tiedot työmatkasta: matkan lähtö- ja paluuajat, matkareitti ja matkan tarkoitus.
Matkalasku on siis tosite, jonka avulla todennetaan, että kyseiset matkakulut eivät olleet yksityiskulua, vaan että kyseessä oli yrityksen liiketoimintaan liittyvät kulut.
Lisää tietoa tositteista
- Tositteista Tilitoimiston blogissa
- Kirjanpitoon tarvitaan kunnolliset tositteet – Muutama peukalosääntö tositteista
- Ostokuitit ja ostolaskut
- Verkkokaupasta ostaminen yritykselle
- Myyntitositteen laatiminen – Mitä tietoja myyntitositteella täytyy olla?
- Toimitusaika ja laskujen jaksotus Procountorissa
- Myyntiin liittyvät hyvitykset, alennukset, ennakkomaksut ja hyvityslaskut
- Työmatkakulut, verovapaat päivärahat, km-korvaukset ja muut matkakulukorvaukset
- Taloushallinnon paperilomakkeita
- Tietoa muilla verkkosivustoilla
Linkkejä on päivitetty 3.10.2020.
