Osakeyhtiöiden, osuuskuntien ja muiden kaupparekisteriin merkittyjen yritysten velvollisuutena on huolehtia siitä, että Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämään kaupparekisteriin on ilmoitettu ajantasaiset tiedot yrityksestä. Kaupparekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat mm. yrityksen toimitusjohtaja, hallituksen jäsenet ja varajäsenet, tilitarkastajat, yrityksen osoite, osakepääoma ja yhtiöjärjestys. Heinäkuusta 2019 alkaen kaupparekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat myös yrityksen ”edunsaajat”. Muuttuneista tiedoista on tehtävä muutosilmoitus kaupparekisteriin viivytyksettä. Muutosilmoitukset tehdään ja allekirjoitetaan sähköisesti YTJ-verkkopalvelussa. Muutosilmoituksen allekirjoittaa yrityksen nimenkirjoitukseen oikeutettu henkilö.
Osakasluettelosta huolehtii osakeyhtiö itse
Tähän asti Patentti- ja rekisterihallituksen eli PRH:n pitämään kaupparekisteriin on ilmoitettu osakeyhtiön omistajien tietoja ainoastaan oy:n perustamisilmoituksen yhteydessä, sillä oy:n perustamisilmoituksella tulee ilmoittaa yhtiön perustajat, jotka merkitsevät itselleen osakeyhtiön osakkeita. Tämän jälkeen osakkeiden omistus voi siirtyä uusille omistajille ja omistajia voi tulla lisää. Osakeyhtiön perustamisilmoituksen jälkeen tapahtuvia oy:n osakkeiden omistusten muutoksia ei ilmoiteta eikä merkitä PRH:n kaupparekisteriin.
Osakeyhtiön omistajat ja omistajanvaihdokset merkitään osakasluetteloon, jonka pitämisestä vastaa kyseinen osakeyhtiö itse. Mikäli osakeyhtiö on liittynyt arvo-osuusjärjestelmään, niin silloin osakasluetteloa pidetään arvo-osuusjärjestelmässä. Muussa tapauksessa osakasluetteloa pidetään kyseisen osakeyhtiön pääkonttorissa ja osakasluettelon pitämisestä on vastuussa oy:n hallitus.
1.7.2019 alkaen PRH:lle ilmoitettava myös yhtiön edunsaajat
Viime vuosina on tehty useita lakimuutoksia, joilla pyritään estämään rahanpesua. Yksi näistä muutoksista koskee kaikkia osakeyhtiöitä ja osuuskuntia sekä osaa kommandiittiyhtiöistä ja avoimista yhtiöistä. Kyseessä on 1.7.2019 voimaantullut velvollisuus ilmoittaa yhtiön edunsaajat PRH:n kaupparekisteriin.
Laissa tarkoitettuja edunsaajia ovat henkilöt, jotka omistavat yli 25 % osakeyhtiön osakkeista tai joilla muuten on yli 25 %:n äänivalta yrityksessä. Äänivaltaa laskettaessa on otettava huomioon myös välillinen omistus sekä mahdolliset osakassopimukset. Lue tarkemmat tiedot PRH:n sivuilta: Kuka on edunsaaja?
Esimerkkejä edunsaajista
- Tiina omistaa 26 % A-yhtiön osakkeista ja A-yhtiö omistaa 100 % B-yhtiön osakkeista. Tiina on edunsaaja A-yhtiössä.
- Liisa omistaa 51 % C-yhtiön osakkeista ja C-yhtiö omistaa 26 % D-yhtiön osakkeista. Liisa on edunsaaja C-yhtiössä ja D-yhtiössä.
- E-OY:ssä on useita omistajia eikä kenenkään omistusosuus tai äänivalta ylitä 25 prosenttia. E-OY:n täytyy kuitenkin tehdä edunsaajailmoitus. E-OY ilmoittaa, että edunsaajia ei ole. Tässä tapauksessa PRH merkitsee kaupparekisteriin edunsaajiksi E-OY:n toimitusjohtajan ja hallituksen jäsenet.
- Katso lisää esimerkkejä PRH:n sivuilta.
Edunsaajailmoitus tehtävä 1.7.2020 mennessä
Kaikkien osakeyhtiöiden ja osuuskuntien täytyy tehdä edunsaajailmoitus PRH:n kaupparekisteriin viimeistään 1.7.2020 mennessä. Edunsaajailmoituksia on voinut tehdä 1.7.2019 alkaen. Kyseessä on uudenlainen velvollisuus, joten on hyvä, että siirtymävaiheeseen on varattu aikaa vuoden verran.
Avoimien yhtiöiden ja kommandiittiyhtiöiden täytyy tehdä edunsaajailmoitus vain siinä tapauksessa, että edunsaajina on muita kuin kyseisen yhtiön omia yhtiömiehiä. Toiminimi-yrittäjien ei tarvitse tehdä edunsaajailmoitusta, sillä yksityinen elinkeinonharjoittaja eli toiminimi-yrittäjä on oman yrityksensä ainoa edunsaaja ja hän on jo valmiiksi rekisterissä.
Yhtiöillä on velvollisuus tunnistaa ja tuntea omat edunsaajansa. Kun yhtiön edunsaajisssa tapahtuu muutoksia, niin yhtiön täytyy tehdä muutosilmoitus.
Kuka tekee ilmoituksen?
Edunsaajailmoituksesta ja muista kaupparekisteriin tehtävistä ilmoituksista ovat vastuussa:
- osakeyhtiön hallitus ja toimitusjohtaja
- osuuskunnan hallitus ja mahdollinen toimitusjohtaja
- avoimen yhtiön yhtiömiehet
- kommandiittiyhtiön vastuunalainen yhtiömies (tai vastuunalaiset yhtiömiehet).
Tilitoimisto ei voi tehdä asiakkaana olevan yrityksen puolesta edunsaajailmoitusta eikä muitakaan kaupparekisteri-ilmoituksia. Näiden ilmoitusten allekirjoittajaksi tarvitaan henkilö, jolla on kaupparekisteriin merkitty valtuus edustaa yritystä. Useimmiten allekirjoittaja on yhtiön toimitusjohtaja tai hallituksen puheenjohtaja, mutta se voi olla myös yrityksen valtuuttama asiamies. Yritys voi ilmoittaa kaupparekisteriin, että yrityksen kirjanpitäjällä (tai muulla valtuutetulla henkilöllä) on valtuus tehdä kaupparekisteriin ilmoituksia yrityksen puolesta. Tällainen valtuutus tulee antaa nimenomaan tietylle henkilölle (esim. kirjanpitäjä) eikä sitä voi antaa toiselle yritykselle (esim. tilitoimistolle). Valtuutusta koskevan ilmoituksen voi tehdä vain sellainen henkilö, jolla on sillä hetkellä kaupparekisteriin merkitty valtuus toimia yrityksen puolesta. Ennen valtuutuksen tekemistä täytyy saada kyseisen henkilön lupa siihen, että hänet saa merkitä kaupparekisteriin yrityksen valtuuttamaksi henkilöksi.
Edunsaajailmoitus on siis erilainen tilanne kuin veroilmoitukset, joita tilitoimisto voi hoitaa asiakasyrityksen puolesta. Tilitoimistolle annetut suomi.fi-valtuudet tai katso-valtuutukset eivät ole käytettävissä kaupparekisteriin tehtävissä ilmoituksissa eikä muissakaan YTJ-ilmoituksissa. Tilitoimisto voi tietenkin avustaa yrityksen edunsaajien selvittämisessä ja neuvoa kaupparekisteri-ilmoituksen tekemisessä, mutta varsinainen ilmoituksen tekeminen ja allekirjoittaminen kuuluu kyseisen yrityksen viralliselle allekirjoittajalle.
Tee ilmoitus YTJ-verkkopalvelussa
Edunsaajailmoitus PRH:n kaupparekisteriin tehdään ja allekirjoitetaan sähköisesti YTJ.fi-verkkopalvelussa, jossa tehdään kaikki muutkin yrityksen rekisteröintejä koskevat muutosilmoitukset.
Kirjaudu YTJ-palveluun omalla henkilökohtaisella sähköisellä tunnistautumisvälineelläsi: verkkopankkitunnuksella, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Kun olet kirjautuneena sisällä YTJ-palvelussa, niin näet ensimmäisellä näkymällä asiat, joita voit hoitaa YTJ-palvelussa. Näkymällä on esillä myös aikaisemmin tekemäsi ilmoitukset.
YTJ-palvelussa tietojen syöttäminen, hyväksyminen, allekirjoittaminen ja lähettäminen tapahtuvat monessa eri vaiheessa ja monen eri klikkauksen kautta. Niinpä ota rauhallisesti ja lue YTJ-palvelussa olevat ohjeet.
Ilmoituksen hyväksymisvaiheessa voi tulla esiin valinta, jossa kysytään, voiko yrityksen tietoja muuttaa paperilomakkeella vai ainoastaan sähköisessä palvelussa. Mikäli olet jo aikaisemmin ilmoittanut valinnan, niin tätä ei ehkä kysytä uudestaan. Tähän kysymykseen kannattaa vastata, että yrityksen tietoja voi muuttaa vain sähköisesti tunnistautumalla. Syynä on se, että paperilomakkeita on käytetty yritysten kaapaamiseen, sillä paperilomakkeelle voi kuka tahansa väärentää allekirjoitukset.
YTJ-palvelussa tekemäsi ilmoitus on kokonaan valmis vasta sitten, kun tulet näkymälle, jossa lukee ”Kiitos ilmoituksesta! Tiedot on lähetetty viranomaiskäsittelyyn.” Tällä näkymällä löytyy tekemäsi ilmoitus myös pdf-versioina. Tallenna nämä pdf-muotoiset ilmoitukset talteen ja toimita ne tilitoimistoon. Kaikki yrityksen puolesta tehdyt ilmoitukset on hyvä tallentaa yrityksen omaan tositearkistoon.
YTJ-palvelussa asioinnin lopuksi muista klikata: Kirjaudu ulos.
Ohjeita edunsaajailmoituksen tekemiseen
- Suomen Yrittäjät / Uutiset
- Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) / Kaupparekisteri
- Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ
- Tietoa YTJ-sivustosta
- Vinkkejä yrityksille sähköiseen ilmoittamiseen YTJ-palvelussa
- Ilmoituksen allekirjoittaminen sähköisesti YTJ-palvelussa
- Omat ilmoitukset ja valtuutukset sähköisesti YTJ-palvelussaarekisteriin
- YTJ-ilmoittaminen: perustamis-, muutos- ja lopettamisilmoitukset
- Muutosilmoitus
- Tee edunsaajailmoitus kaupparekisteriin
Tässä artikkelissa olevia linkkejä on päivitetty viimeksi 20.11.2021.
