Pitääkö yrityksellä olla pankkitili?

Missään laissa ei suoraan sanota, että yrityksellä olisi aina pakko olla oma pankkitili. Kuitenkin käytännössä yritys lähes aina tarvitsee oman pankkitilin. Melkein aina yrityksen pankkitili on yrityspankkitili, joka on ominaisuuksiltaan erilainen kuin yksityishenkilön pankkitili.

Toiminimen pankkitili

Kun yksityishenkilö harjoittaa yritystoimintaa toiminimellä tai omalla nimellään, niin tämän yritysmuodon viralliset nimitykset ovat ammatinharjoittaja, liikkeenharjoittaja ja yksityinen elinkeinonharjoittaja. Usein käytetään nimitystä toiminimi-yritys.

Yksityinen elinkeinonharjoittaja eli toiminimi-yrittäjä on henkilökohtaisesti vastuussa kaikista yritystoimintansa veloista ja vastuista. Toisaalta myös kaikki tmi-yrityksen varat ovat kyseisen tmi-yrittäjän omia varoja. Verotuksen ja muiden laillisten velvollisuuksien kannalta katsottuna tmi-yrittäjä on sama kuin tmi-yritys.

Laillisuuden näkökulmasta katsottuna tmi-yrittäjä voi aivan hyvin käyttää yrityksensä raha-asioiden hoitamiseen omaa henkilökohtaista pankkitiliään. Käytännössä pitää kuitenkin ottaa huomioon pankin palveluehdot sekä kirjanpidon vaatimukset.

Joidenkin pankkien sopimusehdoissa saattaa lukea, että yksityishenkilön pankkitiliä ei saa käyttää yritystoimintaan. Mikäli pankin ehdoissa on tällainen lauseke, niin kyseinen pankki vaatii, että yritystoiminnan raha-asioita varten tulee avata erillinen yritystili eli yrityspankkitili.

Jotkut pankit saattavat sallia sen, että yksityishenkilön pankkitiliä voisi käyttää pienimuotoiseen yritystoimintaan silloin, kun yritysmuotona on yksityinen elinkeinonharjoittaja eli tmi-yritys. Tässäkin tapauksessa yrittäjän kannattaa avata erillinen pankkitili yrityksensä raha-asioita varten.

Yrityksen maksuliikenne ja henkilökohtaiset raha-asiat kannattaa hoitaa eri pankkitileillä, vaikka molemmat tilit olisivatkin tavallisia yksityishenkilön pankkitilejä. Erilliset pankkitilit helpottavat ja nopeuttavat kirjanpidon laatimista.

Yksityisellä elinkeinonharjoittajalla (tmi-yrittäjällä) ei ole lakisääteistä velvollisuutta rekisteröidä yritystään Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) kaupparekisteriin. Yksityisen elinkeinonharjoittajan tarvitsee ilmoittautua vain Verohallinnon rekistereihin, jolloin hän saa Y-tunnuksen Verohallinnosta. Kaupparekisteri on siis periaatteessa vapaaehtoinen tmi-yrittäjille. Käytännössä tmi-yrittäjän täytyy kuitenkin rekisteröidä toiminimensä PRH:n kaupparekisteriin, mikäli hän haluaa avata yritykselleen yrityspankkitilin. Syynä on se, että pankit yleensä haluavat tunnistaa yritysasiakkaansa kaupparekisterin tietojen avulla.

Osakeyhtiön pankkitili

Osakeyhtiö on erillinen oikeushenkilö, jolla on omat varat ja velat. Yhtiön varat on pidettävä erillään yhtiön omistajien varoista. Omistaja-yrittäjä ei saa sotkea omia ja osakeyhtiönsä varoja keskenään.

Vaatimus varojen erillään pitämisestä ilmenee sekä kirjanpitolaista että osakeyhtiölaista. Teoriassa tämä erillään pitäminen voisi olla mahdollista toteuttaa ilman osakeyhtiön omaa yrityspankkitiliä. Käytännössä sellainen olisi kuitenkin hyvin hankalaa, sillä nykyään melkein kaikki rahaliikenne tapahtuu pankkitilien avulla.

Toimivan osakeyhtiön rahaliikenne ja varojen hoitaminen edellyttää käytännössä sitä, että osakeyhtiöllä on oma pankkitili, joka on avattu osakeyhtiön omalla nimellä ja joka on ainoastaan kyseisen osakeyhtiön omien raha-asioiden hoitamiseen.

Osuuskunnan, yhdistyksen tai muun yhteisön pankkitili

Osuuskunta, yhdistys, säätiö ja asunto-osakeyhtiö ovat myös erillisiä oikeushenkilöitä samalla tavalla kuin osakeyhtiö. Myös niiden kohdalla tulee huolehtia siitä, että kyseisen yhteisön varat pidetään erillään omistajien, jäsenten tai muiden toimijoiden varoista. Niinpä nämäkin yhteisömuotoiset organisaatiot tarvitsevat kukin oman pankkitilin, joka on avattu kyseisen yhteisön omissa nimissä.

Avoimen yhtiön tai kommandiittiyhtiön pankkitili

Avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö ovat juridisesti erillisiä oikeushenkilöitä. Yrityksen velkojen ja vastuiden kannalta avoin yhtiön ja kommandiittiyhtiö kuitenkin muistuttavat toiminimi-yritystä, sillä avoimen yhtiön yhtiömiehet ja kommandiittiyhtiön vastuunalaiset yhtiömiehet vastaavat yhtiön veloista ja veroista omalla varallisuudellaan.

Periaatteessa on mahdollista, että avoimen yhtiön tai kommandiittiyhtiön raha-asioita voisi hoitaa vastuunalaisen yhtiömiehen omalla pankkitilillä, samaan tapaan kuin se on mahdollista tmi-yrityksessä.

Käytännössä kirjanpidon asianmukainen hoitaminen onnistuu kuitenkin paljon helpommin siten, että yhtiöllä on oma yrityspankkitili, jonka avulla hoidetaan yhtiön rahaliikenne.

Pankkitili kirjanpidossa

Kirjanpitoon tarvitaan tiedot yrityksen maksuliikenteestä (eli saapuvista ja lähtevistä maksuista) sekä yrityksen varallisuudesta (kuten pankkitilin saldosta). Kirjanpitoon tehtävien kirjausten perusteeksi tarvitaan tositteet. Pankkitapahtumien osalta tositteena toimii pankkitilin tiliote. Tiliotteet tulee toimittaa kirjanpitoon säännöllisesti ja ajoissa samalla tavalla kuin laskut, kuitit ja muut kirjanpidon tositteet.

Vaikka tmi-yrittäjä saa periaatteessa hoitaa yritysmaksuja ja yksityismaksuja samalla pankkitilillä, niin käytännössä se ei kuitenkaan ole järkevää. Mikäli tiliotteella on sekä yrityksen omia maksuja että yrittäjän henkilökohtaisia maksuja, niin tämä vaikeuttaa ja hidastaa kirjanpidon laatimista huomattavasti.

Sähköinen taloushallinto ja yrityspankkitili

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa järjestelmää, jossa yrityksen kaikki talousasiat (laskut, maksut, kirjanpito jne.) hoidetaan keskitetysti yhdessä ja samassa järjestelmässä. Tilitoimisto Relipe käyttää sähköisen taloushallinnon toteuttamiseen Procountor Taloushallintoa.

Sähköisestä taloushallinnosta saadaan paras hyöty, kun yrityksen pankkitili liitetään sähköisen taloushallinnon järjestelmään ns. web services -kanavan avulla. Pankkiyhteyden avaaminen edellyttää, että kyseessä on suomalaisessa pankissa avattu yrityspankkitili.

Procountor Taloushallinto -järjestelmän ja yrityksen pankkitilin välille avattu pankkiyhteys helpottaa asioiden hoitamista mm. seuraavilla tavoilla:

• Tiliotteet ja viitemaksutiedot tulevat automaattisesti kirjanpitoon.
• Pankkiyhteyden avulla myyntireskontran ja ostoreskontran tiedot päivittyvät automaattisesti.
• Laskujen käsittely ja maksaminen voidaan hoitaa helposti samassa paikassa eli Procountor-järjestelmässä.
• Procountor-järjestelmän raporteilta voi helposti seurata lähtevien ja saapuvien maksujen ajantasaista tilannetta.

Mikäli tmi-yrittäjä käyttää yrityksensä raha-asioiden hoitamiseen tavallista yksityishenkilön pankkitiliä, niin silloin automaattisen pankkiyhteyden avaaminen ei onnistu. Tässä tapauksessa yrittäjän täytyy toimittaa pankkitilin tiliotteet kirjanpitoon erikseen manuaalisesti. Kun tiliotteet eivät tule automaattisen pankkiyhteyden kautta, niin tiedot täytyy myös kirjata kirjanpitoon manuaalisesti.

Mikäli yritykselläsi ei vielä ole Procountor Taloushallintoa, niin saat Procountorin avauksen yrityksellesi meiltä Tilitoimisto Relipestä. Me autamme alkuun sähköisen taloushallinnon käyttämisessä sekä neuvomme yrityspankkitilin ja pankkiyhteyden avaamisessa.

Mikäli yrityksesi ei tarvitse mahdollisuutta käteisen rahan (seteleiden ja kolikoiden) tallettamiseen pankkitilille, niin paras ja edullisin pankkitili Procountoria käyttävälle yrityksellesi on Alisa Pankkiin avattava Procountor-tili.

Pankkitilin avaaminen yritykselle

Yrityspankkitilin avaaminen ei aina onnistu ihan niin helposti kuin tavallisen yksityistilin avaaminen.

Yksityishenkilötkin joutuvat nykyään vastaamaan monenlaisiin pankin esittämiin kysymyksiin. Mistä varat ovat peräisin? Onko ulkomaan maksuja ja kuinka paljon? Kuinka paljon maksuja saapuu ja lähtee? Pankit joutuvat kysymään näitä asioita, koska pankeilla on rahanpesulain perusteella velvollisuus tuntea asiakkaansa ja tunnistaa epäilyttävät maksutapahtumat.

Kun pankkitiliä avataan yrityksen käyttöön, niin pankit joutuvat olemaan erityisen tarkkoja rahanpesulain vaatimusten noudattamisessa. Kun yksityishenkilön pankkitilille tulee palkkarahoja, niin palkanmaksu riittää selitykseksi rahojen alkuperästä. Sen sijaan pankkitiliä avaava yritys joutuu tarkemmin selittämään omaa liiketoimintaansa ja rahojen alkuperää. Pankin täytyy saada tietää, mistä ja millaisesta liiketoiminnasta pankkitilille tulevat varat ovat peräisin ja minne maksuja lähtee.

Pankeilla on lakisääteinen velvollisuus tarjota peruspankkipalveluita yksityishenkilöille. Sen sijaan yritysasiakkaiden kohdalla pankeilla on täysi vapaus valita asiakkaansa. Niinpä pankit arvioivat yritysasiakkuuksia rahanpesun valvonnan lisäksi myös oman pankkitoimintansa kannalta. Mikäli yrityksen toiminta vaikuttaa epäilyttävältä tai pankin asiakasprofiiliin sopimattomalta, niin pankki saattaa kieltäytyä avaamasta pankkitiliä kyseiselle yritykselle.

Monet aloittavat yrittäjät ovatkin joutuneet käymään monessa eri pankissa, ennen kuin yritykselle on saatu avattua yrityspankkitili. Valitettavan monelle yrittäjälle on käynyt niinkin, että yrityspankkitilin avaaminen ei ole onnistunut missään suomalaisessa pankissa.

Mikäli yrityspankkitiliä ei saada avattua mihinkään suomalaiseen pankkiin, niin yritystoimintaa voidaan kuitenkin harjoittaa avaamalla tili johonkin ulkomaiseen pankkiin tai muuhun maksujärjestelmään kuin varsinaiseen pankkiin. Usein nämä ovat kuitenkin epätyydyttäviä ratkaisuja. Yrityksen taloushallinnon hoitaminen onnistuu parhaiten, kun yrityksellä on sähköinen taloushallinto ja siihen liitetty yrityspankkitili.

Pankkitilin avaamiseen liittyvistä asioista ja pankkitilin vaihtoehdoista kannattaa keskustella asiantuntevan kirjanpitäjän kanssa.