Kun yritys ensimmäisen kerran rekisteröidään Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään kaupparekisteriin ja/tai Verohallinnon rekisteriin, niin yritykselle annetaan oma yksilöllinen tunnus. Kyseessä on Y-tunnus eli yritys- ja yhteisötunnus. Y-tunnuksen avulla voidaan identifioida ja varmistaa, mistä yrityksestä on kyse.
Mikäli yritysmuotona on yksityinen elinkeinonharjoittaja (eli ns. toiminimi), niin yritys ja yrittäjä ovat oikeudellisesti katsottuna yksi ja sama henkilö. Niinpä yksityisen elinkeinonharjoittajan (eli toiminimi-yrittäjän) saama Y-tunnus on sekä yrityskohtainen että henkilökohtainen. Jos kyseinen elinkeinonharjoittaja lopettaa yritystoiminnan ja jatkaa toimintaa myöhemmin samassa yritysmuodossa, niin yrityksen nimi (toiminimi) saattaa olla vaihtunut. Silti Y-tunnus pysyy samana kuin aikaisemmin, koska kyseessä on sama henkilö (sama elinkeinonharjoittaja) kuin aikaisemminkin.
Mikäli käytetään jotain muuta yritysmuotoa (esim. osakeyhtiö, osuuskunta tai kommandiittiyhtiö), niin silloin Y-tunnus tarkoittaa vain ja nimenomaan juuri kyseistä yritystä.
Y-tunnus annetaan nykyään myös yhdistyksille, säätiöille, asunto-osakeyhtiöille ja muille rekisteröitäville yhteisöille ja organisaatioille. Ne saavat Y-tunnuksen riippumatta siitä, harjoittaako kyseinen yhteisö elinkeinotoimintaa.
Yrityksen (ja muun organisaation) Y-tunnus täytyy merkitä kaikkiin asiakirjoihin, joissa tarvitaan kyseisen yrityksen/organisaation tietoja. Pelkkä yrityksen nimi ei riitä, sillä yritysten nimet ovat usein samankaltaisia ja voivat mennä sekaisin. Niinpä laskuilla ja kuiteilla pitää näkyä sekä yrityksen nimi että Y-tunnus. Yrityksen virallinen täydellinen nimi ja Y-tunnus pitää mainita myös sopimuksissa ja muissa asiakirjoissa.
Y-tunnuksen avulla voit helposti tarkistaa, onko kyseinen yritys rekisteröity ALV-velvolliseksi, onko se ennakkoperintärekisterissä ja onko se työnantajarekisterissä.
Yritysten tietoja voit etsiä YTJ:stä eli Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (www.ytj.fi), joka on Verohallinnon sekä Patentti- ja rekisterihallituksen yhdessä hallinnoima tietojärjestelmä.
YTJ:n yrityshaussa voit etsiä yrityksen tietoja Y-tunnuksella tai yrityksen nimellä. Y-tunnus on usein nopeampi ja varmempi tapa löytää oikean yrityksen tiedot, sillä monilla yrityksillä on samankaltaisia nimiä ja jotkut yritykset kirjoittavat oman nimensä eri tavalla kuin rekisteriin on merkitty.
Y-tunnuksen merkitseminen laskuille on tärkeää mm. arvonlisäverotuksen vuoksi. Ostaja ei voi vähentää laskuun sisältyvää arvonlisäveroa, mikäli myyjä ei ole merkinnyt laskulle omaa Y-tunnustaan. Myös ostajan nimi ja Y-tunnus tulisi olla laskulla (paitsi eräissä poikkeustapauksissa).
Kun kauppaa käydään eri EU-maiden välillä, niin silloin käytetään ALV-tunnistetta eli VAT-numeroa. Suomalaisen yrityksen ALV-tunniste muodostetaan Y-tunnuksesta siten, että numerosarjan alkuun lisätään maatunnus FI ja Y-tunnuksessa oleva tavuviiva poistetaan.
Y-tunnus tuli Suomessa käyttöön vuonna 2001. Siihen asti yrityksillä oli kaksi erilaista tunnistetta: verohallinnon antama LY-tunnus ja PRH:n antama kaupparekisterinumero. Vuonna 2001 ne poistettiin käytöstä ja niiden tilalle tuli Y-tunnus, jota käytetään sekä Verohallinnossa että Patentti- ja rekisterihallituksessa (PRH).
Vuodesta 2019 alkaen Y-tunnus on annettu myös niille yhdistyksille, jotka eivät harjoita elinkeinotoimintaa. Sitä ennen PRH:n yhdistysrekisteri antoi yhdistyksille erillisen rekisterinumeron. Vuodesta 2019 alkaen myös yhdistysrekisterinumero on korvattu Y-tunnuksella.
Lisää tietoa Y-tunnuksesta
- Tilitoimiston blogissa
- Muilla verkkosivustoilla
Tämä artikkeli on julkaistu alun perin 19.05.2015. Artikkelin tietoja ja linkkejä on päivitetty 13.06.2022.
