Kun yritys ensimmäisen kerran rekisteröidään Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään kaupparekisteriin ja/tai Verohallinnon rekisteriin, niin yritykselle annetaan oma yksilöllinen tunnus. Kyseessä on Y-tunnus eli yritys- ja yhteisötunnus. Y-tunnus annetaan annetaan yritysten lisäksi myös muille yhteisöille, jotka harjoittavat elinkeinotoimintaa. Yritysten kohdalla Y-tunnus on siis samankaltainen yksilöllinen tunniste kuin ihmisillä oleva henkilötunnus.

Yrityksen tulee merkitä oma Y-tunnuksensa kaikkiin virallisiin asiakirjoihin. Y-tunnus täytyy näkyä laskuilla, kuiteilla, sopimuslomakkeilla jne.

Y-tunnuksen avulla voit helposti tarkistaa, onko kyseinen yritys rekisteröity ALV-velvolliseksi, onko se ennakkoperintärekisterissä ja onko se työnantajarekisterissä.

Yritysten tietoja voit etsiä YTJ:stä eli Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (www.ytj.fi), joka on Verohallinnon sekä Patentti- ja rekisterihallituksen yhdessä hallinnoima tietojärjestelmä.

YTJ:n yrityshaussa voit etsiä yrityksen tietoja Y-tunnuksella tai yrityksen nimellä. Y-tunnus on usein nopeampi ja varmempi tapa löytää oikean yrityksen tiedot, sillä monilla yrityksillä on samankaltaisia nimiä ja usein yritykset kirjoittavat oman nimensä eri tavalla kuin rekisteriin on merkitty.

Y-tunnuksen merkitseminen laskuille on tärkeää mm. arvonlisäverotuksen vuoksi. Ostaja ei voi vähentää laskuun sisältyvää arvonlisäveroa, mikäli myyjä ei ole merkinnyt laskulle omaa Y-tunnustaan. Myös ostajan nimi ja Y-tunnus tulisi olla laskulla (paitsi eräissä poikkeustapauksissa).

Kun kauppaa käydään eri EU-maiden välillä, niin silloin käytetään ALV-tunnistetta eli VAT-numeroa. Suomalaisen yrityksen ALV-tunniste muodostetaan Y-tunnuksesta siten, että numerosarjan alkuun lisätään maatunnus FI ja Y-tunnuksessa oleva tavuviiva poistetaan.

Y-tunnus tuli Suomessa käyttöön vuonna 2001. Siihen asti yrityksillä oli kaksi erilaista tunnistetta: verohallinnon antama LY-tunnus ja PRH:n antama kaupparekisterinumero. Vuonna 2001 ne poistettiin käytöstä ja niiden tilalle tuli Y-tunnus, jota käytetään sekä verohallinnossa että PRH:n kaupparekisterissä.

Vuodesta 2019 alkaen Y-tunnus on annettu myös kaikille yhdistyksille — myös niille yhdistyksille, jotka eivät harjoita elinkeinotoimintaa.

Tämän artikkelin tietoja ja linkkejä on päivitetty 3.10.2020.