Kun yritys ensimmäisen kerran rekisteröidään Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään kaupparekisteriin ja/tai Verohallinnon rekisteriin, niin yritykselle annetaan oma yksilöllinen tunnus. Kyseessä on Y-tunnus eli yritys- ja yhteisötunnus. Y-tunnuksen avulla voidaan identifioida ja varmistaa, mistä yrityksestä on kyse.

Mikäli yritysmuotona on yksityinen elinkeinonharjoittaja (eli ns. toiminimi), niin yritys ja yrittäjä ovat oikeudellisesti katsottuna yksi ja sama henkilö. Niinpä yksityisen elinkeinonharjoittajan (eli toiminimi-yrittäjän) saama Y-tunnus on sekä yrityskohtainen että henkilökohtainen. Jos kyseinen elinkeinonharjoittaja lopettaa yritystoiminnan ja jatkaa toimintaa myöhemmin samassa yritysmuodossa, niin yrityksen nimi (toiminimi) saattaa olla vaihtunut. Silti Y-tunnus pysyy samana kuin aikaisemmin, koska kyseessä on sama henkilö (sama elinkeinonharjoittaja) kuin aikaisemminkin.

Mikäli käytetään jotain muuta yritysmuotoa (esim. osakeyhtiö, osuuskunta tai kommandiittiyhtiö), niin silloin Y-tunnus tarkoittaa vain ja nimenomaan juuri kyseistä yritystä.

Y-tunnus annetaan nykyään myös yhdistyksille, säätiöille, asunto-osakeyhtiöille ja muille rekisteröitäville yhteisöille ja organisaatioille. Ne saavat Y-tunnuksen riippumatta siitä, harjoittaako kyseinen yhteisö elinkeinotoimintaa.

Yritysten tietoja voit etsiä YTJ:stä eli Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (www.ytj.fi), joka on Verohallinnon sekä Patentti- ja rekisterihallituksen yhdessä hallinnoima tietojärjestelmä.

YTJ:n yrityshaussa voit etsiä yrityksen tietoja Y-tunnuksella tai yrityksen nimellä. Y-tunnus on usein varmempi tapa löytää oikean yrityksen tiedot, sillä monilla yrityksillä on samankaltaisia nimiä ja jotkut yritykset kirjoittavat oman nimensä eri tavalla kuin rekisteriin on merkitty.

Y-tunnuksen merkitseminen laskuille on tärkeää mm. arvonlisäverotuksen vuoksi. Ostaja ei voi vähentää laskuun sisältyvää arvonlisäveroa, mikäli myyjä ei ole merkinnyt laskulle omaa Y-tunnustaan. Myös ostajan nimi ja Y-tunnus tulisi olla laskulla (paitsi eräissä poikkeustapauksissa).

Kun kauppaa käydään eri EU-maiden välillä, niin silloin käytetään ALV-tunnistetta eli VAT-numeroa. Suomalaisen yrityksen ALV-tunniste muodostetaan Y-tunnuksesta siten, että numerosarjan alkuun lisätään maatunnus FI ja Y-tunnuksessa oleva tavuviiva poistetaan.

Y-tunnus tuli Suomessa käyttöön vuonna 2001. Siihen asti yrityksillä oli kaksi erilaista tunnistetta: Verohallinnon antama LY-tunnus (eli liikeyhteisötunnus) ja PRH:n antama kaupparekisterinumero. Vuonna 2001 erilliset tunnisteet poistettiin käytöstä ja niiden tilalle tuli Y-tunnus, jota käytetään sekä Verohallinnossa että Patentti- ja rekisterihallituksessa (PRH).

Vuodesta 2019 alkaen Y-tunnus on annettu myös niille yhdistyksille, jotka eivät harjoita elinkeinotoimintaa. Sitä ennen PRH:n yhdistysrekisteri antoi yhdistyksille erillisen rekisterinumeron. Vuodesta 2019 alkaen myös yhdistysrekisterinumero on korvattu Y-tunnuksella.