Kirjoituksessa Myyntitositteen laatiminen olen selostanut, mitä tietoja myyntilaskulla tai kuitilla yleensä tulee olla.

Tässä artikkelissa kerron, miten laskun tiedot tulee eritellä seuraavissa erikoistilanteissa:

• Asiakkaalle annetaan maksuhyvitystä. Esimerkiksi asiakas on voinut maksaa osan hinnasta jo aikaisemmin.
• Asiakkaalle annetaan alennusta hinnasta.
• Asiakkaalle pitää tehdä hyvityslasku, koska asiakkaalta on laskutettu liikaa.
• Maksu tapahtuu ennakkoon.
• Maksamiseen käytetään lahjakorttia, arvoseteliä tai ladattua arvoa.

Oletetaan, että kyseessä on ALV-vapaa myynti, niin saamme helpomman esimerkin.

• Elinkeinonharjoittaja (myyjä) laskuttaa asiakkaaltaan 105 €.
• Asiakas tekee maksaessaan näpyttelyvirheen ja maksaa vahingossa 150 € eli 45 € liikaa.
• Elinkeinonharjoittaja päättää hyvittää liikamaksun antamalla asiakkaalleen seuraavalla laskulla alennusta 45 euroa. Asiakkaan seuraavan ostoksen hinta olisi normaalisti 105 €, joten myyjä kirjoittaakin laskulle kyseisen tuotteen hinnaksi vain 60 €. Ja tällä kertaa asiakas maksaa laskun mukaisen summan eli 60 €.

Miksi edellä kerrottu menettely on väärin?

• Kirjanpito laaditaan tositteiden perusteella, joten tositteilta (kuten myyntilaskuilta) pitäisi saada kaikki tarvittavat tiedot. Jos laskua laadittaessa on oikaistu tietojen antamisessa, niin kirjanpitoon tulee väärät tiedot.
• Esimerkissä kerrottujen myyntilaskujen perusteella liikevaihtoon tulee kirjattua 105 € + 60 € = 165 €. Kirjanpito meni väärin, sillä oikeasti elinkeinonharjoittajan myymät tuotteet toivat hänelle liikevaihtoa 105 € + 105 € = 210 €.
• Näiden virheellisten laskujen takia myös myyntisaamisten kirjanpitotilin täsmäytys menee pieleen. Myyntilaskujen perusteella näyttäisi siltä, että myyntisaamisia näistä kahdesta myyntitapahtumasta olisi yhteensä 165 €. Kuitenkin elinkeinonharjoittajan pankkitilille on ilmaantunut 210 €:n verran maksuja. Kirjanpidon perusteella näyttää siltä, että elinkeinonharjoittaja on saanut liikaa maksuja eikä ole vielä hyvittänyt asiakkaalleen sitä, että asiakas maksoi liikaa ensimmäisestä laskusta.
• Mikäli kyseessä olisi arvonlisäverollinen myynti, niin myyntilaskujen laatiminen edellä olevan esimerkin tavalla johtaisi myös siihen, että arvonlisäveron määrä tulisi laskettua ja tilitettyä väärin.

Edellä olevassa esimerkissä myyntilaskun laatija on ajatellut, että laskun tarkoitus on kertoa ainoastaan se, kuinka paljon asiakkaan pitää maksaa ja mille pankkitilille. Niinpä hän ei viitsinyt kirjoittaa laskulle näkyviin kaikkea tietoa siitä, miten laskun loppusumma muodostui.

Maksujen saaminen on toki tärkeää, mutta kirjanpitoon tarvitaan paljon muutakin tietoa kuin pelkät maksujen loppusummat. Kirjanpitoon tarvitaan tiedot myös siitä, miten maksut ovat muodostuneet ja mitä kaikkea niihin liittyy.

Kirjanpitoon kirjattavat tiedot perustuvat aina tositteisiin (kuten laskuihin ja kuitteihin). Siksi on hyvin tärkeää, että laskuilla ja kuiteilla eritellään tiedot riittävän tarkasti.

Seuraavissa esimerkeissä näytetään, miten myyntitositteen (laskun tai kuitin) rivitiedot eritellään, kun asiakkaalta laskutettavaa summaa oikaistaan tai kun maksu tapahtuu etukäteen.

Otetaan uusiksi edellinen esimerkkitapaus. Tällä kertaa oletamme, että myyntihintoihin sisältyy ALV 25,5 %. Näin sen kuuluisi mennä:

• Elinkeinonharjoittaja (myyjä) laskuttaa myymistään palveluista 105 €. Tämä on kokonaishinta, johon sisältyy ALV 25,5 %. Myyjän laatiman laskun ALV-erittelystä ilmenee, että veroton hinta on 83,67 € ja ALV:n määrä on 21,33 €.
• Asiakas maksaa vahingossa 150 € eli 45 € liikaa.
• Elinkeinonharjoittaja (myyjä) voi hyvittää asiakastaan maksamalla 45 € takaisin.
  • Jos maksunpalautus tehdään tilisiirtona, niin maksun viestikenttään tulisi kirjoittaa viesti, josta ilmenee, mistä on kyse. Esimerkiksi näin: Maksunpalautus liikamaksusta, myyntilasku nro XX.
  • Jos maksunpalautus maksetaan käteisenä, niin kassakirjanpitoon tulisi tehdä merkintä, josta ilmenee, että kyse on liikamaksun palautuksesta asiakkaalle. Lisäksi on hyvä kertoa, mihin laskuun (laskun nro) kyseinen liikamaksu ja hyvitys liittyy.
• Elinkeinonharjoittaja voi antaa hyvityksen myös siten, että hän ottaa asiakkaan maksaman liikamaksun huomioon seuraavalla laskulla. Oletetaan, että asiakkaalle myydään uudestaan samanhintainen palvelu kuin edelliselläkin kerralla. Tällöin laskun rivitiedot kirjataan seuraavasti:
  • Palvelun myynti (ALV 25,5 %) 105,00 €
  • Hyvitys asiakkaan maksamasta liikamaksusta (ALV 0 %) −45,00 €
  • Maksettavaa yhteensä 60,00 €
  • Laskun ALV-erittelystä ilmenee, että ALV 25,5 %:n verokantaan liittyvä veroton hinta on 83,67 € ja ALV:n määrä on 21,33 €.
• Tässä tapauksessa on oleellista huomata, että liikamaksun hyvityksen kohdalla arvonlisävero on nolla. Laskun hyvitysrivin asetuksena tulee olla ALV 0 %.
• Miksi hyvitysrivin ALV on nolla?
  Arvonlisäveron perusteena on myydyn tavaran tai palvelun arvo ja tämä tieto oli kirjattu ihan oikein aikaisemmalla myyntilaskulla. Tässä tapauksessa maksuhyvitys (tai maksunpalautus) tehdään vain sen takia, että maksusuoritus oli liian suuri. Ja rahaliikenne on arvonlisäverotuksen ulkopuolella. Arvonlisäveroa ei tule maksettavaksi eikä vähennettäväksi pelkästään sillä perusteella, että rahaa siirretään edestakaisin.

Asiakasta voidaan joutua hyvittämään sen takia, että asiakkaalta on virheellisesti laskutettu liikaa. Tällöin hyvitykseen liittyy kaksi erillistä kysymystä:

• Kun myyntilaskulla on kirjattu liian suuri myynti, niin tämä kirjaus täytyy oikaista tekemällä hyvityslasku, jossa peruutetaan virheellinen myyntikirjaus.
• Mikäli asiakas on maksanut laskun ja asiakas on siis maksanut liikaa, niin silloin täytyy lisäksi palautaa liikaa maksettu raha takaisin asiakkaalle.

Mikäli asiakkaalle lähetetty/annettu lasku oli kokonaan virheellinen, niin hyvitylaskulle tulee alkuperäisen laskun kaikki rivitiedot muuten samalla tavalla kuin alkuperäisellä laskulla, mutta rahasummat ovat miinus-merkkisiä.

Mikäli asiakkaalle annettu lasku oli virheellinen (liikaa laskutusta) vain osittain, niin hyvityslaskun laatimisessa on kaksi vaihtoehtoa:

• Tehdään hyvityslasku, johon tulee vain korjattavat (eli peruutettavat) laskurivit. Peruutettava laskutus merkitään hyvityslaskulle miinus-merkkisinä rahasummina. Asiakas käsittelee tämän omassa kirjanpidossaan ja maksureskontrassaan siten, että asiakas maksaa summan, joka on alkuperäisen laskun summa vähennettynä hyvityslaskun summalla.
• Helpompi tapa on tällainen: Tehdään hyvityslasku, jolla peruutetaan alkuperäinen virheellinen lasku kokonaan. Ja sen jälkeen tehdään uusi korvaava lasku, johon tulee oikeat tiedot. Molemmat laskut (hyvityslasku ja korvaava lasku) lähetetään asiakkaalle.

ESIMERKKI

• Elinkeinonharjoittaja (myyjä) laskuttaa myymistään palveluista 540 €. Tämä on kokonaishinta, johon sisältyy ALV 25,5 %. Myyjän laatiman myyntilaskun (lasku nro xx1) ALV-erittelystä ilmenee, että veroton hinta on 430,28 € ja ALV:n määrä on 109,72 €.
• Sen jälkeen kun lasku on lähetty asiakkaalle, huomataan, että laskulle tuli liian suuri summa. Oikeasti laskutettava hinta olisi pitänyt olla 450 € (sis. ALV 25,5 %) eli 90,00 euroa pienempi..
• Myyjä voi korjata virheen laatimalla ensin hyvityslaskun ja sitten korvaavan laskun.
  • Hyvityslasku peruuttaa alkuperäisen laskun kokonaan eli alkuperäisen laskun summat esitetetään miinus-merkkisinä. Hyvityslaskusta tulee ilmetä, mitä laskua hyvitys koskee. Laskun lisätietoihin voi kirjoittaa esimerkiksi: Hyvityslasku laskuun nro xx1.
  • Sen jälkeen myyjä tekee uuden korvaavan laskun, johon tulee oikeat tiedot.
  • Molemmat laskut lähetetään asiakkaalle.
• Myyjä voi korjata virheellisen (liian suuren) laskutuksen myös siten, että hyvitys ja tietojen korjaaminen esitetään pelkästään hyvityslaskulla.
  • Laskuriveille tulee tiedot, mitä tuotteita (eli mitä alkuperäisen laskun rivejä) hyvitykset koskevat.
  • Korjattava rahasumma tulee hyvityslaskulle miinus-merkkisenä: Tuote (ALV 25,5 %) −90,00 €
  • ALV-erittelystä ilmenee, että tämän hyvityksen veroton osuus on −71,71 € ja ALV:n määrä on −18,29 €.
  • Hyvityslaskun lisätietoihin voisi laittaa tällaisen selvityksen:
    Tämä on hyvityslasku laskuun nro xx1.
    Maksettava summa on 540,00 € − 90,00 € = 450,00 €.
    Mikäli olette jo maksanut edellisen laskun mukaisesti 540,00 €, niin palautamme teille hyvityksenä 90,00 €. Siinä tapauksessa pyydämme teitä ilmoittamaan pankkitilinumeronne maksunpalautusta varten.
• Mikäli asiakas on virheellisen laskun perusteella maksanut liian suuren maksusuorituksen, niin liikamaksu voidaan palauttaa asiakkaalle esimerkiksi tilisiirtona. Vaihtoehtoisesti asiakkaalle voidaan antaa hyvitystä seuraalla laskulla. Liikamaksun palauttamisessa tai hyvittämisessä toimitaan samalla tavalla kuin edellisessä esimerkissä (Asiakas maksoi liikaa).

Laskurivin ALV-prosentti on erilainen eri hyvitystilanteissa:

• Kun laskurivillä oikaistaan aikaisemmin tehtyä virheellistä laskutusta, niin tällaisella laskurivillä käytetään samaa ALV-prosenttia kuin siinä myyntituotteessa, jonka myyntihintaa korjataan.
• Kun laskurivillä hyvitetään asiakasta sen takia, että asiakkaalta saatu maksusuoritus oli liian suuri, niin tällaisen laskurivin ALV-prosentti on nolla.

Tässä esimerkissä asiakkaalle annetaan alennusta myyntihinnasta. Alennuksen antaminen ei johdu siitä, että pitäisi oikaista aikaisemmin tapahtunutta laskutusta tai maksua.

Alennus voidaan ottaa huomioon laskulla tai kuitilla siten, että myyntihinnaksi merkitään juuri se (alennettu) myyntihinta, joka tässä tapauksessa on sovittu myyntihinnaksi. Mikäli kyseisellä myyntituotteella ei ole olemassa mitään normaalia hintaa tai kyseiseen tapaukseen ei ole olemassa vakiintunutta hinnastoa, niin silloin myyntihinta on yksilöllinen tapaus. Silloin ei välttämättä ole edes mahdollista eritellä, kuinka pajon myyntihinnassa mahdollisesti olisi alennusta.

Mikäli tuotteelle on olemassa vakiintunut hinta, jota kyseinen elinkeinonharjoittaja yleensä käyttää, niin silloin on asiallista, että laskun erittelystä näkyy tuotteen normaali hinta ja annettu alennus.

Alennusta laskettaessa on otettava huomioon myös arvonlisävero, sillä myös arvonlisäveron pitää olla pienempi, jos myyntihintaa pienennetään. Niinpä alennusriveillä pitää käyttää samaa ALV-prosenttia kuin siinä myyntituotteessa, jonka hinnasta annetaan alennusta.

Mikäli annetaan alennusta myyntituotteista, joilla on eri ALV-prosentit, niin alennusta ei voi kirjata yhdelle ja samalle riville.

ESIMERKKI

• Laskun rivitiedot:
  • Muovisanko (ALV 25,5 %) 1000 kpl à 1,20 € yht. 1.200,00 €
  • Alennus (ALV 25,5 %) −200,00 €
  • Porkkanoita (ALV 14 %) 100 kg à 1,50 € yht. 150,00 €
  • Alennus (ALV 14 %) −20,00 €
• Laskun rivitiedoissa olevat hinnat voidaan ilmoittaa joko verollisena tai verottomana hintana, mutta kummassakin tapauksessa laskussa pitää olla lisäksi ALV-erittely, josta näkyy sekä verottomat että verolliset hinnat ja veron määrä.
• Mikäli yllä olevat laskun rivitiedot ovat verollisia hintoja, niin silloin laskun ALV-erittely ja yhteenveto näyttää tältä:
  • ALV 25,5 %: veroton hinta 796,81 €, vero 203,19 €, yhteensä 1.000,00 €
  • ALV 14 %: veroton hinta 114,04 €, vero 15,96 € yhteensä 130,00 €
  • Maksettavaa yhteensä 1.130,00 €
• Mikäli yllä olevat laskun rivitiedot ovat verottomia hintoja, niin silloin laskun ALV-erittely ja yhteenveto näyttää tältä:
  • ALV 25,5 %: veroton hinta 1.000,00 €, vero 255,00 €, yhteensä 1.255,00 €
  • ALV 14 %: veroton hinta 130,00 €, vero 18,20 €, yhteensä 148,20 €
  • Maksettavaa yhteensä 1.403,20 €

Myyntilaskulla tulisi yleensä aina olla tieto siitä, koska kyseinen tavara tai palvelu on toimitettu tai toimitetaan asiakkaalle. Poikkeus tästä säännöstä on ainoastaan sellainen käteiskauppa, jossa asiakas saa ostamansa tavaran tai palvelun samassa yhteydessä kuin maksu tapahtuu ja tosite laaditaan.

Kun asiakasta laskutetaan jostain tietystä tavarasta tai palvelusta etukäteen, niin laskun rivitiedoissa tulee olla tiedot myynnistä samalla tavalla kuin normaalistikin:

• Tiedot myytyjen tavaroiden lajista tai palvelun laadusta
• Toimitusaika tai palvelujakso, jolloin asiakas sai tai saa kyseisen tavaran tai palvelun
• Hintatiedot ja ALV-erittelyt: yksikköhinta, hinta yhteensä, ALV-prosentti, veroton hinta, veron määrä ja verollinen hinta

Mikäli ennakkolaskutus tapahtuu tilanteessa, jolloin ei vielä tiedetä lopullista hintaa, niin asiasta olisi hyvä laittaa kommentti laskun lisätietoihin.

Mikäli lopullinen hinta onkin pienempi kuin asiakkaalta on etukäteen laskutettu, niin silloin täytyy tehdä hyvityslasku, jolla korjataan myyntihinta oikeaksi. Hyvityslasku tehdään samalla tavalla kuin esimerkissä ”Asiakasta laskutettiin virheellisesti”. Mikäli lopullinen hinta on suurempi kuin ennakolasku, niin silloin tehdään lisälasku, jolla laskutetaan lisää. Kaikissa tapauksissa laskun tiedoista pitäisi selkeästi näkyä, mikä on se myyntitapahtuma, johon lasku liittyy.

Lahjakortit, tiettyjen rajattujen palvelujen käyttöön tarkoitetut arvokortit sekä palvelusovellukseen ladattu rahamääräinen arvo ovat ns. arvoseteleitä. Esimerkiksi puhelinyhtiön myymä prepaid-kortti, liikennöitsijän myymä matkakortti tai kauneushoitolan lahjakortti ovat arvoseteleitä.

Kun asiakkaalle myydään lahjakortti tai arvoseteli tai sovellukseen ladattua arvoa, niin siinä vaiheessa ei vielä tapahdu varsinainen liikevaihdollinen myynti. Lahjakortit ja muut arvosetelit eivät ole normaaleja myyntiartikkeleita vaan ne ovat erityisiä maksuvälineitä.

Lahjakorttien ja arvosetelien myynnistä täytyy kuitenkin tehdä tositteet (laskut tai kuitit) aivan kuten kaikista muistakin liiketapahtumista. Arvonlisäverotuksen kannalta on tärkeää määritellä, onko kyseessä yksikäyttöinen vai monikäyttöinen lahjakortti tai arvoseteli.

Tarkempia tietoja arvoseteleistä ja niiden ALV-käsittelystä löytyy Verohallinnon ohjeesta: Arvoseteleiden arvonlisäverotuksesta

Yksikäyttöinen arvoseteli on sellainen lahjakortti tai arvoseteli, jolla voi maksaa vain tietynlaisia tuotteita tai tietyn rajatun tuoteryhmän tuotteita, joilla kaikilla on sama ALV-prosentti. Tällöin on jo etukäteen selvillä, mikä on lopulliseen ostokseen liittyvä arvonlisäverokanta.

Yksikäyttöisen arvosetelin hintaan tulee lisätä arvonlisäveroa sen ALV-prosentin mukaan, jota sovelletaan niihin tuotteisiin, joita setelillä voi ostaa. Kun asiakas maksaa ostoksensa yksikäyttösetelillä, niin tilanne tulkitaan siten, että tuo arvoseteli on ennakkomaksua kyseisestä tuotteesta. Ja myynnin arvonlisävero on kirjattu jo arvosetelin myynnin kohdalla.

Joskus käy niin, että asiakkaan ostos on vähän kalliimpi kuin lahjakortin arvo. Silloin asiakas maksaa loput muulla tavalla. Kun kyseessä on yksikäyttöarvoseteli (esim. kauneushoitolan lahjakortti), niin kirjauksessa on huomioitava, että arvosetelin hinnan osalta arvonlisävero on jo maksettu ja kirjattu.

ESIMERKKI: kauneushoitolan lahjakortti

• 200 euron arvoinen kauneushoitolan lahjakortti on myyty ennen 1.9.2024, joten lahjakortin hintaan sisältyi ALV 24 %. Kauneushoitola on tilittänyt myyntiin sisältyneen arvonlisäveron 38,71 euroa Verohallinnolle. Lahjakortin veroton hinta 161,29 euroa on kirjattu kauneushoitolan kirjanpidossa siirtovelkoihin (tuloennakot, saadut ennakkomaksut).
• Lahjakorttia käyttävä asiakas tulee hoitoon 1.9.2024 jälkeen. Kasvohoidon kokonaishinta on 280,00. Kasvohoitoon sovellettava yleinen verokanta on noussut 25,5 prosenttiin. Veronkorotus ei kuitenkaan koske ennakkomaksua, jonka kauneushoitola sai ennen 1.9.2024.
• Asiakas maksaa 280 euron kasvohoidon lahjakortilla (arvo 200 euroa) ja maksamalla lisäksi 80 euroa. Ennakkomaksun osalta ALV on jo kirjattu, joten arvonlisäveroa tulee kirjattavaksi vain siltä osin kuin myyntihinta ylittää lahjakortin arvon.
• Myyntitapahtuma kirjataan laskulle tai kuitille näin:
  • Kasvohoito (sis. ALV) 280,00 €
  • Maksettu lahjakortilla (sis. ALV) −200,00 €
  • Maksettava yhteensä 80,00 €
  • ALV-erittely: veroton hinta 63,75 €, vero (ALV 25,5, %) 16,25 €, yhteensä 80,00 €

Monikäyttöinen arvoseteli on sellainen lahjakortti tai arvoseteli, jolla voi maksaa erilaisista tuotteista, niin että etukäteen ei ole selvillä, mikä on lopulliseen ostokseen liittyvä arvonlisäverokanta.

Monikäyttöisen arvosetelin hintaan ei lisätä arvonlisäveroa. Tällaisen monikäyttöisen lahjakortin tai arvosetelin myynti kirjataan siis ALV 0 %. Mikäli samalla kerralla asiakkaalle myydään myös normaaleja ALV:n alaisia tuotteita, niin laskun erittelystä täytyy käydä ilmi, mitkä myynnit ovat verollisia ja mitkä verottomia.

Kun asiakas käyttää monikäyttöseteliä maksamiseen, niin silloin täytyy tehdä myyntitosite siitä, mistä asiakas maksoi. Tässä tilanteessa tiedetään, mitä tavaraa tai palvelua asiakkaalle lopulta myytiin. Myyntitositteelle kirjataan tiedot myydystä tuotteesta, sen hinnasta ja myyntiin liittyvästä arvonlisäverosta. Myyntitositteelle tulee tietenkin lisätä myös merkintä siitä, että myyntihinta (tai osa siitä) on maksettu lahjakortilla tai palvelusetelillä tai muulla erityisellä maksuvälineellä.

Joskus käy niin, että asiakkaan ostos on vähän kalliimpi kuin lahjakortin arvo. Silloin asiakas maksaa loput muulla tavalla. Mikäli maksamiseen käytettävä lahjakortti on monikäyttöseteli, jonka myyntihintaan ei sisältynyt arvonlisäveroa, niin silloin edellisen esimerkin myyntitapahtuma kirjattaisiin näin:

• Kasvohoito (sis. ALV 25,5 %) 280,00 €
• Maksettu lahjakortilla (ALV 0 %) −200,00 €
• Maksettava yhteensä 80,00 €
• ALV-erittely: veroton hinta 223,11 €, vero (ALV 25,5 %) 56,89 €, yhteensä 280,00 €

Lisää ohjeita myyntitositteista löytyy artikkelista Myyntitositteen laatiminen.

ALV-laskukaavat löytyvät artikkelista Arvonlisäveron määrän laskeminen.