Kirjanpitäjälle esitetyt kysymykset ovat melko usein muotoa:
”Onko X vähennyskelpoista menoa yrityksen verotuksessa?” tai
”Voiko kulun X laittaa yrityksen kirjanpitoon?”
Yleensä kysymyksen aiheena oleva X on sellainen asia, jonka vähennyskelpoisuus ei ole yksiselitteistä. Kirjanpitäjänä joudun usein selittämään, että joissain tilanteissa jokin meno on vähennyskelpoinen ja joissain tilanteissa ei ole.
Kysymyksen hahmottamiseksi kannattaa palauttaa mieleen kyseistä asiaa koskeva pääsääntö. Kun on kyse yritystoiminnasta (eli elinkeinotoiminnasta) ja siihen liittyvien menojen ja kulujen verovähennyskelpoisuudesta, niin pääsääntö löytyy elinkeinoverolain (EVL) 7 §:stä, jossa säädetään:
”Vähennyskelpoisia ovat elinkeinotoiminnassa tulon hankkimisesta tai säilyttämisestä johtuneet menot ja menetykset.”
Elinkeinoverolain (EVL) 8 §:ssä on lisäksi lueteltu tarkemmin erilaisia asioita, jotka ovat vähennyskelpoisia. Siellä ei kuitenkaan luetella yksityiskohtaisesti kaikkia mahdollisia asioita tai tilanteita. Monet asiat joudutaan ratkaisemaan EVL:n 7 §:ssä olevan pääsäännön avulla. Tulkinta-apua löytyy tietysti verohallinnon ohjeista sekä Korkeimman hallinto-oikeuden tekemistä ennakkopäätöksistä.
Mitä EVL 7 § tarkoittaa?
Ensimmäiseksi huomioi sana elinkeinotoiminnassa. Menot voivat olla aiheellisia ja tarpeellisia, mutta kaikki menot eivät tapahdu elinkeinotoiminnassa. Menot voivat kuulua johonkin kolmesta kategoriasta:
- Yksityiselämä ja yksityinen kulutus
- Henkilökohtainen tulonhankinta
- Elinkeinotoiminta eli yritystoiminta.
1. Yksityiselämä ja yksityinen kulutus
Yksityiselämään kuuluvia menoja ovat asiat, joita ihmiset ostavat itselleen, perheilleen tai kavereilleen yksityiseen kulutukseen. Näitä ovat esimerkiksi ruoka, vaatteet, harrastusvälineet, viihde-, kulttuuri- ja mediapalvelut, kuntosalikortit, terveyspalvelut, lääkkeet jne. joita hankit itsellesi tai perheellesi. Pääsääntöisesti yksityisestä kulutuksesta aiheutuneet menot eivät ole verotuksessa lainkaan vähennyskelpoisia.
Pääsäännöstä on kuitenkin poikkeuksia, joista on olemassa omat erityiset säännökset. Esimerkiksi omaan kotitalouteen liittyviä menoja voi osittain vähentää kotitalousvähennyksenä. Kotitalouden menoja ei kuitenkaan saa laittaa yrityksen kirjanpitoon, sillä ne eivät ole vähennyskelpoisia elinkeinotoiminnassa. Kotitalous on yksityiselämää ja kotitalousvähennys kuuluu henkilökohtaiselle veroilmoitukselle.
2. Henkilökohtainen tulonhankinta
Henkilökohtainen tulo on pidettävä erillään elinkeinotoiminnasta, sillä niitä koskee eri verosäännöt. Henkilökohtaista tuloa ovat esimerkiksi työnantajalta saatavat palkat ja luontoisedut, sijoitusasunnon vuokraamisesta saatavat vuokratulot tai henkilökohtaisen omaisuuden myynnistä saatava luovutusvoitto. Henkilökohtaisten tulojen veronalaisuudesta ja niihin liittyvien menojen vähennyskelpoisuudesta on säännökset tuloverolaissa (TVL).
Henkilökohtaiset tulot (esim. palkat) ja niihin liittyvät vähennykset (esim. kodin ja työpaikan väliset matkakulut) ilmoitetaan henkilökohtaisella veroilmoituksella. Niinpä kodin ja työpaikan välisiä matkakuluja ei laiteta yrityksen kuluksi eikä niitä voi vähentää elinkeinotoiminnan menoina.
Jos työntekijä (palkansaaja) hankkii itselleen työssä tarvittavia välineitä, hän voi vaatia verovähennyksiä omalla henkilökohtaisella veroilmoituksellaan. Palkansaajan kohdalla ei sovelleta elinkeinoverolakia vaan tuloverolakia, joten vähennysoikeus on hieman rajoitetumpi kuin elinkeinotoiminnassa. Työnantaja (yritys) ei myöskään voi verovapaasti korvata työntekijälle menoja, jotka ovat aiheutuneet työntekijän itse itselleen hankkimista työvälineistä.
3. Elinkeinotoiminta eli yritystoiminta
Elinkeinotoiminnalla tarkoitetaan liike- ja ammattitoimintaa. Tämä elinkeinoverolain 1 §:n määritelmä on kovin ympäripyöreä, mutta sen tulkinta on melko vakiintunut. Elinkeinotoiminta on itsenäistä, suunnitelmallista toimintaa, jossa pyritään hankkimaan tuloa myymällä tavaroita tai palveluita ulkopuolisille tahoille. Käytännössä elinkeinotoiminta tarkoittaa samaa kuin yritystoiminta.
Esimerkki: Työsuhteessa oleva kirvesmies ei ole elinkeinonharjoittaja, vaan hän on palkattu työntekijä, joka saa työstään palkkaa. Jos kirvesmies toimii itsenäisena ammatinharjoittajana (yrittäjänä) myyden palveluitaan useille eri asiakkaille, niin silloin on kyseessä ammattitoiminta ja elinkeinotoiminta.
Koska elinkeinotoiminta on tulon hankkimista, niin siitä voisi vetää johtopäätöksen, että kaikki elinkeinotoiminnan menot olisivat vähennyskelpoisia. Periaatteessa ovatkin, mutta asiat eivät aina ole sitä, mitä ensimmäisenä tulee mieleen. Jos kyseinen meno sittenkin kuuluisi pikemminkin kategoriaan yksityiskulutus ja yksityiselämän menot, niin eihän se sitten olekaan elinkeinotoiminnan menoa.
Tulon hankkimisesta tai säilyttämisestä johtuneet menot ja menetykset
Jos meno on aiheutunut siitä, että elinkeinotoiminnassa on tavoiteltu tulon hankkimista tai säilyttämistä, niin EVL 7 §:n pääsäännön mukaan kyseinen meno on vähennyskelpoinen elinkeinotoiminnan verotuksessa. Oleellista on menon tarkoitus. Joskus voi käydä niin, että tuloa ei onnistuta saamaan, vaikka menoja olisi aiheutunut. Esimerkiksi voidaan tehdä mainoskamppanja, josta aiheutuu menoja. Jos mainoskampanjalla pyrittiin tulojen hankkimiseen, niin mainonnan menot ovat vähennyskelpoisia, vaikka mainoskampanja epäonnistuisi eikä tuloja tulisi.
Tulon hankkimisen tavoittelu on myös helppo ymmärtää väärin, jos asiaa rupeaa vääntämään. Esimerkisi voisin ajatella, että syön hyvin, jotta jaksan tehdä töitä, ja pukeudun hienosti, jotta onnistun myyntityössä. Tästä voisin vetää sellaisen virheellisen johtopäätöksen, että ruokakuluni ja vaatekuluni olisivat vähennyskelpoisia. Mutta eivät ne ole. Ihminen syö pysyäkseen hengissä ja pukeutuu ollakseen niin kuin muutkin ihmiset. Kyseessä on siis yksityiskulut eikä elinkeinotoiminnan menot.
Kun kyseessä on sellaiset menot, jotka sinulle olisi aiheutunut myös siinä tapauksessa, jos et harjoittaisi elinkeinotoimintaa, niin silloin kyseiset menot eivät (yleensä) ole elinkeinotoiminnan menoja – eivät ainakaan kokonaan.
Elinkeinotoiminnassa on usein sellaisia menoja, jotka voivat toisinaan olla elinkeinotoiminnan menoja ja toisinaan yksityiskulua. Esimerkiksi älypuhelin, taksimatka tai junalippu voivat tilanteen mukaan olla elinkeinotoiminnan menoa tai yksityiskulutusta. Tällaisten menojen kohdalla on oltava erityisen tarkkana sen suhteen, mikä kulloinkin on kyseisen menon pääasiallinen tarkoitus.
Menojen vähennyskelpoisuuden kannalta oleellisia kysymyksiä:
- Mitä asiaa kyseinen hankinta todellisuudessa eniten palvelee ja edistää?
- Mikä oli kyseisen menon pääasiallinen ja tosiasiallinen tarkoitus?
- Ja kuuluiko kyseinen tarkoitus kategoriaan elinkeinotoiminta?
Joihinkin menolajeihin liittyy erityissäännöksiä ja tarkkoja verohallinnon ohjeita:
- Elinkeinoverolain 8 §:n 1 momentin 8)-kohdan mukaan elinkeinotoiminnan edustusmenot ovat vähennyskelpoisia vain puoliksi.
- Verohallinto on antanut tarkkoja ohjeita mm. autokuluista, matkakuluista, koulutuskuluista sekä edustusmenoista. Katso alempana olevat linkit verohallinnon ohjeisiin.
Joissain tapauksissa menojen vähentäminen tapahtuu eri tavalla eri yritysmuodoissa:
- Yrittäjän matkakulujen ja autokulujen vähentäminen tapahtuu eri tavalla sen mukaan, onko kyseessä toiminimi-yrittäjä (eli yksityinen elinkeinonharjoittaja) vai yhtiömuotoisessa yrityksessä työskentelevä yrittäjä. Katso artikkeli: Työmatkakulut, verovapaat päivärahat, km-korvaukset ja muut matkakulukorvaukset.
- Yritysmuotojen eroja on selostettu kirjoitussarjassa Yritystoiminnan tuloverotus.
Esimerkkejä vähennyskelpoisuudesta
Vaatekulut eivät yleensä ole vähennyskelpoisia, eivät edes silloin kun työssä täytyy pukeutua tietyllä tavalla (esim. bisnes-pukeutuminen). Kun kyseessä on sellaiset ”tavalliset” vaatteet, joita voisi käyttää muuallakin kuin töissä, niin kyseessä on yksityiselämään kuuluvat yksityiskulut, jotka eivät ole vähennyskelpoisia. Mikäli työssä tarvitaan suoja-asuja (esim. rakennustyömaalla tai sairaalassa) tai erityisiä esiintymisasuja (esim. teatterissa), niin silloin voidaan perustellusti sanoa, että tällaisten erityisten vaatteiden hankintamenot johtuvat nimenomaan ja pääasiallisesti elinkeinotoiminnasta eivätkä yksityiskäytöstä. Niinpä tällaiset erityiset vaatemenot ovat vähennyskelpoisia.
Lehtitilaukset ja muut mediapalvelut eivät ole vähennyskelpoisia, jos kyseessä on kotiosoitteeseen tai yksityiseen käyttöön tilattu yleissanomalehti, yleisaikakauslehti, TV-kanavan tilaus tai muu vastaava palvelu. Jos tällaisia tilataan yrityksen asiakkaiden käyttöön ja tilaus tulee muualle kuin yrittäjän kotiin, niin silloin tietenkin tällaisetkin tilaukset ovat elinkeinotoiminnan vähennyskelpoista kulua. Omaan elinkeinotoimintaan tai ammattialaan liittyvien erikoislehtien tai ammatillisten mediapalveluiden tilaukset voivat olla vähennyskelpoisia, jos ne on tilattu nimenomaan elinkeinotoinnan harjoittamisen takia ja laskutusosoitteeksi on ilmoitettu yrityksen tiedot.
Ihmisten omat terveydenhoitomenot ja lääkemenot ovat yksityiskulua, joten ne eivät ole vähennyskelpoisia. Työnantajan velvollisuutena on kuitenkin järjestää työntekijöilleen työterveyshuolto. Silloin kun yritys on tehnyt sopimuksen työterveyspalveluista työterveyshuollon palveluntarjoajan kanssa ja laatinut yhdessä tämän kanssa työterveyshuollon toimintasuunnitelman, niin tämän sopimuksen ja suunnitelman mukaiset työterveyshuollon palvelut ovat vähennyskelpoisia elinkeinotoiminnan kuluja. Kun työnantajana toimiva yritys ostaa työterveyspalveluita työntekijöilleen ja palveluntuottaja laskuttaa palvelut suoraan työnantajalta, niin nämä palvelut ovat työntekijöille verovapaa henkilökuntaetu. Myös yrittäjänä toimiva henkilö voi käyttää yrityksen hankkimia työterveyshuollon palveluita edellyttäen, että samantasoinen työterveyshuolto on yrityksen kaikkien työntekijöiden käytettävissä. Mikäli henkilö itse ostaa terveyspalveluita, niin työnantaja ei voi korvata näitä kuluja työntekijälle verovapaasti. Työnantaja ei myöskään voi korvata työntekijän lääkekuluja.
Kun autoa käytetään osittain elinkeinotoiminnan ajoihin ja osittain yksityisajoihin, niin auton käyttöä joudutaan yleensä seuraamaan ajopäiväkirjan avulla. Elinkeinotoiminnan kuluina voidaan vähentää se osa auton kuluista, joka on johtunut elinkeinotoiminnan työajoista.
Kondomit ja seksivälineet kuuluvat yleensä yksityiselämän puolelle, jolloin niiden hankinta ei ole vähennyskelpoista menoa. Kyseessä on kuitenkin vähennyskelpoinen meno silloin, kun niitä hankintaan elinkeinotoimintaa varten. Kauppias, joka ostaa tukkuliikkeestä kondomeita myydäkseen niitä asiakkailleen, saa tietenkin vähentää kauppatavaran hankintamenot. Samoin seksityöntekijä, joka tarvitsee kondomeita ja seksivälineitä maksullisten seksipalveluiden tuottamiseen, saa vähentää kyseiset menot elinkeinotoiminnan verotuksessa.
Tietokone ja älypuhelin ovat nykyään tarpeellisia ja jopa välttämättömiä melkein missä tahansa elinkeinotoiminnassa. Jos yritys hankkii tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin ja ostolaskulla laitteen ostajaksi on merkitty kyseinen yritys ja kyseistä laitetta myös todellisuudessa tarvitaan ja käytetään yrityksen elinkeinotoiminnassa, niin hankintameno on yritykselle kokonaan vähennyskelpoista menoa myös siinä tapauksessa, että yrityksen työntekijät voivat käyttää yrityksen laitetta osittain myös yksityisiin tarkoituksiin. Jos yrityksen työntekijä (joka ei ole elinkeinonharjoittaja) on itse ostanut laitteen itselleen työkäyttöön, niin hän voi osittain vähentää laitteen hankitamenoa omalla henkilökohtaisella veroilmoituksellaan. Jos työnantaja maksaa rahallisen korvauksen työntekijän itse itselleen hankkimista työvälineistä, niin kyseinen rahakorvaus käsitellään palkkana.
Verohallinnon ohjeita
- Henkilön tuloverotuksen vähennykset
- Yrityksen tuloverotus
- Tulonhankkimiskulut ansiotuloista
- Henkilökuntaedut verotuksessa
- Luontoisedut verotuksessa
- Yrittäjän työterveyshuollon kustannukset verotuksessa
- Työnantajan ottaman sairauskuluvakuutuksen verotus
- Työnantajan ottamien vapaaehtoisten riskihenkilövakuutusten verotus
- Työnantajan ottamat vapaaehtoiset eläkevakuutukset
- Edustusmenot tuloverotuksessa
- Markkinointi- ja edustustilaisuudet arvonlisäverotuksessa
- Liikkeen- ja ammatinharjoittajien sekä maataloudenharjoittajien matkakustannusten vähentäminen
- Työmatkakustannusten korvaukset verotuksessa
- Työnantajan kustantaman koulutuksen verotus
- Koulutusmenot henkilöverotuksessa
Aiheeseen liittyvää Tilitoimiston blogissa
- Yritystoiminnan tuloverotus eri yritysmuodoissa
- Työmatkakulut, verovapaat päivärahat, km-korvaukset ja muut matkakulukorvaukset
- Ajopäiväkirja
- Jäitkö ilman työmatkakorvauksia? Vähennä kulut omalla veroilmoituksellasi!
- Mitä tositteita kirjanpitoon tarvitaan?
- Kirjanpitoon tarvitaan kunnolliset tositteet
- Ostokuitit ja ostolaskut
Tässä artikkelissa olevia linkkejä on päivitetty viimeksi 3.10.2020.
