Työmatkakulut, verovapaat päivärahat, km-korvaukset ja muut matkakulukorvaukset

| 12.02.2017 | Matkakulut

Matkakulujen käsittelyssä on erilaisia tilanteita:

  • Kodin ja työpaikan välinen matka on eri asia kuin työmatka.
  • Työnantajan palkansaajalle maksama työmatkakorvaus on aivan eri asia kuin muissa tilanteissa maksettavat matkakorvaukset.
  • Palkansaajan tekemä matkalasku omalle työnantajalleen on aivan eri tilanne kuin matkakustannusten laskuttaminen yrityksen asiakkaalta.

Ohjeita eri tilanteisiin löytyy alla olevista laatikoista. Klikkaa laatikon otsikkoriviä, niin laatikko avautuu tai sulkeutuu.

Kodin ja työpaikan välinen matka

Kodin ja työpaikan välisestä matkasta aiheutuneet kulut ovat kunkin työntekijän omaa henkilökohtaista kulua. Työntekijä voi vähentää kodin ja työpaikan välisiä matkakuluja omalla henkilökohtaisella (esitäytetyllä) veroilmoituksellaan. Vähennys vaikuttaa verotukseen, mikäli matkakulut ylittävät omavastuun määrän. Kodin ja työpaikan välisten matkojen kulut lasketaan halvimman käytettävissä olevan kulkuneuvon mukaan.

Lue tarkemmat tiedot verohallinnon ohjeista:

Työntekijän työmatkat ja työnantajan maksamat työmatkakorvaukset

Työmatkasta on kyse, kun työntekijä joutuu matkustamaan työssään (työnantajan antamien työtehtävien takia).

Työnantajana toimiva yritys voi omassa kirjanpidossaan ja omassa verotuksessaan vähentää yrityksen toiminnasta aiheutuneita kuluja. Työntekijöille maksetut palkat ovat yritykselle vähennyskelpoisisa kuluja. Mikäli työntekijät joutuvat työtehtävien takia matkustamaan, niin työmatkoista aiheutuneet kulut ovat työnantajalle vähennyskelpoisia kuluja.

Työntantaja voi korvata työmatkasta aiheutuneet todelliset kulut. Työnantajan kirjanpitoon tarvitaan tositteet matkakuluista: taksikuitit, lentoliput, hotellilaskut, junaliput jne. Lisäksi tarvitaan matkalasku eli työntekijän laatima selvitys työmatkasta. Mikäli työntekijä on maksanut työmatkasta aiheutuneita kuluja omilla rahoillaan, niin työnantaja voi korvata nämä kulut työntekijälle verovapaasti. Työntekijän saama korvaus on hänelle verovapaa, kun hän saa ainoastaan korvauksen siitä, että hän oli omilla rahoillaan maksanut työnantajansa kuluja.

Mikäli työntekijä on tehnyt työmatkan omalla autollaan, työnantaja voi korvata oman auton käytöstä kilometrikorvausta. Jotta maksettavat km-korvaukset olisivat työntekijälle verovapaita, pitää km-korvausten olla enintään sen suuruiset kuin verohallinnon ohjeessa on määrätty. Työnantajan kirjanpitoon tarvitaan työntekijän laatima matkalasku, jossa on eritelty työmatkan tiedot ja omalla autolla ajetut työajot.

Työnantaja voi maksaa työntekijälle myös verovapaita päivärahoja (tai vaihtoehtoisesti ateriakorvausta), mikäli työmatka täyttää tietyt edellytykset, jotka on kerrottu verohallinnon ohjeessa. Työmatkan tulee kohdistua erityiselle työntekemispaikalle, joka on vähintään 15 km:n päässä, ja työmatkan tulee kestää yli kuusi tuntia. Verohallinnon ohjeissa on kerrottu, kuinka paljon enintään työnantaja voi maksaa verovapaita päivärahoja tai ateriakorvausta. Verohallinnon ohjeissa on myös muita tarkempia ohjeita siitä, missä tilanteissa verovapaat päivärahat (tai ateriakorvaukset) ovat mahdollisia. Päivärahaa ja ateriakorvausta ei voi maksaa samanaikaisesti.

HUOMIO: Työnantaja voi maksaa verovapaita työmatkakorvauksia ainoastaan omille työntekijöilleen (palkansaajille), jotka ovat työnantajan omilla palkkalistoilla. Mikäli työsuoritus tilataan itsenäisesti toimivalta elinkeinonharjoittajalta (ammatin- tai liikkeenharjoittajalta) tai toiselta yritykseltä, niin silloin työsuorituksen tilaaja ei voi maksaa matkakulujen korvauksia verovapaasti.

MUISTA: Verohallinnon ohjeissa olevat ilmaukset työntekijä ja työnantaja tarkoittavat, että kyseessä on työsuhde, jossa työnantaja maksaa työntekijälleen palkkaa. Palveluistaan laskuttava, itsenäisesti työskentelevä ammatinharjoittaja (toiminimi-yrittäjä) ei ole työntekijä vaan elinkeinonharjoittaja.

Lue tarkemmat tiedot verohallinnon ohjeista:

Työsuhteeseen rinnastettavat henkilökohtaiset palkkiot

Työnantaja voi maksaa verovapaita matkakustannusten korvauksia (pääsääntöisesti) vain työsuhteessa oleville omille työntekijöilleen eli palkansaajille.

Eräät henkilökohtaiset palkkiot ovat luonteeltaan sellaisia, että ne katsotaan henkilön saamaksi palkaksi ja henkilökohtaisen palkkion maksaja katsotaan työnantajaksi, vaikka kyseinen henkilö ei olisi työsuhteessa palkkion maksajan kanssa.

Tällaisia henkilökohtaisia palkkioita ovat:

  • kokouspalkkiot
  • henkilökohtaiset luento- ja esitelmäpalkkiot
  • hallintoelimen jäsenyydestä saadut palkkiot
  • toimitusjohtajan palkkio
  • avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön yhtiömiehen nostama palkka
  • luottamustoimesta saatu korvaus

Näille henkilökohtaisen palkkion saajille voidaan maksaa työmatkakustannusten korvauksia verovapaasti samojen sääntöjen mukaan kuin työsuhteessa oleville työntekijöille.

Katso verohallinnon ohjeesta Työmatkakustannusten korvaukset verotuksessa kohta 4.2.2 Verovapaisiin korvauksiin oikeutetut henkilöt.

HUOMAA: Yllä oleva henkilökohtaisten palkkioiden lista on tyhjentävä. Kun itsenäisesti työskentelevä ammatinharjoittaja tai muu elinkeinonharjoittaja laskuttaa myymistään palveluista, niin kyseessä ei ole henkilökohtainen palkkio eikä palkka. Elinkeinonharjoittajan laskuttama työkorvaus on elinkeinotoiminnan tuloa. Työsuorituksen tilaaja ei voi maksaa verovapaita matkakustannusten korvauksia työsuorituksen tekijälle, kun kyseessä ei ole työsuhde.

Yksityisen elinkeinonharjoittajan työmatkat (toiminimi-yrittäjä)

Yksityinen elinkeinonharjoittaja (ns. toiminimi-yrittäjä) saattaa työskennellä toisen yrityksen alihankkijana sellaisella tavalla, joka muistuttaa työntekijänä työskentelyä. Elinkeinonharjoittajan matkakulujen käsittely tapahtuu kuitenkin eri tavalla kuin palkansaajien kohdalla.

Elinkeinonharjoittajalla ei ole työnantajaa, vaan työsuorituksen tilaaja on hänen asiakkaansa. Elinkeinonharjoittaja ei saa asiakkaaltaan palkkaa, joten elinkeinonharjoittaja ei voi laskuttaa matkakuluja verovapaasti.

Elinkeinonharjoittaja laskuttaa asiakastaan samalla tavalla kuin muutkin yritykset laskuttavat palveluistaan ja myymistään tavaroista. Usein työsuoritusten ja palveluiden myyntihinta määritellään siten, että myyntihinta kattaa kaikki mahdolliset kulut. Silloin matkakuluja ei tarvitse laskuttaa asiakkaalta erikseen.

Myyntilaskulle voidaan lisätä erillinen veloitus matkakuluista. Asiakkaalta voidaan laskuttaa matkakuluja tuntitaksalla, km-määrien mukaisesti tai todellisten aiheutuneiden kulujen mukaisesti. Tällöin on tärkeää muistaa, että matkakulut eivät ole se varsinainen palvelu, jota asiakkaalle myydään. Matkakulut ovat pääsuoritteeseen liittyviä lisämaksuja. Niinpä matkakuluihin on lisättävä arvonlisävero pääsuoritteen ALV-prosentin mukaisesti.

ESIMERKKI 1: Toiminimellä työskentelevä valokuvaaja käy asiakkaansa luona kuvauskeikalla. Hän laskuttaa asiakkaalta kuvauspalveluista (ALV 24 %) ja lisää laskulle matkakuluja. Hän meni asiakkaan luo taksilla ja taksimatkan ALV on 10 %. Kun kuvaaja laskuttaa asiakkaaltaan korvauksen taksikuluista, niin hänen täytyy lisätä laskutettavaan hintaan ALV 24 %. Arvonlisäveron 10 %:n mukaista verokantaa voidaan käyttää, kun asiakkaalle myydään taksimatka. Kuvaaja ei kuitenkaan myy asiakkaalleen taksimatkaa vaan kuvauspalvelun. Niinpä kuvaaja laskuttaa kaikki kulut pääsuoritteen mukaisella verokannalla, joka on ALV 24 %.

ESIMERKKI 2: Toiminimi-yrittäjä laskuttaa suorittamistaan palveluista tuntitaksalla (ALV 24 %). Hän on sopinut palvelun tilaajan (eli asiakkaan) kanssa, että laskulle voi lisätä myös km-korvaukset ja päivärahat. Vaikka käytettävät km-korvaukset ja päivärahat olisivat saman suuruiset, kuin palkansaajille maksettavat, niin niitä ei voi laskuttaa eikä maksaa verovapaasti. Myös näihin on lisättävä arvonlisävero pääsuoritteen mukaisesti (ALV 24 %).

Yksityinen elinkeinonharjoittaja ei siis voi saada verovapaita korvauksia suoraan asiakkailtaan (työsuorituksen tilaajilta). Sen sijaan hän saa vastaavat korvaukset kirjanpidon ja verovähennysten kautta. Elinkeinonharjoittajan kirjanpitoon lisätään kaikki työmatkoista aiheutuneet kulut. Ne ovat elinkeinotoiminnan verotuksessa vähennyskelpoisia.

Mikäli elinkeinonharjoittaja on käyttänyt yksityisvarallisuuteen kuuluvaa autoa työajoihin, hän voi saada km-korvauksen suuruiset lisävähennykset verotuksessa. Elinkeinonharjoittajan täytyy pitää ajopäiväkirjaa, jotta km-vähennykset saadaan lisättyä elinkeinotoiminnan veroilmoitukselle.

Elinkeinonharjoittajalla saattaa myös olla työmatkoja, jotka olisivat oikeuttaneet päivärahaan, jos hän olisi palkansaaja. Elinkeinonharjoittaja ei voi saada verovapaita päivärahoja, mutta hän voi saada päivärahoja vastaavat verovähennykset. Elinkeinonharjoittajan tulee tehdä muistiinpanot työmatkoistaan, niin että päivärahoja vastaavat vähennykset voidaan lisätä elinkeinotoiminnan veroilmoitukselle. Matkojen muistiinpanot voi tehdä esim. matkalaskun muotoon, joka kirjataan kirjanpitoon.

Verohallinnon ohjeissa käytetään termiä liikkeen- ja ammatinharjoittaja. Se tarkoittaa samaa kuin yksityinen elinkeinonharjoittaja eli toiminimi-yrittäjä.

Lue tarkempia tietoja verohallinnon ohjeista:

Toiminimi-yrityksen työntekijöiden työmatkat

Toiminimi-yrittäjä (yksityinen elinkeinonharjoittaja) ei voi maksaa palkkaa itselleen eikä puolisolleen. He eivät voi saada myöskään verovapaita päivärahoja eikä verovapaita km-korvauksia toimini-yritykseltään. Toiminimi-yrittäjä ja hänen puolisonsa saavat vastaavat korvaukset työmatkojen kuluista verovähennysten muodossa. Lue yllä oleva kohta: Yksityisen elinkeinonharjoittajan työmatkat (toiminimi-yrittäjä).

Mikäli toiminimi-yrittäjä palkkaa ulkopuolisia työntekijöitä, niin heille tietenkin maksetaan palkkaa. Työntekijöille voidaan myös maksaa matkakustannusten korvauksia samalla tavalla kuin muissakin yrityksissä. Katso yllä oleva kohta: Työntekijän työmatkat ja työnantajan maksamat työmatkakorvaukset.

Freelancer-työntekijän työmatkat

Freelance-työntekijä tarkoittaa henkilöä, joka työskentelee vuoden aikana useiden eri toimeksiantajien tai työnantajien palveluksessa. Freelancerin palkanmaksussa käytetään yleensä freelance-verokorttia, joka sopii tähän paremmin kuin tavallinen päätoimen tai sivutoimen verokortti.

Mikäli freelancer työskentelee työsuhteessa, niin silloin hän saa työnantajaltaan palkkaa. Silloin työnantaja voi maksaa freelance-työntekijälle myös verovapaita matkakustannusten korvauksia samojen sääntöjen mukaisesti kuin muillekin palkansaajille. Tällöin on huomioitava, että matka työntekijän kodista työpaikalle ei ole työmatka, vaan se on kodin ja työpaikan välinen matka. Työnantaja ei voi maksaa verovapaita matkakustannusten korvauksia kodin ja työpaikan välisistä matkoista.

Toisinaan freelancerin työkeikat voivat olla luonteeltaan samanlaisia kuin itsenäisesti toimivalla elinkeinonharjoittajalla. Tällöin kyseessä ei ole työsuhde vaan toimeksiantosuhde. Silloin freelancerin saama rahallinen palkkio ei ole palkkaa vaan työkorvausta. Työkorvauksesta voidaan ottaa ennakonpidätys verokortin mukaisesti samalla tavalla kuin palkasta, mutta muuten tilanne on erilainen. Toimeksiantaja ei ole työnantaja, joten toimeksiantaja ei voi maksaa verovapaita matkakustannusten korvauksia. Sen sijaan freelance-työntekijän pitää itse vähentää omat työmatkakulunsa omalla veroilmoituksellaan.

Lue tarkempia tietoja verohallinnon ohjeista:

Matkakulujen läpilaskutus yrityksen asiakkaalta

ESIMERKKI

  • Tuotantoyhtiö Oy tilaa Osuuskunta Alihankkijalta työsuorituksen. Alihankkija lähettää työntekijän tekemään Tuotantoyhtiön tilaamaa palvelua.
  • Alihankkija maksaa palkan työntekijälleen. Mikäli työntekijälle on aiheutunut kustannuksia työmatkasta, niin työntekijä tekee matkalaskun työnantajalleen eli Alihankkijalle. Alihankkija voi maksaa työntekijälleen verovapaita matkakulujen korvauksia verohallinnon ohjeen mukaisesti.
  • Työntekijästä aiheutuneet kulut (palkat ja työmatkoista maksetut kulukorvaukset) ovat Alihankkijan kirjanpidossa vähennyskelpoisia kuluja.
  • Alihankkija laskuttaa Tuotantoyhtiötä myyntilaskulla. Myyntilaskua laadittaessa on oleellista muistaa, mikä oli se pääasiallinen palvelu eli pääsuorite, joka asiakkaalle (Tuotantoyhtiölle) myytiin. Myyntilaskulla saatetaan veloittaa asiakkaalta erilaisia lisämaksuja, mutta niissä on käytettävä pääsuoritteen mukaista ALV-prosenttia. Jos pääsuorite on normaalia ALV 24 %:n mukaista palvelua, niin kaikki siihen liittyvät lisämaksut tulee laskuttaa ALV 24 %:n mukaisesti.
  • Alihankkija ei voi tehdä läpilaskutusta siten, että se laskuttaisi työntekijälle maksettuja päivärahoja tai km-korvauksia Tuotantoyhtiöltä ilman arvonlisäveroa. Nämä ovat Alihankkijan omia kuluja. Mikäli ne lisätään myyntilaskulle, niin asiakkaalta veloitetaan arvonlisävero pääsuoritteen mukaisesti (ALV 24 %).
  • Alihankkija saattaa laskuttaa joitain kuluja todellisten kuittien mukaan. Esimerkiksi taksikuluissa on ALV 10 %. Mikäli Alihankkija laskuttaa taksikulun edelleen asiakkaaltaan, niin silloin myyntilaskulla täytyy käyttää pääsuoritteen mukaista arvonlisäveroa: ALV 24 %.

Myyntiin liittyvien kulujen laskuttaminen asiakkaalta

Myyjä ei voi kopioida ALV-prosentteja omista kulutositteistaan. Jos myyjä laskuttaa asiakkaaltaan myymäänsä suoritteeseen liittyviä matkakuluja, niin laskutettavaan hintaan täytyy aina lisätä pääsuoritteen mukainen arvonlisävero. Myyntilaskulla käytettävä ALV-prosentti määräytyy sen mukaan, minkä suoritteen (palvelun tai tavaran) myyjäyritys on myynyt asiakkaalleen.

Katso verohallinnon ohje Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa ja sieltä erityisesti kohta 10.2 Yrityksen omaan liiketoimintaan liittyvät kulut.

HUOMAA: Kulujen edelleenlaskutus on eri asia kuin läpilaskutus. Edelleenlaskutus tarkoittaa tilannetta, jossa yritys (A) maksaa toisen yrityksen (B) puolesta tämän kuluja. Tämän jälkeen A laskuttaa B:ltä ne kulut, jotka oikeastaan olivat B:n kuluja eivätkä A:n kuluja. Edelleenlaskuttaja A ei voi lisätä laskulle omaa provisioitaan, sillä silloin ei olisi kyse edelleenlaskutuksesta.

Edelleenlaskutusta käsitellään tarkemmin verohallinnon ohjessa Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa. Katso ohjeesta kohta 10 Kulujen edelleenlaskutus / 10.1 Toisen yrityksen puolesta maksetut kulut.

Yleishyödyllisen yhteisön toimeksiannosta tehdyt matkat

Verovapaita matkakustannusten korvauksia voi pääsääntöisesti maksaa ainoastaan palkansaajalle työsuhteessa, siten että työnantaja korvaa omalle työntekijälleen työmatkasta aiheutuneita kuluja.

Yksityishenkilö voi kuitenkin saada matkakustannusten korvauksia verovapaasti myös silloin, jos hän toimii palkattomana luottamushenkilönä tai vapaaehtoistyöntekijänä yleishyödyllisessä yhteisössä (esim. yhdistyksessä) ja kyseinen matka tapahtui yleishyödyllisen yhteisön toimeksiannosta.

Näistä matkoista on tehtävä matkalaskut samalla tavalla kuin palkansaajien työmatkoista. Matkalaskulle on liitettävä alkuperäiset kulutositteet korvattavista kuluista. Julkisilla kulkuneuvoilla tehdyt matkat ja majoittumiskulut voidaan korvata tositteita vastaan ilman ylärajaa, kunhan kyseessä on yleishyödyllisen yhteisön toimeksiannosta tehty matka.

Kun vapaaehtoistyöntekijälle tai luottamushenkilölle maksetaan päivärahoja ja/tai km-korvauksia, niin verovapauden edellytykset ovat samat kuin palkansaajilla. Heidän kohdallaan on kuitenkin ylärajat sille, kuinka paljon päivärahoja ja km-korvauksia voi saada verovapaasti. Yksi henkilö voi saada tällaisia päivärahoja enintään 20 päivältä kalenterivuoden aikana ja km-korvauksia voi saada enintään 2000 euroa vuodessa.

Matkakorvausten yleisistä edellytyksistä löytyy tarkempaa tietoa verohallinnon ohjeesta Työmatkakustannusten korvaukset verotuksessa. Katso ohjeesta myös kohta 15 Yleishyödyllisen yhteisön toimeksiannosta tehty matka.

Yleishyödyllisten yhteisöjen maksamien korvausten ja palkkioiden käsittelyä verotuksessa selostetaan verohallinnon ohjeessa Yleishyödyllisten yhteisöjen ja julkisyhteisöjen vapaaehtoistoiminnan ennakkoperintäkysymykset.

Tämän kirjoituksen tietoja ja linkkejä on päivitetty 12.4.2017.

Pin It on Pinterest

Pistä jakoon - Share This

Jaa tämä artikkeli ystävillesi. - Share this with your friends.