Palkanlaskenta ja palkkahallinto
Palkanmaksuun liittyy paljon lakisääteisiä velvollisuuksia. Työnantajan tulee huolehtia työntekijöiden tapaturmavakuuttamisesta ja työeläkevakuuttamisesta. Palkasta pitää tehdä ennakkonpidätys ja ilmoitukset tulorekisteriin. Ennakonpidätykset ja työnantajan sairausvakuutusmaksut tulee tilittää Verohallinnolle. Palkanmaksussa on noudatettava verolakeja, työlainsäädäntöä, työsopimuksia ja usein myös työehtosopimuksia.
Palkanmaksun ja palkkahallinnon hoitamisessa tapahtuneet virheet ja viivästykset voivat aiheuttaa yritykselle ikäviä seuraamuksia. Sen takia on suositeltavaa käyttää asiantuntevan tilitoimiston palveluita palkanlaskennan ja palkkahallinnon hoitamisessa.
Tmi-yrittäjä ja palkanmaksu
Kun yritysmuotona on yksityinen elinkeinonharjoittaja (eli ns. toiminimi-yritys), niin silloin yritys ja yrittäjä ovat juridisesti yksi ja sama henkilö. Itselleen ei voi maksaa palkkaa. Niinpä palkkahallinnon toiminnot eivät koske tmi-yrittäjää itseään.
Tmi-yrityksen tuottama voitto laskentaan suoraan tmi-yrittäjän saamaksi veronalaiseksi tuloksi. Niinpä tmi-yrittäjä saa nostaa yrityksestään varoja itselleen ilman palkanlaskennan toimenpiteitä.
Tmi-yrittäjä on kuitenkin velvollinen ottamaan itselleen yrittäjän eläkelain mukaisen eläkevakuutuksen eli YEL-vakuutuksen, jonka perusteella yrittäjälle kertyy työeläkettä yrityksessä tehdystä työstä.
Tmi-yrittäjän tuloverotusta selostetaan tarkemmin artikkelissa Yritystoiminnan tuloverotus 2: Yksityinen elinkeinonharjoittaja eli toiminimi.
Mikäli tmi-yrittäjä palkkaa yritykseensä ulkopuolisia työntekijöitä, niin työntekijöiden palkanmaksusta ja palkanlaskennan toimenpiteistä tulee huolehtia samalla tavalla kuin muissakin työnantajana toimivissa yrityksissä.
Oy-yrittäjä ja palkanmaksu
Osakeyhtiö on erillinen oikeushenkilö. Osakeyhtiön varat on pidettävä erillään yrittäjän varoista. Maksuja ja varojen siirtoa yhtiöstä yrittäjälle ei voi tehdä vapaasti.
Mikäli yrittäjä työskentelee omistamassaan osakeyhtiössä, niin yhtiö voi maksaa yrittäjälle palkkaa. Palkanmaksusta tulee toimittaa ennakonpidätys. Palkanmaksun tiedot tulee ilmoittaa tulorekisteriin ja yhtiön tulee tilittää ennakonpidätys sekä sairausvakuutusmaksu Verohallinnolle.
Yrityksessä määräävässä asemassa olevalla yrittäjällä tulee olla YEL-eläkevakuutus. Vähemmistöosakkaana olevan yrittäjän kohdalla työnantajana oleva yhtiö huolehtii TyEL-eläkevakuutuksesta.
Oy-yrittäjän ja osakeyhtiön välisiä suorituksia ja niihin liittyvää verotusta on selostettu tarkemmin artikkelissa Yritystoiminnan tuloverotus 4: Osakeyhtiö ja OY-yrittäjä.
Avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö
Tuloverotuksessa avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö ovat laskentayksiköitä, joiden tulos kuitenkin verotetaan yhtiömiehiltä eli yhtiön osakkailta. Tämän takia vastuunalaiset yhtiömiehet voivat nostaa yhtiöstä varoja yksityisnostoina eli samalla tavalla kuin tmi-yrittäjä.
Eräissä tapauksissa on yhtiömiesten kannalta verotuksellisesti edullisempaa käyttää palkanmaksua varojen nostamiseksi yhtiöstä. Kun yhtiössä työskentelevä yhtiömies saa palkkaa yhtiöstä, niin palkanmaksun kulut ovat yhtiön verotuksessa vähennyskelpoisia. Yhtiömies tietenkin joutuu maksamaan veroa saamastaan palkasta. Palkkavero on kuitenkin joissain tapauksissa edullisempi vaihtoehto kuin yhtiön voitosta maksettava vero olisi.
Tilitoimisto osaa neuvoa tarkemmin, milloin yhtiömiesten kannattaa käyttää palkanmaksua ja milloin yksityisnostoja. Mikäli käytetään palkanmaksua, niin sitä koskee normaalit palkanlaskennan velvollisuudet: palkan ennakonpidätykset, tulorekisteri-ilmoitukset ja työnantajasuoritusten maksaminen.
Avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön osakkaiden (eli yhtiömiesten) tuloverotusta on selostettu tarkemmin artikkelissa Yritystoiminnan tuloverotus 5: Avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö.
Työnantajan velvollisuudet
Kun yrityksessä työskentelee muita henkilöitä kuin määräävässä asemassa oleva yrittäjä, niin työnantajana toimivan yrityksen on huolehdittava monista lakisääteisistä velvollisuuksista.
- Työsopimuksen tekemisessä ja työsuhteen hoitamisessa on noudatettava työsopimuslakia.
- Työntekijöiden työaika ja työaikakirjanpito tulee järjestää työaikalain mukaisesti.
- Työntekijöiden lomat tulee järjestää vuosilomalain mukaisesti ja mahdollisen työehtosopimuslain mukaisesti.
- Työskentelyn olosuhteet tulee järjestää työturvallisuuslain mukaisesti.
- Palkanmaksu tulee tapahtua työsopimuksen, työsopimuslain ja mahdollisen työehtosopimuksen mukaisesti.
- Palkanmaksun toteutuksessa tulee noudattaa ennakonpidätystä ja työnantajasuorituksisa koskevia säädöksiä.
- Työnantajan tulee ottaa työntekijöitä varten lakisääteiset vakuutukset: työeläkelain mukainen eläkevakuutus sekä työtapaturma- ja ammattitautilain mukainen työtapaturmavakuutus.
- Työntekijöille tulee järjestää lakisääteinen työterveyshuolto.
Työantajana toimivan yrityksen vastuulla on, että kaikki työnantajan velvollisuudet on hoidettu asianmukaisesti.
Osa työnantajan velvollisuuksista on sellaisia, että niiden hoitamisessa voi käyttää apuna tilitoimiston palvelua. Näitä ovat mm. palkanlaskenta, palkanmaksu, ennakonpidätykset ja tulorekisteri-ilmoitukset.
Osa työnantajan velvollisuuksista on sellaisia, että niiden hoitamista ei voi ulkoistaa tilitoimistolle. Näitä ovat mm. työaikakirjanpito, työvuorosuunnittelu, lomasuunnittelu sekä työturvallisuudesta huolehtiminen. Tilitoimisto pystyy kuitenkin neuvomaan näiden asioiden hoitamisessa. Tilitoimisto voi esimerkiksi neuvoa työajan seurantaan tarkoitetun järjestelmän valitsemisessa ja käyttämisessä tai työterveyshuoltosopimuksen tekemisessä.
Palkkahallinnon palvelut tilitoimistossa
Tilitoimisto Relipestä saat apua ja neuvontaa työnantajan vastuisiin ja palkkahallinnon hoitamiseen liittyvissä kysymyksissä.
Ota yhtetyttä tilitoimistoon jo ennen kuin teet työsopimuksia, jotta kaikki lakisääteiset asiat saadaan hoidettua oikein.
Neuvomme tarpeen mukaan mm. seuraavissa asioissa:
- Työntekijöitä varten otettavat vakuutukset
- Työsopimuksen laatiminen
- Työaikaa koskevat säädökset ja työaikakirjanpidon hoitaminen
- Vuosilomaa koskevat säädökset
- Palkanlaskennassa ja palkanmaksussa huomioitavat seikat
- Työsuojelua ja työterveyshuoltoa koskevat säädökset
- Verovapaat matkakulukorvaukset
- Työntekijöille verovapaasti annettavat työsuhde-edut
Tilitoimisto voi hoitaa yrityksesi toimeksiannosta seuraavia palkkahallinnon tehtäviä:
- Hoidamme palkanlaskennan ja palkanmaksun työnantajan antamien tietojen mukaisesti.
- Hoidamme palkanmaksuun liittyvät tulorekisteri-ilmoituset sekä työnantajasuoritusten maksamisen yrityksesi antaman valtuutuksen mukaisesti.
- Seuraamme vakuutusten ennakkomaksujen tasoa suhteessa toteutuneisiin palkkoihin. Tarvittaessa voimme hoitaa vakuutusten palkkatietojen muutosilmoituksia.
- Täsmäytämme palkanmaksun tiedot yrityksesi kirjanpidossa.
- Laskemme tilinpäätöstä varten lomapalkkavelan määrän.
Palkkatiedot yrityksesi taloushallinnossa
Käytämme yritysksesi taloushallinnon hoitamiseen Procountor-järjestelmää. Procountor on yhteiskäyttöinen pilvipalvelu. Sen avulla saamme yhdessä hoidettua kaikki yrityksesi taloushallinnon toimet. Procountorissa on myös monipuoliset palkanlaskennan ja palkanmaksun toiminnot.
Hoidamme palkanlaskennan, palkanmaksun, tulorekisteri-ilmoittamisen sekä työnantajasuoritusten maksamisen yrityksesi omassa Procountor-järjestelmässä. Tiedot kirjautuvat samalla automaattisesti myös yrityksesi kirjanpitoon.
Procountorin raporteilta pystyt seuraamaan kirjanpidon lukujen lisäksi erikseen myös palkkahallinnon tietoja täysin ajantasaisesti. Tilitoimisto on myös jatkuvasti apunasi ja neuvoo aina tarvittaessa.