Verkkokaupat (ja muut verkkopalvelut) ovat kätevä tapa ostaa palveluita ja tavaroita. On kuitenkin tärkeää muistaa, että ostaminen yritykselle ja ostaminen henkilökohtaiseen käyttöön ovat ihan eri juttu. Yritykselle ostettaessa on tärkeää huolehtia, että arvonlisäverot menevät oikein ja että kaikista hankinnoista saadaan kunnolliset tositteet kirjanpitoa varten. Jotta asiat menisivät oikein, täytyy ensimmäiseksi huolehtia siitä, että verkkokauppaan (verkkopalveluun) on tallennettu oikeat asiakastiedot eli ostajana olevan yrityksen tiedot.
Älä tilaa mitään ennen kuin asiakastiedot ovat oikein!
Monien verkkokauppojen oletusasetuksena on, että ostajana on yksityishenkilö. Jos kiiruhdat tilaamaan liian nopeasti, niin tilaus tulee yleensä kirjattua väärin. Verkkokaupan tietoihin on ensin tallennettava tieto ostajana/asiakkaana olevasta yrityksestä. Vasta sen jälkeen voit edetä tilauksen tekemiseen.
Valitse mieluiten eurooppalainen verkkokauppa
Joillain kansainvälisillä verkkokaupoilla (esim. Amazon) on toimipaikkoja eri puolilla maailmaa. Jotta ALV-kirjaukset menisivät oikein ja jotta ei tulisi maksettavaksi turhia tullimaksuja, kannattaa valita EU:n alueella toimiva verkkokauppa. Jos aiot tilata Amazon-verkkokaupasta, niin älä mene verkko-osoitteeseen amazon.com vaan valitse mieluummin Amazonin saksalainen versio (amazon.de), joka toimii nykyään myös englanniksi.
Mikäli tilaat tavaraa EU:n ulkopuolelta, niin tavaran tuonnista pitää tehdä tulliselvitys. Ota etukäteen selvää, mitä tietoja ja asiakirjoja tarvitset tulli-ilmoitukseen ja miten tulliselvitys tapahtuu. Ohjeet löytyvät Tullin verkkosivuilta. Tullauspäätös ja muut tuontiasiakirjat tarvitaan myös kirjanpitoon.
1.1.2021 alkaen Iso-Britannia on EU:n ulkopuolinen maa, joten myös sieltä tulevista tavaralähetyksistä täytyy tehdä tulli-ilmoitus. (Lue lisää: Brexit ja tulliselvitykset 1.1.2021 alkaen.)
Verkkokauppaan rekisteröityminen
Jos tilaat samasta verkkokaupasta (verkkopalvelusta) sekä yritykselle että henkilökohtaiseen käyttöön, niin sinun tulisi luoda kaksi eri käyttäjätunnusta eli kaksi eri käyttäjätiliä. Toinen käyttäjätunnus (käyttäjätili) on henkilökohtaiseen käyttöön ja toinen on työkäyttöön eli yrityksen puolesta tilaamiseen.
Verkkokaupan (verkkopalvelun) käyttäjätunnuksena on usein sähköpostiosoite. Tilattaessa yritykselle kannattaa käyttää sitä sähköpostiosoitetta, jota käytät työasioiden hoitamiseen. Käyttäjätunnukset ovat yleensä jonkun henkilön nimissä, vaikka asiakkaana olisi yritys. Monissa verkkokaupoissa kysytäänkin ensin henkilötiedot. Omat henkilötiedot tulee antaa myös silloin, kun toimit yrityksen puolesta. Mikäli useat eri henkilöt tekevät tilauksia saman yrityksen puolesta, saattaa olla aiheellista, että kullakin vastuuhenkilöllä on oma käyttäjätunnus. Eri verkkokauppojen välillä saattaa olla eroja siinä, voiko saman yrityksen puolesta tehdä tilauksia eri käyttäjätunnuksilla vai tulisiko kaikki tilaukset tehdä samalla käyttäjätunnuksella.
Kun tilataan yritykselle, niin omien henkilötietojen lisäksi verkkokauppaan (verkkopalveluun) pitää saada tallennettua tieto siitä, että asiakaana on yritys. Asiakkaan (ostajan) yhteystietoihin tulee tallentaa yrityksen virallinen nimi sekä Y-tunnus tai VAT-numero. Tilauksen toimitusosoitteena voi olla yrityksen osoite tai tilausta hoitavan henkilön osoite. Laskutusosoitteena tulisi kuitenkin aina olla yrityksen virallinen nimi ja yrityksen virallinen osoite.
Verkkokauppojen (verkkopalveluiden) toiminnot ovat erilaisia, joten yrityksen tietojen tallentaminen tapahtuu niissä eri tavoilla. Joissain verkkokaupoissa yrityksen tietojen tallentamista varten on omat tietokentät käyttäjätilin henkilötietojen vieressä. Toisissa verkkokaupoissa yritystä varten tarkoitetut tietokentät tulevat esille vasta sen jälkeen, kun olet klikannut rekisteröitymislomakkeella tai asiakastiedoissa olevaa valintapainiketta ”olen yritysasiakas”. Joissain verkkokaupoissa täytyy rekisteröitymisen jälkeen erikseen etsiä, mistä pääsee täydentämään oman käyttäjätilinsä tietoja ja muuttamaan oman statuksensa yksityishenkilöstä yritykseksi.
Vaikka verkkokauppa vaikuttaisi täysin suomalaiselta, niin usein virallinen myyjä kuitenkin sijaitsee jossain muussa maassa kuin Suomessa. Esimerkiksi F-Securen verkkokaupassa palvelun myyjänä on saksalainen Cleverbridge AG. Kun myyjä on muussa EU-maassa kuin Suomessa ja asiakkaana on ALV-rekisteröity yritys, on erityisen tärkeää, että myyjälle (verkkokaupalle) annetaan asiakkaana olevan yrityksen ALV-tunniste eli VAT-numero (VAT registration number).
Tilauksen maksaminen
Jos verkkokauppa hyväksyy maksamisen laskulla, niin laskutusosoitteeksi kannattaa ilmoittaa oman yrityksen verkkolaskuosoite (tai muu yrityksesi käyttämä laskutusosoite), jolloin lasku tulee yrityksesi maksettavaksi ja kirjanpidon tositteeksi samalla tavalla kuin muutkin ostolaskut. Mikäli maksat tilauksen korttimaksuna tai verkkomaksuna, niin silti virallinen lasku pitää saada kirjanpitoa varten. Lasku ei ole vain sitä varten, että se maksetaan. Yritystoiminnassa lasku on tärkeä myös siksi, että se sisältää tärkeät tiedot kirjanpitoa ja arvonlisäverotusta varten.
Tulosta ja tallenna virallinen ostolasku (invoice)
Kun olet tehnyt tilauksen ja mahdollisesti myös maksanut sen, niin tulosta ja tallenna lasku ja toimita se kirjanpitoon. Kun kirjanpito tehdään sähköisesti, niin ei ole mitään syytä tulostaa laskua paperille. Lasku kannattaa tulostaa/tallentaa PDF-tiedostoksi omalle tietokoneelle ja sen jälkeen liittää sähköiseen kirjanpitoon tai meilata PDF-muotoinen lasku kirjanpitäjälle.
Tilauksen yhteenveto on eri asia kuin virallinen lasku. Tilausluettelo tai tilausvahvistus ei yleensä sisällä kaikkia niitä tietoja, joita vaaditaan viralliselta ostolaskulta. Katso tarkkaan, mitä tietoja ja linkkejä verkkokaupan sivu tarjoaa liittyen tekemääsi tilaukseen. Virallinen lasku (tai kuitti tai ostotosite) täytyy yleensä kaivaa esille erikseen. Tilauksen yhteenvedon alareunasta, vierestä tai yläpuolelta saattaa löytyä linkki print invoice tai invoice tai ostotositteet tai lasku. Jotkut verkkokaupat lähettävät virallisen laskun tai kuitin sähköpostitse. Jos saat laskun/kuitin sähköpostiisi, niin tallenna se PDF-tiedostoksi ja toimita kirjanpitoon.
Toimita laskut ja kaikki muutkin ostoon, tuontiin ja mahdolliseen tulliselvitykseen liittyvät asiakirjat kirjanpitoon.
Miksi niin tarkkaa?
Miksi on niin tarkkaa, että kirjanpitoon tarvitaan juuri tietynlaiset asiakirjat? Syynä on kirjanpidon vaatimukset sekä arvonlisäverotukseen liittyvät säännöt. ALV-käsittely menee eri tavalla eri tilanteissa. Mikäli ostoista ei ole asianmukaisia tositteita, niin ALV-vähennyksiä ei voida tehdä. ALV-tilitysten hoitaminen onnistuu vain silloin, kun kirjanpitoon saadaan kaikki tarvittavat asiakirjat, joissa on kaikki tarvittavat tiedot oikein.
Tilitoimisto Relipen BLOGI
Tätä kirjoitusta ja linkkejä on päivitetty 3.1.2021.
