Kun ostat tavaroita tai palveluita yrityksellesi, niin varmista, että saat kunnollisen laskun tai kuitin ostoksesta. Kirjanpidon ja arvonlisäverotuksen kannalta on tärkeää, että tositteissa on kaikki vaaditut tiedot. Ostotapahtumista tulee joskus useita erilaisia kuitteja tai lappusia. Varminta on toimittaa kaikki kuitit kirjanpitoon. Tarkista kuitenkin, että joku niistä tai ne kaikki yhdessä sisältävät kaikki tarvittavat tiedot.

Kun maksat kortilla, niin usein maksusta saa kuitin, joka kertoo vain sen, että tietyllä kortilla on maksettu tietty summa. Tällainen kuitti ei riitä tositteeksi kirjanpitoon. Lisäksi tarvitaan kuitti tai lasku, joka kertoo tiedot myyjästä, ostoksen sisällöstä, ostohinnasta ja arvonlisäverosta. Jos ostoksena oli junalippu tai muu matkalippu, niin kirjanpitoon tarvitaan tositteeksi tuo matkalippu. Yleensä tarvittavat tiedot ja ALV-erittelyt näkyvät juuri matkalipulla.

Kun ostat yrityksellesi tavaroita tai palveluita, niin anna asiakkaan (ostajan) tiedoiksi yrityksesi virallinen nimi ja Y-tunnus (tai VAT-numero). Erityisen tärkeää tämä on muistaa silloin, kun asioit verkkokaupassa tai verkkopalveluissa. Tilauksen yhteyshenkilöksi voit antaa yrittäjän tai työntekijän nimen ja toimitusosoitteena voi käyttää tarvittaessa myös kotiosoitetta. Laskutusosoitteeksi kuitenkin annetaan yrityksen laskutusosoite ja asiakkaaksi merkitään yritys.

Verkkokaupasta (verkkopalvelusta) tehty ostos saatetaan maksaa yrittäjän tai työntekijän henkilökohtaisella maksukortilla. Näin menetellään erityisesti silloin, jos yrityksellä ei ole omaa maksukorttia ja jos kyseinen verkkokauppa ei myy laskua vastaan. Vaikka maksu tapahtuisi henkilökohtaisella maksukortilla, niin silloinkin laskulla (tai muulla ostotositteella) pitää näkyä asiakkaana/ostajana olevan yrityksen nimi ja Y-tunnus tai VAT-numero. Laskutusosoitteena pitää olla yrityksen nimi ja yrityksen osoite, vaikka maksutapana olisi henkilökohtainen maksukortti.

Vaikka verkkokauppa olisi suomenkielinen, niin usein myyjänä on muuhun EU-maahan sijoittunut yritys. Kun ostetaan toisesta EU-maasta, niin myyjän pitää saada tieto, että asiakkaana eli ostajana on elinkeinotoimintaa harjoittava yritys. Myyjälle pitää ilmoittaa ostajana olevan yrityksen nimi ja ALV-tunniste eli VAT-numero. Kun näin menetellään, niin myyjä voi myydä hyödykkeen ilman arvonlisäveroa. Jos ostaja ei anna VAT-numeroa, niin myyjä joutuu veloittamaan myös arvonlisäveron. Toiseen maahan maksettua arvonlisäveroa ei voi vähentää Suomen arvonlisäverotuksessa, joten oikean tiedon puuttuminen laskulta aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia.

Verkkokauppojen toiminnoissa on eroja, joten kirjanpitokelpoisen tositteen saaminen tapahtuu niissä eri tavoilla. Joissakin verkkokaupoissa voit itse tulostaa laskun tai tilausvahvistuksen siinä vaiheessa, kun kaikki tiedot on tallenettu verkkokauppaan. Joistakin verkkokaupoista tulee lasku ja/tai kuitti sähköpostitse. Pidä huoli siitä, että saat ostoksista kunnolliset tositteet, joissa on kaikki tarvittavat tiedot. Tositeitta ei tarvitse tulostaa paperille, vaan ne voi tallentaa esim. PDF-tiedostoina ja toimittaa kirjanpitoon sähköisessä muodossa.

Mitä tietoja ostolaskulla ja/tai ostokuitilla täytyy olla?

• Myyjän tiedot: yrityksen nimi, osoite ja Y-tunnus (EU-kaupassa VAT-numero)
• Asiakkaan (eli ostajan) tiedot: yrityksen nimi, osoite ja Y-tunnus (EU-kaupassa VAT-numero)
• Tiedot ostetun tavaran tai palvelun lajista ja määrästä. Jos kyseessä on palvelu, niin laskulla tulisi näkyä tieto palvelun toteutumisen ajankohdasta.
• Kauppahinta ja ALV: hinta ilman arvonlisäveroa, käytetty ALV-prosentti, ALV:n määrä rahana sekä kauppahinta yhteensä. Jos myydään ilman arvonlisäveroa, niin laskulla tulee olla merkintä, josta näkee, että laskulle ei ole lisätty arvonlisäveroa (merkintä esim. ALV 0%).
• Tositteella pitää olla myös päiväys ja tositteen laatijan tulee numeroida tositteet juoksevalla numerosarjalla. (Jos tosite laaditaan kassakoneella tai sähköisellä laskutusjärjestelmällä, niin järjestelmä tekee numeroinnin automaattisesti. Tositteen laatijan täytyy huolehtia numeroinnista yleensä vain silloin, kun tositteet kirjoitetaan käsin.)

Kevennetyt laskuvaatimukset

Kun on kyseessä kotimaassa tapahtunut alle 400 euron arvoinen ostos tai käteisosto liikkeestä, joka myy yleensä vain yksityishenkilöille, niin tällaisissa tapauksissa ostokuitilla ei tarvitse näkyä asiakkaan tietoja. Tällaisissa tapauksissa tavallinen kaupan antama kuitti on yleensä riittävä tosite kirjanpitoon. Tietenkin kuitissa pitää näkyä muut yllä luetellut tiedot.

Monissa vähittäiskaupoissa on mahdollisuus saada kassakuitti, johon on tulostettu asiakkaan nimi. Jos ostat yrityksellesi jotain arvokasta, niin kannattaa pyytää myyjältä, että kuittiin lisätään asiakkaana olevan yrityksen nimi. Varsinkin silloin kun ostos ylittää 400 euroa, niin kuiteille ja laskuille pitää merkitä asiakkaana (ostajana) olevan yrityksen tiedot.

Tarkempi selostus tositteiden sisältövaatimuksista on kirjoituksessa Myyntitositteen laatiminen.

Lisää tietoa laskuvaatimuksista

• Tilitoimiston blogissa
  • Kirjanpitoon tarvitaan kunnolliset tositteet
  • Mitä tositteita kirjanpitoon tarvitaan?
  • ALV-tunniste eli VAT-numero
  • Arvonlisäveron pikakurssi
  • Verkkokaupasta ostaminen yritykselle
  • Miten toimitaan, kun myyjä ilmoittaa hinnan ilman arvonlisäveroa (ALV 0%)?
  • Myyntitositteen laatiminen
• Muilla verkkosivustoilla
  • Verohallinnon ohje: Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa

Linkkejä on päivitetty 3.10.2020.